Effiziente Prozesse in der Buchhaltung

Ihr Unternehmen wächst. Die Strukturen wachsen mit. Was aber bei diesem Wachstum oft auf der Strecke bleibt, ist die Anpassung der bürokratischen Arbeitsprozesse an die veränderten Bedingungen. Eine gesteigerte Anzahl von Geschäftsvorfällen, geht einher mit mehr Aufwand für die Kollegen in der Buchhaltung. Das gilt sowohl für die Finanz-Buchhaltung als auch für die Lohn-Buchhaltung oder andere Bereiche des Rechnungswesens. Einen Ansatz, mit dem Sie Ihre buchhalterischen Aufgaben effizienter meistern, bietet das digitale Enterprise Content Management (ECM). Welche Optimierungsansätze das sein können, lesen Sie anhand von drei praxisnahen Beispielen in diesem Blogbeitrag.

1) Verwaltung von Dokumenten und Informationen

Aufgabe: "Wie behalten wir den Überblick über die Fülle an Dokumenten rund um unsere Lieferanten, Kunden, Partner oder Mitarbeiter?"

Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, wie viele kaufmännisch relevante Belege ein einzelner Geschäftsvorgang, z.B. zum Kauf eines Produktes oder von Dienstleistungen, mit sich bringt?

Beispiel: Kauf eines Neuwagens

1. Angebot

2. Kaufvertrag

3. Bestellung

4. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

5. Liefernachweis

6. Garantievertrag

7. Rechnung (oder Leasing-/ Finanzierungsvertrag)

Hinzu kommen wichtige Unterlagen, wie z.B. die Zulassungsbescheinigungen (Teil I und II), EG-Übereinstimmungserklärungen (COC) oder Service- und Garantieunterlagen. Auch diese gilt es nach den buchhalterischen Vorgängen zum Kauf ordnungsgemäß zu organisieren. Wie das aufgeführte Beispiel aufzeigt, bringt ein einzelner Geschäftsvorgang unter Umständen viel Papier mit sich, wenn man bedenkt, dass Kaufverträge oder AGBs oft aus mehreren Seiten bestehen.

Mit ECM zu mehr Transparenz über alle Dokumente

Die digitalen Akten in ECM-Systemen schaffen eine klare Struktur und sind, anders als normale Filesysteme, auf unterschiedliche Arten und Weisen durchsuchbar... Sie Suchen ein Angebot? - Durch Angabe beliebiger Metadaten, wie z.B. Angebotsnummer oder Lieferantenname, finden Sie das gewünschte Dokument in nur wenigen Mausklicks.

Abb.1: googleähnliche Suche in d.3ecm per Volltext oder Metadaten

Auch die Volltextfunktion bietet einen enormen Effizienzgewinn dadurch, dass Sie mit ihr in der Lage sind, jedes Dokument anhand bestimmter Schlagwörter schnell zu finden. Der klassische Weg über eine Ordnerstruktur ist dabei natürlich nach wie vor bestreitbar.

2) Vorgangsbearbeitung in der Buchhaltung

Aufgabe: " Wie schaffen wir Transparenz in die Prozesse rund um die buchhalterischen Belege?"

Viele kaufmännische Vorgänge fließen in einer Buchhaltungsabteilung zusammen. Dabei sind in den meisten Fällen mehrere Fachabteilungen an einem Vorgang beteiligt. Die Aufgabe besteht darin, diese Prozesse so effizient und so transparent wie möglich zu gestalten.

Beispiel: Bezahlung von Rechnungen

Die Eingangsrechnungsbearbeitung ist ein klassisches Beispiel für mitarbeiterübergreifende Prozesse rund um einen Beleg, wie der Eingangsrechnung.  Vom Posteingang, über sachliche Freigaben in den Fachabteilungen, bis hin zur buchhalterischen Bearbeitung wandern einzelne Belege dabei oftmals durch viele Mitarbeiterhände und über viele Schreibtische. Das kostet wertvolle Arbeitszeit der Kollegen und ist mit einem hohen Koordinierungsaufwand verbunden. Skontofristen mitzunehmen ist somit bei vielen Unternehmen kein relevantes Thema. Es geht vielmehr darum Zahlungsfristen einzuhalten, um ungeliebten Mahngebühren vorzubeugen. 

Digitales Workflowmanagement führt zu schnelleren Prozessabläufen

Um unnötige Botengänge und Abstimmungsaufwände zu reduzieren, bieten ECM-Systeme neben einem transparenten Dokumentenstamm auch die Möglichkeiten mitarbeiterübergreifende Prozesse digital abzubilden. Mittels an die Unternehmensvorgänge angepasster Workflows werden dabei wichtige Informationen und Aktionen transparent durch das Unternehmen gesteuert. In Verbindung mit automatisierter Belegerkennung werden zusätzlich auch Informationen und Daten sinnvoll für beliebige Vorgänge aufbereitet. Durch die digital unterstützte Dokumentenlenkung werden Bearbeitungszeiten drastisch reduziert und wertvolle Ressourcen freigesetzt. Mehr zum digital Eingangsrechnungsworkflow können Sie in unserem Blogartikel Trend-Thema - Eingangsrechnungsverarbeitung lesen.

3) Digitalisierung des Postversands

Aufgabe: "Wie passen wir unsere Unternehmenskommunikation an das digitale Zeitalter an?"

Neben den bisher aufgeführten internen Prozessen lohnt es sich auch über die externen Kommunikationsprozesse nachzudenken. Viele Informationen werden bereits in den führenden Systemen digital vorgehalten. Das Ausdrucken und die weitere Verarbeitung per Papier ist dabei nicht nur kostspielig sondern auch extrem zeitaufwändig. 

Beispiel: Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die postalische Zustellung der Gehaltsabrechnungen an Ihre Mitarbeiter erfordert hohe manuelle Aufwände. Das Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Briefen ist zwar nicht außergewöhnlich, jedoch in Anbetracht heutiger Möglichkeiten mit hohem Optimierungspotenzial verbunden. Stellen Sie sich einmal vor, sie könnten den Gang einer Lohnabrechnung ohne Medienbruch, in digitaler Form bis hin zu Ihren Mitarbeitern, komplett digital abbilden!

Mittels sicherem Filesharing Dokumente digital zustellen

Angeschlossene Filesharing-Dienste, wie foxdox, ermöglichen Ihnen die digitale Zustellung Ihrer digital generierten Belege direkt aus den führenden Systemen. Dadurch schaffen Sie einen durchgängig digitalen Prozess bis hin zu Ihren Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern. 

Abb.2: Beispiel digitaler Dokumentenzustellung per foxdox

Beim digitalen Zustellprozess von z.B. Gehaltsabrechnungen nimmt Ihr Unternehmen dabei die Stellung des Providers ein, der über den zuständigen Cloud-Dienst foxdox beliebige Dokumente an die Postfächer autorisierter Nutzer zustellt. Zur Verfügung gestellte Dokumente werden mittels ECM direkt im richtigen Kontext archiviert (z.B. in einer digitalen Personalakte) und können bei Bedarf auch noch ausgedruckt werden. Der Prozess kann aber vollständig automatisiert und vor allem digital z.B. direkt aus Ihrem HR-System heraus erfolgen. 

Fazit:

Neben den drei genannten Beispielen gibt es viele weitere Optimierungsmöglichkeiten der buchhalterischen Prozesse mithilfe von Enterprise Content Management. Welche das sein können, erfahren Sie u.a. im CONTENiT ECM Blog. Viel Spaß beim Informieren und viel Erfolg auf Ihrem Weg durch die digitale Transformation!

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