Der Prozessablauf vom digitalen Posteingang

Von Sven Feldhaus

Im Spotlight des heutigen Blogbeitrags steht der Prozessablauf unserer effizienten Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung.

Dank des digitalen Posteingangs reduzieren Sie die Liege- und Transportzeiten eingehender Dokumente signifikant. Sie optimiert die Bearbeitung der Eingangspost bereits beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen.

Eingangspost scannen und klassifizieren

Alle eingehenden Dokumente müssen im ersten Schritt indiziert bzw. klassifiziert werden. Dazu müssen sämtliche Belege digital vorgehalten werden. Sollte ein Beleg das Unternehmen noch auf dem klassischen Postweg erreicht haben, wird die Eingangspost zuallererst gescannt und somit digitalisiert. Durch diese Klassifizierung, bzw. das inhaltliche Auslesen werden dann weitere Zusatzinformationen zum Dokument gewonnen. Der erste Schritt im Prozess der Postverarbeitung hat das Ziel, dass die komplette Eingangspost in digitaler Form zur Verfügung steht und somit einheitlich verarbeitet werden kann.

Digitale Postverteilung im Unternehmen

Nach erfolgreicher Klassifizierung können alle Eingangsbelege per regelbasiertem Workflow bearbeitet und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen werden. Somit können die Dokumente auch standortübergreifend in die zuständige Fachabteilung weitergeleitet werden. Aufgrund der vorgegebenen Informationen werden die digitalen Belege regelbasiert in den jeweiligen Postkorb des Bearbeiters übermittelt. So gehen eingehende Rechnungen beispielsweise direkt an die Buchhaltung und die Eingangsrechnungsverarbeitung kann dort beginnen. So wird keine Zeit verloren, Skontofristen können eingehalten und somit Skontoerträge generiert werden.

Workflow digitaler Posteingang

Digitaler Posteingang Workflow Prozess

Abbildung 1: Der Prozess der digitalen Eingangspostverarbeitung 

 

Eine automatische Lastenverteilung sorgt dafür, dass der Workload unter den Mitarbeitern gleichmäßig aufgeteilt wird.

Dank der Lösung zur Eingangspostverarbeitung können auch unstrukturierte Informationen anhand von Eigenschaften wie der Kunden- oder Auftragsnummer zielgerecht im Unternehmen gesteuert werden. Die Zustellung erfolgt stets „just in time“ und automatisiert.

Die zugestellten Belege werden dann anhand bestimmter Kriterien, z.B. einer Bestellnummer, in die passende digitale Einkaufsvorgangsakte abgelegt.

Schon beim Import in das Archiv des Dokumentenmanagement-Systems werden die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in langzeitstabile Formate (PDF/A, TIFF) überführt und abgelegt. Da die Lösung zu jeder Zeit gesetzliche Vorgaben beachtet, agiert man auch im Falle einer externen Prüfung rechtlich abgesichert.

Mit dieser Lösung wird garantiert, dass sämtliche Belege schnellstmöglich durch die entsprechenden digitalen Workflows laufen und schnell bearbeitet werden. Mitarbeiter:innen werden entlastet, da ihnen die für sie relevanten Dokumente automatisiert zugestellt werden.

 

Neuer Call-to-Action

 

 

Schnelle Bearbeitungszeiten, rechtliche Sicherheit, mehr Prozessqualität und viele weitere Mehrwerte führen dazu, dass Amortisationszeiten der Lösung zur Eingangspostbearbeitung deutlich unter weitläufig angenommenen Werten liegen – ein nachhaltiger Invest.

 

Wann beginnen auch Sie mit der digitalen Eingangspostbearbeitung? Wir beraten Sie hierzu sehr gerne.

 

Kontaktaufnahme

 

Weitere Informationen zur digitalen Eingangspostbearbeitung finden Sie auf unserer Lösungsseite oder auch in unserem Ressourcen-Center.

Tags: Archivierung, Dokumentenmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Lösungen, Eingangspostverarbeitung, Workflowmanagement