Das Motto der effizienten, digitalen Arbeitsweise lautet:
"So wenig Klicks wie möglich!"
Die „Zeit“ zählt zu den knappen und wertvollen Ressourcen in vielen Unternehmen. Mit dem Zeitmanagement wird an möglichst vielen Stellen versucht, möglichst viel Zeit einzusparen. In diesem Zusammenhang können wir diese wertvolle Ressource an einer anderen Stelle eventuell besser einsetzen. Aufgaben, die bisher zeitlich nicht erledigt werden konnten, können somit zukünftig in Angriff genommen werden.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist mit dem Cloud Betriebsmodell kostengünstig und so einfach wie möglich gestaltet. Unsere digitale Lösung ist individuell und lässt sich an die unterschiedlichsten Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Das Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus der Cloud ist in vielen Unternehmen ein sehr beliebtes Werkzeug für einen organisierten Dokumentenfluss und eine strukturierte Ablage der Informationen und Dokumente im Unternehmen. Hierfür wird keine zusätzliche Hardware benötigt. Das Angebot kann somit kostengünstiger ausfallen. Unternehmen arbeiten mit unseren Lösungen papierlos und sparen sich so Lagerraum für Papierdokumente.
Neben der Dokumentenablage wollen viele Unternehmen ganz individuelle oder abweichende Prozesse abbilden. Wir bieten eine breite Lösungsvielfalt, um jedem Unternehmen den Grad seiner Digitalisierung selbst zu überlassen. Einige Unternehmen möchten eine komplette Digitalisierung der Dokumente und Geschäftsprozesse, andere hingegen möchten beispielsweise nur Teilprozesse digitalisieren.
DMS aus der Cloud - individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst
Das Dokumentenmanagementsystem ist erst der Anfang. Unternehmen haben die Möglichkeit das DMS aus der Cloud auf Ihre Unternehmensbedürfnisse anzupassen und zu erweitern, um somit genau passende Lösungen für das Unternehmen zu entwickeln. Jedes Unternehmen benötigt für die verschiedensten Prozesse individuelle Bearbeitungsmöglichkeiten und darum auch unterschiedliche Lösungen.
Wie verschiedene Lösungen das Unternehmen individuell bereichern können und somit zum Unternehmenserfolg beitragen, erfahren Sie im folgenden Beispiel.
1. Einführung eines DMS
Ein Unternehmen möchte die Geschäftsprozesse Schritt für Schritt vollständig digitalisieren und startet mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems aus der Cloud. Das System wird in erster Linie zur revisionssicheren Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten verwendet. Dokumente werden gescannt und abgelegt. Die Mitarbeiter können durch den zentralen und schnellen Zugriff gemeinsam in einem System arbeiten.
2. Erweiterung durch digitale Akten
Die digitalen Akten im Dokumentenmanagementsystem erzeugen eine einheitliche Ablagelogik im Unternehmen. Mitarbeiterspezifische Ablagelogiken entfallen somit. Entlang des digitalen Aktenplans werden die Dokumente im richtigen Sachzusammenhang abgelegt und können von jedem berechtigten Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden abgerufen werden. Somit werden auch komplexe Dokumentenstrukturen einfach und effizient im Überblick behalten. Das Unternehmen hat die Möglichkeit die Dokumente zu jeder Zeit ortsunabhängig abzurufen.
3. Rechnungen digital durchs Unternehmen leiten
Um die manuelle Rechnungsverarbeitung ebenfalls in die digitale Welt zu holen, führt das Unternehmen die Lösung für eine digitale Rechnungsverarbeitung ein. Rechnungen werden mithilfe des individuell anpassbaren Workflows komplett digital bearbeitet. So werden Rechnungsdaten ausgelesen und automatisiert digital weiterverarbeitet. Damit wird der Prozess vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung in der Buchhaltung digital abgebildet. In diesem Zusammenhang wurde eine Schnittstelle zum bestehenden Finanzbuchhaltungs-System erstellt.
4. Erleichterung beim Vertragsmanagement
Verträge wurden bisher immer gedruckt, kopiert und unterschrieben. Die Kopien der Verträge wurden bisher in diversen Ordnern aufbewahrt. Bei Nachfragen zu Fristen musste lang gesucht werden. Gemeinsam haben wir eine individuelle Lösung für das Vertragsmanagement im Unternehmen erarbeitet. Die Verträge werden nicht mehr kopiert, sondern einmalig digital abgelegt. Die Vertragsfristen sind auf einem Blick sichtbar und der Bearbeiter wird vom Dokumentenmanagementsystem per Mail an Stichtage erinnert. Aufgaben, Notizen und Anmerkungen werden an einer zentralen Stelle gesammelt. Für mehr Transparenz und als Unterstützung werden Filter- und Auswertungsfunktionen erstellt.
5. Urlaubsanträge leicht gemacht
Urlaubsanträge sind bisher durch das ganze Unternehmen gereicht worden. Oft muss der Antrag mehrfach genehmigt werden. Bis die Mitarbeiter eine Antwort erhalten haben, ist immer viel Zeit vergangen. Oft sind Vertreterregelungen nicht klar definiert und das Dokument muss wieder dem Antragssteller übergeben werden. Urlaubsanträge können mit dem digitalen Urlaubsantrag in nur wenigen Klicks bearbeitet und im besten Fall innerhalb weniger Minuten genehmigt werden. Mit nur wenigen Klicks können Rückfragen gestellt werden. Vertreterregelungen und Genehmigungsstufen werden unmittelbar eingepflegt.
6. Von überall unterschreiben
Die Angestellten müssen sich täglich durch riesige Papierstapel kämpfen, um diese mit Unterschriften zu versehen. Auch dieses Problem möchte das Unternehmen in Angriff nehmen. Sie führen somit die digitale Unterschrift ein. Mit dieser digitalen Lösung können die Mitarbeiter die zu unterschreibenden Dokumente zur notwendigen Person weiterleiten oder sogar einen Unterschriftenumlauf planen, um das Dokument von mehreren Personen rechtssicher signieren zu lassen. Das Dokument, welches zuvor immer durch das Unternehmen gereicht wurde, ist in diesem Zusammenhang nur noch digital im Unternehmen unterwegs. Die Dokumente können nicht mehr verloren gehen, Unterschriftenumläufe nehmen viel weniger Zeit in Anspruch und Fristen können einfacher eingehalten werden.
Dokumentenmanagement mit hoher Flexibilität
Ihr Unternehmen bestimmt selbst das Tempo für die Einführung neuer Lösungen und Sie entscheiden selbst was im Unternehmen digitalisiert werden soll und was noch manuell vorhanden bleibt.
Sobald das Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen aktiv eingebunden ist und alle ersten Einstellungen auf das Unternehmen angepasst wurden, ist bereits der erste Schritt in Richtung Digitalisierung erfolgt. Im weiteren Verlauf hat das Unternehmen ebenfalls die Möglichkeit, selbständig oder mit entsprechender Hilfe weitere gewünschte Lösungen hinzu zu buchen. Das Dokumentenmanagementsystem bietet somit hohe Flexibilität.
Weitere zu buchbare Lösungen finden Sie auch im Store!
Fazit
Sie haben mit unserem digitalen Dokumentenmanagementsystem die Möglichkeit ein System zu entwickeln, welches genau auf Ihr Unternehmen und auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist. Sollten nachträgliche Änderungen nötig sein, besteht zu jeder Zeit die Möglichkeit diese vorzunehmen. Wir gestalten Ihr Dokumentenmanagementsystem gemeinsam, sodass Sie so wenig Klicks wie möglich bei der Bearbeitung benötigen. Auf Wunsch können Sie am Ende sogar vollständig digital arbeiten.
Wir beraten Sie gerne zu Ihren Möglichkeiten der Digitalisierung einen Schritt näher zu kommen.
