Elektronische Signaturen: Die effiziente Art Dokumente zu unterzeichnen

Von Max Nagel

 

In unserer schnelllebigen Zeit ist es wichtig, Dinge so schnell wie möglich zu erledigen. Das gilt sowohl im privaten, als auch im beruflichen Umfeld. Hierzu gehört zum Beispiel auch das Unterschreiben von Dokumenten.

Mit unserer digitalen Lösung d.velop sign können Sie ganz einfach den Prozess für die Unterzeichnung von Dokumenten digital abwickeln und somit die Prozesse im Unternehmen verschlanken. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie das funktioniert und warum es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist Dokumente zukünftig elektronisch zu unterzeichnen.

Warum ist es sinnvoll Dokumente elektronisch zu unterzeichnen?

Die Unterschrift ist ein zentrales Kriterium für viele unternehmensrelevanten Prozesse. Die nachweisbare Gegenzeichnung bestimmter Dokumente ist ein essenzieller Vorgang, der oftmals mit Medienbrüchen verbunden ist. Dokumente werden gedruckt, unterschrieben und wieder digitalisiert. Durch die digitale Unterschrift werden Bearbeitungs- und Papierkosten massiv reduziert. Außerdem tragen die digitalen Signaturverfahren der CONTENiT zu mehr Daten- und Informationssicherheit bei.

Von einfachen Signaturen, über fortgeschrittene elektronische Signaturen, bis hin zu den qualifizierten Signaturen stellen wir, je nach Bedarf, stets rechtssichere Lösungen zur Verfügung. Dabei ist die Signaturlösung intuitiv zu nutzen und bietet neben einer offenen Schnittstelle auch vielfältige administrative Funktionen. Ziel hierbei ist, dass die digitale Signatur im Handling und Verfahren der papierbasierten Signatur in nichts nachsteht.

 

Welche Vorteile bietet die elektronische Signatur?

    1. Abschaffung von Medienbrüchen: Mit d.velop sign werden system- und formatübergreifende Signaturen gewährleistet
    2. Mehr Transparenz: Zusätzliche Protokollierungen führen zu mehr Transparenz
    3. Weniger Bearbeitungskosten: Weniger Ausdrucke sowie weniger Transport- und Bearbeitungszeiten
    4. Rechtssichere Lösung: Je nach Anforderungen werden unterschiedliche Signaturarten nach eIDAS ermöglicht
    5. Schlankere Prozesse: Durch digitale Signaturen und die ausschließlich digital geführten Abläufe werden unternehmenseigene Prozesse schneller und effizienter
    6. Unternehmensübergreifende Anwendungsmöglichkeiten: d.velop sign bildet nicht nur die Signaturverfahren Ihres Unternehmens ab, sondern integriert auch Ihre Geschäftspartner aus anderen Unternehmen.

 

Alles in Allem kann man festhalten, dass die Vorteile der elektronischen Unterschrift mit d.velop sign vielfältig sind und Sie als Unternehmen schneller, einfacher und sicherer handeln lassen, im Gegensatz zu der handschriftlichen Signatur auf Papier.

 

Digitale Unterschrift

 

Funktionen und Einsatzgebiete:

Digitale Signaturen können neben dem klassischen Vertragsabschluss auch bei der Durchführung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. So können Unternehmen beispielsweise digitale Signaturen für die Erstellung von Arbeitsverträgen nutzen.

Ebenso können Unternehmen bei der angespannten globalen Situation am Beschaffungsmarkt die digitale Signatur zur Optimierung von Lieferketten nutzen. Konkret können Unternehmen durch d.velop sign Freigabeprozesse beispielsweise von Bestellungen und Rechnungen optimieren.

Lohnt sich eine Investition in die digitale Signatur?

Auf jeden Fall! Die Investitionen in die digitale Signatur ist für Ihr Unternehmen eine sehr lohnenswerte Investition.

Die digitale Signatur ist ein wichtiges Sicherheitsmerkmal für jeden, der online arbeitet. Sie garantiert, dass der Empfänger einer Nachricht tatsächlich die Person ist, für die er sich ausgibt – besonders wichtig natürlich für Unternehmen, wenn es um sensible Informationen geht.

Weiterhin schützt sich der Absender einer Nachricht vor Fälschungen, denn wenn eine Nachricht mit einer digitalen Signatur versehen ist, kann man sich sicher sein, dass diese nicht verändert oder manipuliert worden ist.

Nicht zuletzt tragen digitale Signaturen zum nachhaltigen Umgang mit Dokumenten bei. Weniger Ausdrucke führen zwangsläufig zu einem ökologischeren Umgang im Rahmen Ihrer Dokumentenorganisation.

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Quelle: d.velop AG

 

Darüber hinaus stellt man fest, dass sich die elektronische Signatur immer mehr in unserem alltäglichen Leben wiederfindet. Viele Unternehmen wickeln bereits bestimmte Dokumentenprozesse mit der digitalen Unterschrift ab.

Alles in Allem lässt sich feststellen, dass sich die Investition sehr lohnt, da Sie einen hohen Schutz für Absender und Empfänger bietet, und Unternehmen effizient unterstützt Unternehmensprozesse zu verschlanken.

Fazit:

Wir befinden uns in einem digitalen Wandel, der auch die Art und Weise wie wir mit Dokumenten umgehen, verändern wird. Da digitale Signatur eine deutlich einfachere und effizientere Art ist, Dokumente zu unterzeichnen werden immer mehr Unternehmen derartige digitale Lösungen in Ihre Prozesslandschaft integrieren. Die e-Signatur bietet zudem auch ein höheres Maß an Sicherheit, da es deutlich schwieriger ist, elektronische Signaturen zu fälschen.

Die CONTENiT GmbH kann Ihnen als Unternehmen bei der Einführung von digitalen Signaturen weiterhelfen. Für weitere Informationen nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

 

Tags: Dokumentenmanagement, Compliance, Cloud