Dokumentenmanagement bei Einsatz von DATEV

Von Martin Pohl

In vielen Unternehmen wird DATEV als Software zur Abbildung der finanzbuchhalterischen Prozesse eingesetzt. In diesem Blogbeitrag werden einige spannende Möglichkeiten im Zusammenspiel zwischen d.velop documents und DATEV vorgestellt. In der Kombination zwischen DATEV-Lösungen und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie d.velop documents, wird die effiziente Organisation Ihrer dokumentenbasierten Prozesse deutlich einfacher.

Zentrales Thema: Rechnungsverarbeitung

Klares Fokusthema bei Einsatz von DATEV ist die Abbildung der finanzbuchhalterischen Prozesse rund um Ihr Rechnungswesen. Vor allem im Bereich der Eingangsrechnungen ist eine effiziente Verarbeitung von Rechnungen wichtig, wenn beispielsweise zusätzliche Erträge aus Skontofristen erzielt werden sollen. Doch klassischerweise wird nicht jede Rechnung bei Ankunft im Unternehmen direkt zur Buchung bzw. Zahlung veranlasst. Mahnkosten und hohe Anstrengungen zur Klärung von Rechnungsvorgängen sind nicht selten die Folge von ineffizienten Unternehmensprozessen zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Zahlreiche Unternehmen benötigen Lösungen die den vorgelagerten Prüfungs- und Freigabeprozess optimieren. Damit kann der Prozess von Rechnungseingang bis Zahlung in DATEV nachhaltig verbessert werden.

Rechnungsprüfungsprozesse laufen heutzutage oftmals nicht medienbruchfrei ab. Das bedeutet, dass Rechnungen häufig ausgedruckt werden und papierbasiert den Freigabeprozess des Unternehmens durchlaufen. Teilweise werden Rechnungen während eines Prozessablaufes sogar mehrmals ausgedruckt bzw. wieder digitalisiert.

d.velop documents digitalisiert den gesamten Eingangsrechnungsprozess

Mit d.velop documents wird der gesamte Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisiert und damit nachhaltig optimiert. Denn ankommende Rechnungen, egal ob digital oder per Post, werden von Anfang an digital durch das Unternehmen gelenkt.

Ermöglicht wird das durch moderne Erfassungstechnologien in Verbindung mit Workflow-Funktionen, die bei Bedarf auch per E-Mail daran erinnern, dass eine Rechnung zur Prüfung, Freigabe oder Bearbeitung vorliegt.

Das wirkt sich positiv auf die Durchlaufzeiten Ihrer Eingangsrechnungen aus. Über standardisierte Schnittstellen werden Verarbeitungsprozesse mit DATEV zusätzlich harmonisiert. Die buchhalterischen Daten aus dem Eingangsrechnungsworkflow sind in DATEV übertragbar. Aber auch die Rechnungsbelege zu den jeweiligen Buchungssätzen sind per Klick aus DATEV aufrufbar. Die Möglichkeit Stammdaten aus DATEV mit den Informationen des digitalisierten Rechnungsbeleges zu synchronisieren unterstützt Prozessbeteiligte beim Abgleich von Informationen. Das schafft zusätzliche Transparenz an jeder Stelle im Gesamtprozess.

 

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Abbildung unternehmensspezifischer Anforderungen

Analog zu den unterschiedlichen DATEV-Lösungen gibt es im Bereich Dokumentenmanagement mit d.velop documents ebenfalls unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten zur Abbildung von Prozessen. Dabei harmonieren die d.velop documents-Lösungen mit dem jeweils im Einsatz befindlichen DATEV-System. Somit erhalten kleine, mittlere oder größere Unternehmen genau die Lösung, die passend zu den unternehmensspezifischen Anforderungen ist.

Die Integration der cloudbasierten DATEV Unternehmen Online-Lösungen ist dabei genauso möglich wie die Anbindung an On Premise DATEV-Software auf eigener Infrastruktur, wie beispielsweise DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen.

Betriebsmodelle DMS d.3ecm d.velop documents

Abbildung 1: Betriebsmodelle Dokumentenmanagement mit d.velop documents

 

Auch die Integrationstiefe ist frei bestimmbar. Somit entscheiden Sie wie viele Informationen zwischen DMS und DATEV, passend zum angestrebten Prozess, ausgetauscht werden müssen. Von einer reinen Belegübergabe bis zum vollständigen Abgleich von Daten und Informationen werden die Prozesse auf die unternehmensspezifischen Prozessanforderungen hin angepasst.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Sie mehr zu den Integrationsmöglichkeiten Ihres DATEV-Systems erfahren möchten:

Kontakt: DATEV und d.velop documents

 

Mit ganzheitlichem Dokumentenmanagement über den Tellerrand des eigenen Arbeitsplatzes hinaus schauen

Ein weiterer Nutzen der Verwendung von d.velop documents in Verbindung mit DATEV ist, dass rechtskonforme Arbeitsweisen im Umgang mit Dokumenten etabliert werden. d.velop documents bildet genau die Akten und Dokumente ab, die für Ihre Geschäftspraxis relevant sind. Dementsprechend ist beispielsweise auch die Abbildung der digitalen Personalakten in Verbindung mit einer DATEV HR-Lösung umsetzbar.

Alle Dokumente, egal welchen Ursprungs, werden auf  Basis eines revisionssicheren Dokumenten-Archivs zur Verfügung gestellt ohne die Abbildung von Zugriffsberechtigungen aus dem Blick zu lassen. Dementsprechend sind Sachzusammenhänge auf Dokumentenbasis deutlich übersichtlicher. Zusammengehörige Dokumente, wie beispielsweise die E-Mail Korrespondenzen zu einem Rechnungsvorgang, werden im digitalen Aktenplan zusammengeführt und bieten jedem Anwender den Überblick über alle notwendigen Informationen rund um einen Vorgang.

Weitere Prozesse, wie beispielsweise die Abbildung des digitalen Urlaubsantrags sind nahtlos integrierbar und machen das DMS zur unternehmensweiten Enterprise-Content-Management-Plattform.

Standortunabhängiges Arbeiten für mehr Effizienz in Ihren Prozessen

Viele Anwendungsfälle unserer Kunden zeigen, dass in Unternehmen häufig Prozesse existieren, die unabhängig von der Software des jeweils verantwortlichen Fachbereichs ablaufen.

Mitarbeiter, die keinen Zugriff zu DATEV haben, müssen trotzdem Freigaben erteilen oder Bearbeitungen im Dokumentenprozess vornehmen. Dementsprechend benötigt es die digitale Zusammenführung verschiedener fachlicher Insellösungen.

Mit einer zentralen Informationsplattform partizipieren Prozessbeteiligte aus unterschiedlichen Fachbereichen an zentralen Prozessen gleichermaßen. Darüber hinaus ist das digitale Archiv und dessen Prozesse standortunabhängig. Mittels App oder mobilen Zugriff per Internet Explorer gelangen Sie zu allen Dokumenten und Workflows, egal wo Sie sich befinden.

Dokumentenmanagement Datev

 Abbildung 2: Dokumentenmanagement mobil und standortunabhängig

 

 

Fazit: Mit DMS holen Sie mehr aus Ihren Unternehmensprozessen heraus - auch im Zusammenspiel mit DATEV

Durch ganzheitliches Dokumentenmanagement erhalten Unternehmen die Möglichkeit wichtige Basisprozesse zu digitalisieren und damit effizienter zu machen. Zu einer modernen Arbeitsweise gehört, dass führende Lösungen, wie beispielsweise DATEV, nahtlos in den Businessprozess integriert werden können.

Mit den d.velop documents-Lösungen existieren vielfältige Integrationsmöglichkeiten um bisher isolierte Tätigkeiten und Teilschritte zu einem unternehmensweiten, digitalen Prozess zusammenzuführen – und das Ganze auf Basis der unternehmenseigenen Anforderungen

 

Tags: Archivierung, Dokumentenmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Lösungen, Digitale Akten, Personal, Workflowmanagement, Finanzbuchhaltung