Die digitale Gehaltsabrechnung bringt allen Beteiligten Vorteile. Es profitieren das Unternehmen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung und natürlich auch der Empfänger der Gehaltsabrechnung.
Doch was ist überhaupt mit der digitalen Gehaltsabrechnung gemeint?!
Die digitale Gehaltsabrechnung ist per Definition ein elektronisches Dokument, welches die exakte Zusammensetzung des Gehalts für einen bestimmten Abrechnungszeitraum erfasst. Sie muss vom Arbeitgeber aus verpflichtend ausgestellt werden. Hierzu existiert ein Gesetz (§108 GewO).
Der Versand der elektronischen Entgeltabrechnung erfolgt über eine cloudbasierte Lösung. Eine zentrale Rolle nimmt hier die Softwarelösung d.velop postbox ein. Sie kann als Dreh- und Angelpunkt der rechtssicheren Zustellung der Dokumente verstanden werden.
Abb.1: Login-Ansicht im Browser oder iOS und Android App
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter richtet sich im allerersten Schritt seine digitale Postbox individuell ein. So hinterlegt die empfangende Person die private E-Mail-Adresse sowie weitere persönliche Daten. Fortan können die Dokumente rechtssicher empfangen und aufgerufen werden.
Abb.2: Übersicht der zugestellten Dokumente
Der Clou liegt darin, dass der Erstellprozess wie bisher im gewohnten HR-System abgewickelt wird. Auch die Ablage im Archiv folgt im bekannten Muster. Die einzige, mehrwertstiftende Änderung liegt in der Zustellung der Dokumente. Unternehmen sparen sich den Ausdruck der Abrechnung und legen diese direkt in die digitale Postbox des jeweiligen Mitarbeiters. Die Softwarelösung d.velop postbox ordnet die Abrechnung zu und ist für die Übertragung dieser in die App zuständig.
Abb.3: Ansicht des Arbeitgebers zu Details des Druckauftrages
Im folgenden werden die bedeutendsten Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung für die Personalabteilungen/Unternehmen und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erläutert. Alle beteiligten Seiten können einen enormen Nutzen aus dieser elektronischen Lösung ziehen.
Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung für die Personalabteilung und das Unternehmen
Kosten- und Zeitersparnis
Durch den Einsatz der digitalen Postbox entfallen einige klassische, zeitintensive Prozessschritte wie Druck, Kuvertierung und Versand/Verteilung innerhalb des Unternehmens. Dank der digitalen Zustellung bleiben steigende Portokosten in der Postzustellung erspart. Auch wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen hat, hat er Zugriff auf seine digitale Postbox. So müssen keine Dokumente aufwendig nachgesendet werden.
Letztlich hängt das Einsparungspotenzial natürlich im Wesentlichen von der Unternehmensgröße und der Anzahl der Angestellten ab. Es wird aber davon ausgegangen, dass die Einführung einer digitalen Zustellung für eine Kostenersparnis von ca. 50% sorgt.
Rechtssicherheit
Die Entwicklung und auch das Hosting der digitalen Postbox erfolgt in Deutschland. Es werden keinerlei Daten im Ausland gespeichert. Jede digitale Zustellung wird durch einen Nachweis belegt, dass die digitale Gehaltsabrechnung rechtlich einwandfrei erfolgt ist.
Entlastung der Personalabteilung
Dadurch, dass alle Angestellten ihre persönlichen Daten selber verwalten und anpassen können (auch nach dem Ausscheiden), spart die HR-Abteilung wertvolle Zeit bei der Stammdatenpflege ein. Es gilt anzumerken, dass die digitale Postbox nur von der empfangsberechtigten Person gelöscht werden kann.
Intuitive Bedienung
Die Softwarelösung kann ganz einfach über das Smartphone bedient werden und das zu jeder Zeit von überall aus. So werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesen Unternehmensprozess mit eingebunden. Die Verwaltung von Angestellten erfolgt über die einfach zu bedienende Oberfläche. Hier kann jederzeit der Status der Konten eingesehen werden und auch neue Kollegen können hinzugefügt werden.
Vorteile der digitalen Gehaltsanrechnung für Empfänger
Standort und zeitunabhängiger Zugriff
Der individuelle Online-Briefkasten kann von den Anwendern zu jeder Zeit als mobile App (iOS, Android) oder als als PC- und Webanwendung verwendet werden. Die Lösung der elektronischen Gehaltszustellung ist so programmiert, dass Gehalts- oder Lohnabrechnungen nicht nur sicher empfangen, sondern auch sensible Dokumente einfach und rechtssicher an das Unternehmen digital versendet werden können. Dies funktioniert dank der bidirektionalen Austauschmöglichkeit.
Abb.4: Sensible Dokumente können ebenfalls an den Arbeitgeber gesendet werden
Wenn gewünscht, kann so auch Dritten der Zugriff auf erhaltende Dokumente gewährt werden (z.B. dem Steuerberater).
Vermeidung von vollen Papierordnern
Die Gehaltsabrechnung kann digital aufbewahrt werden, was den Arbeitnehmern erheblichen Verwaltungsaufwand erspart und Mehrwerte wie Übersichtlichkeit und Transparenz sowie eine Vermeidung redundanter Informationsaufbewahrung generiert. Dank der Möglichkeit der Volltextsuche werden die gewünschten Dokumente spielend einfach wiedergefunden.
Sicherer, kostenfreier Speicherplatz in deutschem Rechenzentrum
Alle registrierten Mitarbeiter erhalten einen kostenfreien Speicherplatz von 2 GB. Über die Nutzung des Speicherplatzes kann frei verfügt werden. So können neben der digitalen Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber auch private Belege (z.B. Reiseunterlagen/Bankunterlagen) abgelegt und aufbewahrt werden. Die Daten liegen verschlüsselt und sicher in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland und unterliegen somit dem strengen, deutschen Recht.
Digitale Gehaltsabrechnung als Chance – hybrider Postdienst möglich
Die Lösung d.velop postbox bietet dem Arbeitgeber die Option, Abrechnungen digital oder postalisch zuzustellen. Hier kann den Arbeitnehmern Entscheidungsfreiheit gewährt werden. Je nach Wunsch können die Gehaltsabrechnungen digital zur Verfügung gestellt werden oder eben auch klassisch in Papierform ausgedruckt werden. Es gibt sicherlich noch den ein oder anderen Kollegen, der zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht bereit für die Umstellung auf die elektronische Gehaltsabrechnung ist. Aber was nicht ist, kann ja noch werden!
Fazit der digitalen Gehaltsabrechnung
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass bei der Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer profitieren. Es darf definitiv von einer Win-win Situation für alle Beteiligten gesprochen werden.
Vermeidung von Papierressourcen, die standort- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Dokumente, die einfache und intuitive Bedienung der Lösung – all das sind nur einige Vorteile der elektronischen Gehaltsabrechnung. Die Vorhaltung der Dokumente in einem deutschen, ISO zertifizierten Rechenzentrum garantiert größtmögliche Sicherheit Ihrer sensiblen Daten.
Wenn Sie mehr zur Lösung erfahren möchten und weiteren Beratungsbedarf wünschen, melden Sie sich zu jeder Zeit sehr gerne bei uns.
Wir stehen Ihnen für Ihre Fragen und Anforderungen zur Verfügung.
