Viele in die Jahre gekommene Arbeitszeitmodelle stehen heute immer mehr auf dem Prüfstand. Denn die uns heute zur Verfügung stehenden digitalen Möglichkeiten ermöglichen das Ablösen der hierarchischen Arbeitsweisen mit der klassischen Stempeluhr.
Unternehmen müssen für zukünftige Arbeitnehmer attraktiver sein denn je – denn auch auf dem Arbeitsmarkt macht sich die demographische Entwicklung in Deutschland bemerkbar. Die Bevölkerung wird immer älter, es kommen immer weniger junge, top ausgebildete Arbeitskräfte nach. So werden in Zukunft gut ausgebildete Fachkräfte Mangelware sein.
Konnten sich die Unternehmen früher noch aus einem großen Pool an gut ausgebildeten Arbeitskräften bedienen, wählt sich die heutige Generation Ihren künftigen Arbeitgeber selber aus.
Dabei ist eines klar – der Bewerber entscheidet sich zukünftig für das Unternehmen, in welchem moderne Arbeitsweisen, flache Hierarchien und eine ausgewogene Work-Life-Balance geboten werden.
Arbeitgeber müssen sich also den strukturellen und sozialen Veränderungen stellen und entsprechende Bedingungen für moderne Arbeitsstrukturen schaffen.
Digitale Transformation ermöglicht einen papierlosen Arbeitsplatz
Die digitale Transformation ist für sämtliche Unternehmen definitiv unumgänglich. Sie erlaubt erst das papierlose Büro und moderne Arbeitsstrukturen.
Dafür muss der Arbeitgeber der Belegschaft gegenüber außerdem einen Vertrauensvorschuss gewähren und Verantwortung und Kontrolle in die Hände der Mitarbeiter legen.
Dies ist sicherlich eine große sowie radikale Umstellung, die zu Beginn Mut und vor allem ein aktives Change Management erfordern.
Aber dieses Umdenken wird auf Sicht überlebenswichtig im „War of Talents“ auf dem Arbeitsmarkt. Es wird aber auch einen Effekt auf die Angestellten haben. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich ihre Zeit und ihren Arbeitsplatz unabhängig auswählen können, setzen durch die zur Verfügung gestellte Eigenverantwortung kreative Potenziale frei. Stehen einem Arbeitnehmer mehr Freiheiten zur Verfügung, steigt dadurch die Produktivität beträchtlich. Durch den Vertrauensvorschuss sind Beschäftigte gerne bereit, dies mit entsprechender Arbeits- und Mehrleistung zurückzuzahlen.
Abb.1.: Unternehmen profitieren erheblich von motivierten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern
Ein Dokumentenmanagement-System schafft standortunabhängige Arbeitsplätze
Hier setzt beispielsweise ein Dokumenten-Management-System (DMS) an. Eine solche Software ermöglicht eine zentrale, transparente Dokumentenarchivierung – und das völlig standortunabhängig. Für den Mitarbeiter ist es also vollkommen egal, von wo aus er auf die Dokumente zugreift.
Dieses Feature steigert die Flexibilität der Dokumentenarbeit erheblich. Warum soll es zukünftig zum Beispiel noch feste Anwesenheitspflichten oder einen festen Büroarbeitsplatz geben?
Durch Abbildung von Geschäftsprozessen über Workflows kann trotzdem Einfluss auf wichtige Arbeitsweisen im Unternehmen genommen werden. Auch hierüber werden gewisse Strukturen geschaffen und vorgegeben. Ein Workflow entspricht einer Arbeitsanweisung und formuliert genau, was an welcher Stelle zu tun ist. Der Beginn ist also klar definiert, der Ablauf genau festgelegt und das Ergebnis (der Output) steht fest.
So ist bei der Eingangsrechnungsverarbeitung genau festgelegt, welcher Arbeitsschritt an welcher Stelle erfolgen muss.
Geschäftsprozesse werden somit bedeutend schneller in ihrer Geschwindigkeit und immer weniger ortsgebunden.
Der technische Fortschritt definiert die Arbeit neu
Diese Entwicklung zum flexiblen Arbeitsplatzmodell führt auf keinen Fall zu unkoordinierten Zuständen im Unternehmen. Die „alte Ordnung“ wird vielmehr durch den technischen Fortschritt abgelöst, welcher die Arbeit neu definiert und Prozesse nachhaltig optimiert. So arbeitet ein Dokumenten-Management-System bedeutend effektiver und vor allem zu jeder Zeit transparent.
Feste Anwesenheiten im Unternehmen können entfallen, da die Bearbeitung von Dokumenten auch auf mobilen Geräten möglich ist. Der Gang in das Unternehmensarchiv gehört der Vergangenheit an.
Der digitale Wandel hilft Unternehmen gleichzeitig dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn die Zeit- und Kosteneinsparungspotenziale ermöglichen es den Angestellten, deutlich mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben zu nutzen – Ihre Kunden.
Dadurch, dass der Unternehmer jetzt ansprechende, produktive und kosteneffiziente Arbeitsplätze einrichtet, wird er auf dem Arbeitsmarkt gleichzeitig signifikant interessanter für die besten, immer weniger verfügbaren, Fachkräfte. Diese Attraktivität sichert das Überleben des Unternehmens für die Zukunft.
Digitale Arbeitsplätze sichern die Work-Life Balance
Dadurch, dass immer mehr Unternehmen das Work-Life-Balance Konzept in den Arbeitsalltag integrieren, fangen sie mehr und mehr an, davon zu profitieren.
Abb,.2: Mitarbeiter streben heute immer mehr nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance
Arbeitnehmer genießen die neu gewonnene Freiheit durch die Eigenverantwortung, müssen im Gegenzug aber auch die mehr und mehr verschwommenen Grenzen zwischen Privatleben und Berufsleben in das eigene Lebenskonzept integrieren.
Die Einführung eines Dokumenten-Management-System mit der Möglichkeit zur digitalen Archivierung von Dokumenten, der vereinfachten und schnellen Suche durch das Bilden von digitalen Akten und der digitalen Abbildung von Geschäftsprozessen, bedeuten einen Schritt von enormer Wichtigkeit auf dem Weg in eine erfolgreiche unternehmerische Zukunft.
Kommen Sie gerne auf uns zu – wir beraten und unterstützen Sie sehr gerne auf dem Weg zu ihrem individuellen Dokumentenmanagement-System.
Weitere Informationen erhalten Sie auch hier.
