Die CONTENiT hat im Laufe der über zwanzigjährigen Projekterfahrungen ein Verfahren zur Begleitung auf Ihrem Weg zur passenden DMS-Lösung entwickelt. Somit werden gerade kleinere und mittelständige Unternehmen in drei schlanken Schritten zu optimalen Projektergebnissen geführt.
Mithilfe unserer Beratungen möchten wir ein möglichst effizientes und flexibles Vorgehen auf dem Weg zur DMS-Einführung ermöglichen. Langwierige und kostenintensive Beratungsleistungen sind dabei nicht unsere Prämisse. In den heutigen Zeiten, in denen technologische Fortschritte fast wöchentlich neue Stufen erreichen, sind vielmehr schnelle und effiziente Beratungsformen gefragt. Deshalb möchten wir unsere Kunden in drei einfachen Schritten begleiten - ohne dabei die nötige Qualität unserer Lösungen und Leistungen zu vernachlässigen.
1. Aufnahme und Austausch projektrelevanter Informationen
In den gemeinsamen Gesprächen und auch während individuellen Produkt-Präsentationen werden beidseitig die Informationen abgefragt, die notwendig sind, um ein mögliches Projekt zu bewerten. Im CONTENiT Ressourcen-Center finden sich zu diversen Themen zahlreiche unterstützende Webinare, Whitepaper oder andere Infomaterialien, die eine erste Informationsbereitstellung für Interessierte sicherstellen. Somit können Interessenten schnell die für das eigene Unternehmen relevanten Themenschwerpunkte identifizieren und sich einen ersten Überblick verschaffen. Empfehlenswert ist die eigene Auseinandersetzung mit den Zielthemen, um eigene Anforderungen konkret formulieren zu können. Nützliche Hilfestellungen zur Konkretisierung Ihrer Anforderungen können Sie in unserem Blogbeitrag „DMS Projektvorbereitung: Vom IST- zum SOLL-Zustand“ nachlesen. Typische Informationen zur Erfassung von Rahmenparametern während der ersten Beratungsgespräche sind hierbei u.a. folgende:
- Für welche Themengebiete soll die Lösung konzipiert sein (Eingangsrechnungsverarbeitung, E-Mail Management, Abbildung elektronischer Akten…)?
- Welches Betriebsmodell ist am sinnvollsten (Cloud, On Premise)?
- Wie viele Anwender werden mit dem DMS arbeiten?
- Welche wichtigen führenden Systeme müssen berücksichtigt werden?
Ziel ist die Generierung eines optimalen Wissensstands - sowohl auf Anbieterseite als auch beim Kunden. Dadurch wird eine realistische Abschätzung des Projektvorhabens ermöglicht.
2. Beschreibendes Budgetangebot und vorbereitende Maßnahmen
Liegen die notwendigen Rahmenparameter zur Erstellung eines ersten Budgetangebotes vor, wird dieses dem Interessenten zur Verfügung gestellt. Das CONTENiT Budgetangebot beinhaltet alle notwendigen Software- und Dienstleistungskomponenten zur Einführung Ihrer DMS-Lösung. Dabei werden die Budgetgrößen und Planaufwände auf Basis von Referenzprojekten und Erfahrungswerten kalkuliert. Alle geplanten Dienstleistungen, eingesetzte Produkte und sonstige Bestandteile werden darin beschrieben, so dass Interessenten den bestmöglichen Überblick zu einem Projekt erhalten. Auch bei vorbereitenden Maßnahmen - z.B. bei der Abstimmung der IT-Infrastruktur Anforderungen - werden Interessenten hierbei bereits aktiv unterstützt. Je nach Komplexität des angestrebten Projektes wird zusätzlich eine Lösungsbeschreibung angefertigt, die einzelne Projektvorgehensweisen genauer erklärt. Bei Abdeckung mehrerer DMS-Themenschwerpunkte empfehlen wir grundsätzlich eine phasenweise Einführung, die bereits im Angebot berücksichtigt wird. Die unterschiedlichen Ausbaustufen werden bereits im ersten Budgetangebot berücksichtigt und beschrieben. Damit wird die Planungssicherheit und Transparenz der einzelnen Projektphasen erhöht.
Auf Basis der detaillierten CONTENiT-Ausarbeitungen wird das Projekt inhaltlich und kaufmännisch beschrieben und vorbereitet. Dies dient einerseits als optimale Entscheidungsgrundlage für Entscheider und andererseits als Arbeitsgrundlage für den umsetzenden Projektleiter.
3. Feinspezifizierung und Projektbeginn
Mithilfe des kaufmännischen und inhaltlichen Vorschlags findet bei positiven Entscheid ein nahtloser Übergang in die Projekttätigkeiten statt. Ausgangspunkt ist dabei stets die CONTENiT Quick-Scan-Analyse. In der Quick-Scan-Analyse werden alle projektrelevanten Parameter durch den Projektleiter aufgenommen und für die Umsetzungen aufbereitet. Diese Feinspezifizierung unterstützt zudem die Erstellung technischer Systemdokumentationen und beugt mögliche Fehlerquellen im Projekt vor. An diesem Punkt können geänderte Anforderungen auch noch im Projekt berücksichtigt werden. Vorteil bei dieser Vorgehensweise: Projekte werden durch die Quick-Scan-Analyse klar strukturiert, gleichzeitig werden durch das agile Projektvorgehen mögliche Anpassungen unmittelbar im Projekt berücksichtigt. Somit steht einem effizienten DMS-Projekt nichts im Wege.
Ziel ist das agile Projektvorgehen in auf das Unternehmen angepassten Phasen, um die Organisation des Kunden nicht zu überlasten und um schnelle und bedarfsgerechte Lösungen zu gewährleisten.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenmanagementprozesse!
Für weiterführende Informationen zu den CONTENiT-Beratungsleistungen lesen Sie hier mehr.
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