Die Bedeutung eines DMS im Homeoffice

Von Sven Feldhaus

Aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie, die sich gerade mitten in der zweiten Welle befindet, haben viele Unternehmen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erneut zumindest zu großen Teilen ins Homeoffice geschickt. So soll gesichert werden, dass sich die Belegschaft nicht untereinander ansteckt. Das Arbeiten von zu Hause trägt sicherlich dazu bei, das Risiko einer Ansteckung der Kolleginnen und Kollegen zu verringern.

Das Tagesgeschäft, sowie die Handlungsfähigkeit der Unternehmen müssen unter allen Umständen zu jeder Zeit aufrechterhalten werden, auch im Quarantänefall einzelner Angestellter. Hierzu muss ein Unternehmen bestmöglich gewappnet sein.

Wir haben in diesem besonderen Jahr 2020 festgestellt, dass gerade kleinere und mittlere Unternehmen nicht optimal auf den ersten Lockdown im März und auch nicht auf das vermehrte Arbeiten aus dem Homeoffice heraus, reagieren konnten.

Für effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice reicht es für gewöhnlich nicht aus, den PC oder den Laptop mit nach Hause zu nehmen und von dort aus dann remote auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen. Wie sollte zum Beispiel die papierbasierte Dokumentenverwaltung nun organisiert werden? Würden die Aktenordner durch einzelne Angestellte mit nach Hause genommen werden, würden sämtliche Dokumente dem allgemeinen Zugriff entzogen werden. Viele Prozesse können aber nur realisiert und durchgeführt werden, wenn ein vollständiger Überblick einschließlich aller dazugehöriger Dokumente über das Projekt möglich ist.

 

Digitale Akten entlasten Ihren SchreibtischAbb.1: Volle Schreibtische gehören dank digitaler Akten auch im Homeoffice der Vergangenheit an

 

Im Frühjahr 2020 fehlte es vielen Firmen also an einer wichtigen Voraussetzung – einem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS).

Wir beraten Sie gerne zu unserer DMS Lösung d.3ecm.

Download Broschüre: d.velop documents

Eine Software-Lösung zur digitalen Archivierung sämtlicher Geschäftsdokumente, die in einem Unternehmen anfallen, sichert effektives und transparentes Arbeiten von zu Hause aus. Denn mit einem digitalen DMS ist es völlig egal, von wo aus der Anwender auf die Softwarelösung zugreift. Ein zentrales DMS funktioniert völlig standortunabhängig.

Gleichzeitig stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sämtliche Geschäftsdokumente zentral und in digitaler Form zur Verfügung. So kann zu jeder Zeit auf alle erforderlichen Informationen zugegriffen werden und gleichwohl an erforderlichen Geschäftsprozessen teilgenommen werden.

Die Digitalisierung der Dokumente und die Archivierung von anfallendem Schriftverkehr via E-Mail kann dabei selbstverständlich auch von zu Hause aus erfolgen. Das Scannen und Archivieren von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen. Viele Geschäftsprozesse enthalten papierbasierte Belege, die zunächst gescannt werden müssen, um sie in der digitalen Vorgangsbearbeitung zu nutzen. Häufig erhalten Benutzer auch erst dann einen ganzheitlichen Überblick über Vorgänge. Das Scannen von Dokumenten und die gemeinsame Verwaltung mit digitalen Belegen erhöht die Transparenz von Vorgängen, reduziert Mehrfachablagen und verbessert die Auskunftsfähigkeit im Unternehmen. Das Scannen und Erkennen erfolgt über eine intelligente Software. Über die Verschlagwortung der Dokumente werden die Dokumente nach der digitalen Erfassung sofort der richtigen digitalen Akte zugeordnet.

Auch E-Mails können so mit Hilfe der E-Mail Archivierung direkt am Arbeitsplatz im richtigen Sachzusammenhang verknüpft werden und stehen so allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zentral zur Verfügung.

Es bleibt festzuhalten, dass das Dokumenten-Management-System eine revisionssichere Dokumentenarchivierung ermöglichen kann. Sämtliche Text- oder Bilddateien werden in langzeitstabilen, unveränderbaren Formaten wie PDF/A oder TIFF gespeichert.

In einem DMS ist es darüber hinaus auch möglich, Errungenschaften aus der Papierwelt in die digitale Arbeitswelt zu transferieren. So ist es Ihnen auch im Homeoffice möglich, wichtige Belege mit einem „Post-it“ zu versehen, wichtige Textpassagen farblich hervorzuheben oder Anmerkungen einzufügen. Entstehen zu einem Dokument darüber hinaus Rückfragen, kann dem entsprechenden Mitarbeiter das Dokument bequem und einfach mitsamt der Rückfrage weitergeleitet werden. All das ist digital und aus jedem Homeoffice heraus möglich.

Auch digitale Prozesse lassen sich über ein DMS aus dem Homeoffice heraus darstellen und durchführen.

Hier ist zuallererst der digitale Posteingang hilfreich. Alle wichtigen Dokumente aus dem Unternehmen werden direkt in das zentrale, digitale Archiv überführt und sind somit auch von zu Hause aus für alle berechtigten Anwender aufrufbar. Dann können diese Belege auch dem entsprechenden Workflowprozess zugeführt werden.

Ein klassisches Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschreibt den Prozess, den Eingangsrechnungen vom Posteingang im Unternehmen bis zur Verbuchung in der Buchhaltung durchlaufen. Dieser Geschäftsprozess ist sehr sensibel, entstehen durch ihn doch zum Teil hohe und vermeidbare Kosten, wenn beispielsweise Mahngebühren anfallen, weil die Rechnung nicht verarbeitet werden kann und liegen bleibt.

Um diesem Problem der hohen Durchlaufzeiten entgegenzuwirken, haben wir bei der CONTENiT ein eigenes Template entwickelt, mit welchem die Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen einfach, schlank und transparent abgebildet werden kann.

So werden die Dokumente sofort bei Ihrer Ankunft gescannt, per digitalem Workflow durch das Unternehmen geleitet und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Gleichzeitig sind diese Rechnungen dann auch schon in langzeitstabilen Formaten digital archiviert.

 

EingangsrechnungsverarbeitungAbb.2:  Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

 

Darüber hinaus können mit einem Dokumenten-Management-System jedoch auch verschiedene weitere digitale Workflows abgebildet werden. Wir beraten Sie gerne zu weiteren Lösungen, wie zum Beispiel zum Urlaubsantrag oder zu Bestellanforderungsprozessen. Diese digitalen Lösungen vermeiden unnötige Botengänge in der Firma, reduzieren Durchlauf- und Liegezeiten firmenintern signifikant und sorgen für ein erhebliches Zeiteinsparungspotenzial innerhalb der Belegschaft.

 

Fazit:

Die gegenwärtige Covid-19-Pandemie lehrt den Unternehmen eines:

Sie sollten flexibler werden, was die Arbeitsformen der Angestellten angeht, sofern es die Tätigkeiten der Mitarbeiter erlauben. Die Digitalisierung, z.B. die Beschaffung eines zentralen DMS, schafft Ihnen dabei die notwendige Flexibilität.d.3ecm zum Beispiel agiert als moderne Digitalisierungslösung um jedes Unternehmen und den dort anfallenden Dokumentenprozessen homeoffice-tauglich abzubilden.

Dabei ist das Betriebsmodell flexibel ausgestaltbar. Sie können zwischen einer On-Premise Installation, einer SaaS-Lösung, der Cloud-Lösung oder auch einer hybriden Betriebsform wählen. Hier ist für jedes Unternehmen die individuelle Lösung verfügbar.

Schaffen Sie die trägen, papierbasierten Abläufe kurzfristig ab und beginnen Sie mit dem Projekt „Einführung eines Dokumenten-Management-Systems“.

Denken Sie daran – ohne ein DMS ist vollwertiges Arbeiten aus dem Homeoffice heraus nicht möglich und auch die Digitalisierung Ihres Unternehmens stagniert. Dies gilt auch über Zeiten der Pandemie hinaus.

Es wird (hoffentlich) schon bald eine Zeit nach Corona geben. Machen Sie sich also jetzt auf den Weg der Digitalisierung. Das Arbeiten von zu Hause aus hat sich mittlerweile in Deutschland bewährt und etabliert und wird auch nach der Krise nicht mehr aus dem Arbeitsalltag verschwinden.

 

DMS Home Office

 

Wir unterstützen Sie sehr gerne bei der Einführung Ihrer zukunftsfähigen DMS-Lösung. Sprechen Sie uns einfach an.

Wir beraten Sie vollkommen individuell und bieten Ihnen dabei die passgenauen Lösungen zu Ihren Anforderungen an. Dabei greifen wir auf eine über zwanzigjährige Projekterfahrung und einem damit einhergehenden sehr hohen Know-How zurück.

Wir finden auch für Sie die optimale, digitale DMS-Lösung. Ganz sicher.

 

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Tags: Archivierung, Dokumentenmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Digitale Akten, Scannen und Klassifizieren, E-Mail Management, Eingangspostverarbeitung, Workflowmanagement