Verteilen → Sachlich bearbeiten → Freigeben → Buchhalterisch prüfen
Diese 4 Prozessschritte sind typisch für eine Standard-Eingangsrechnungsverarbeitung.
Einige Unternehmen arbeiten evtl. mit weiteren Prozessschritten, andere vielleicht mit weniger. Eins ist jedoch klar …
Wenn die Prozessschritte manuell durchgeführt werden, geht viel Zeit und Geld verloren!
Unsere Ausgangssituation besagt, dass Rechnungen per Post oder digital (per Mail) in das Unternehmen einfließen und von hier aus weiter bearbeitet werden.
Historie der Eingangsrechnungsverarbeitung - wie die Bearbeitung zurzeit abläuft
Im manuellen Bearbeitungsprozess wird jede digital erhaltene Rechnung ausgedruckt. Diese werden im Standard, mit den Papierrechnungen zusammen verteilt. Die Verteilung erfolgt zu Fuß vom Schreibtisch des Verteilers, zum Schreibtisch des sachlichen Bearbeiters. Da jede Rechnung individuelle sachliche Prüfer hat, spielt die Zuordnung eine wichtige Rolle. Oft fehlt das Wissen darüber und Dokumente werden falsch zugeteilt. Die Bearbeiter müssen in diesem Fall und beispielsweise im Fall einer Rückfrage, die zusätzlichen Laufwege auf sich nehmen. Hier entsteht ein enormer Zeitverlust. Und wir alle wissen: Zeit ist die wertvollste Ressource eines Unternehmens.
Damit Rückfragen zum Dokument eindeutiger übermittelt werden, erstellen Bearbeiter Kopien der Rechnungen, um das Dokument mit Notizen zu versehen. Es entsteht eine Papierflut, diese ist sehr kostenintensiv und belastet gleichzeitig die Umwelt. Zudem verlieren Bearbeiter schnell den Überblick und Belege gehen verloren.
Ich denke Sie wissen, dass dieser manuelle Prozess nicht die ideale Lösung für eine effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung darstellt.
Zukunft der Eingangsrechnungsverarbeitung - wie die Bearbeitung in unserem Cloud Dokumentenmanagement abläuft
Ein vollautomatisierter Prozess hingegen ist effizient und steigert eine organisierte, papierlose und somit umweltfreundliche Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.
Ein solcher Prozess kann mit unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung beispielsweise folgendermaßen aussehen:
1. Die Rechnung kommt über das E-Mail-Postfach im Unternehmen an
Wir richten den Scanner und mit Ihnen gemeinsam eine automatische Weiterleitung aller Rechnungen, zum Dokumentenmanagement-System (DMS) ein.
2. Die Rechnung befindet sich in dem Scanmodul unseres DMS (ab hier sind alle Dokumente digital)
In diesem Modul wird die Rechnung ausgelesen, und Metadaten und Eigenschaften werden mithilfe einer KI erkannt. Bestelldaten können abgerufen und abgeglichen werden.
Die erste Aufgabe und Ihre Aufgabe als Scan verantwortlicher:
Mit einem Klick bestätigen, dass die Metadaten richtig ausgelesen wurden (mit der Möglichkeit Fehler zu korrigieren). Das Dokument wird somit in den Workflow (Prüfungsprozess) zum Verteiler geschickt.
Zu jedem Workflowschritt wird bei der gemeinsamen Einrichtung eine Maske erstellt. Während der Aufgabe müssen nicht mehrere Fenster bedient werden. Der jeweilige Bearbeiter erledigt seine Aufgaben alle in dieser einen Maske.
3. Die Rechnung befindet sich NUR beim VERTEILER als Aufgabe zur Verteilung in dem Aufgabenmodul unseres DMS. Der Verteiler wird gemeinsam bei der Einrichtung festgelegt.
Ihre zweite Aufgabe und Ihre Aufgabe als Verteiler:
Individuelle Pflichtfelder ausfüllen und Sachbearbeiter zuweisen.
4. Die Rechnung befindet sich NUR beim ZUGETEILTEN SACHBEARBEITER als Aufgabe zur sachlichen Prüfung in dem Aufgabenmodul.
Die dritte Aufgabe und Ihre Aufgabe als sachlicher Prüfer:
Individuelle Pflichtfelder ausfüllen, evtl. Rückfragen stellen, Klick auf den Button zum Weiterleiten in die Freigabe.
5. Die Rechnung befindet sich NUR beim SACHBEARBEITER FÜR DIE FREIGABE als Aufgabe zur Freigabe in dem Aufgabenmodul.
Die vierte Aufgabe und Ihre Aufgabe als Sachbearbeiter für die Freigabe:
Mit einem Mausklick freigeben oder die Freigabe mit einer Notiz ablehnen.
6. Die Rechnung befindet sich NUR beim BUCHHALTER als Aufgabe zur Buchung in dem Aufgabenmodul.
Die letzte Aufgabe und somit Ihre Aufgabe als Buchhalter:
Rechnung prüfen, evtl. Kostenstellen, Sachkonto und Kostenträger ergänzen und mit einem Mausklick zur Buchung an das FiBu-System übergeben.
7. Der Workflow ist beendet.
Empfänger der einzelnen Aufgaben können auch durch Gruppen definiert sein. Eine Gruppe besteht beispielsweise aus mehreren Mitarbeitern einer Abteilung. Mithilfe von Berechtigungen werden hier fehlerhafte Zuordnungen verhindert.
In einem persönlichen Termin zeige ich Ihnen gerne Beispiele zur Maske in den einzelnen Workflowschritten.
Auf Ihre Unternehmensprozesse angepasst
In jedem Schritt können Aufgaben entfernt oder weitere To-dos hinzugefügt werden.
Die Prozessschritte, Pflichtfelder und Handlungsmöglichkeiten der einzelnen Sachbearbeiter in den jeweiligen Prozessschritten werden wir gemeinsam mit Ihnen anpassen.
Alles wird möglichst nah an Ihren aktuellen Prozessablauf strukturiert, damit Sie Ihre gewohnten Prozesse beibehalten können.
Fazit für Sie:
Eine kleine Umstellung für Sie bezweckt eine große, positive und zukunftsorientierte Veränderung für Ihr Unternehmen.
