Immer mehr Rechnungen treffen per E-Mail im Unternehmen ein. Jedoch werden in Unternehmen auch heutzutage noch viele Papierrechnungen verarbeitet. Dabei bietet der digitale Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung erhebliche Potenziale für die nachhaltige Stärkung von Wettbewerbsfaktoren.
Der digitale Eingangsrechnungsprozess: Einfach und transparent
Mit Best-Practice zu Kostenvorteilen
Im Falle der Papierrechnung entstehen Aufwände, die nicht zur Wertschöpfung beitragen. Deshalb dienen digitale Standardisierungen in Best-Practice-Form dazu, die Verwaltungsaufwände effizienter zu gestalten. Durchlaufzeiten werden minimiert und getreu dem Motto „Zeit ist Geld“ werden Bearbeitungskosten reduziert.
Abbildung 1: Alle benötigten Informationen zur Rechnungskontrolle transparent in einer Lösung - d.3ecm
Durch die Automatisierung mit Hilfe von intelligenter Scansoftware und digitaler Workflows eines ECM-Systems, wie d.3ecm, reduzieren sich z.B. Liegezeiten in Ablagefächern oder Recherchezeiten in Papierarchiven. Bearbeiter werden automatisch ermittelt. Das ist gerade in Prozessketten über mehrere Standorte hinweg sehr kosteneffizient.
Trotz dessen wird das nötige Maß an Individualität zur praxisnahen Abbildung der Prozesse nicht vernachlässigt. Dafür sorgen frei gestaltbare Workflows. Das Einrichten von Betragsgrenzen kann z.B. unterschiedliche Verläufe im Rechnungsprüfungsprozess verursachen.
Digitaler Prozess als Qualitätsfaktor
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung entlastet Mitarbeiter und steigert gleichzeitig deren Produktivität. Manuelle Arbeiten, wie das Abtippen von Informationen in Eingabemasken des ERP-Systems entfallen. Prozessbeteiligte haben zu jeder Zeit den vollen Überblick über zugehörige Vorgänge, Zuständigkeiten und Status einzelner Rechnungen.
Abbildung 2: Mittels intuitiver Suchfunktionen finden Sie alle Rechnungen, Zusatzinformationen und Bearbeitungsstand im Workflow
Dadurch steigen Transparenz und Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten. Das ist ein nicht unerheblicher Vorteil, da gerade im Verlauf der Rechnungsverarbeitung vom Sachbearbeiter, über die zuständigen Prüfer, bis hin zum Buchhalter mehrere „Prozessbearbeiter“ beteiligt sind. Diese müssen in ihren Fachbereichen auf unterschiedliche Informationen aus ein und derselben Rechnung zugreifen. Die Übersichtlichkeit des Status und die Informationen über Metadaten einer Rechnung gewährleisten, dass auch von Mitarbeitern außerhalb des standardisierten Prozesses qualitative Wissensarbeit praktiziert werden kann. So können Rechnungen im ECM-System auch als Informationsquelle für das Cash-Management, den Budget-Verantwortlichen oder der Geschäftsführung dienen.
Mehr Flexibilität in einer komplexen Unternehmenswelt
Gerade Unternehmer müssen, wenn Sie strategisch klug handeln möchten, den Blick auf das große Ganze wahren. Da bekanntermaßen das Ganze mehr ist, als die Summe der Einzelteile, müssen die einzelnen Prozesse flexibel ineinander greifen können. Deshalb sollten ECM-Systeme die Möglichkeit bieten, auch Fremdsysteme zu integrieren und Daten auszutauschen. Dadurch ergeben sich größere Nutzenpotenziale, wie beispielsweise der automatische Abgleich mit Bestelldaten aus dem ERP-System oder der Bezug von Informationen aus dem Finanzbuchhaltungssystem.
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