Das der EDEKA-Gruppe angeschlossene Handelsunternehmen vertreibt unter den Marken "Rasting", "Kottenforster" und "Meistergut" Frischfleisch, Wurstwaren und seit 2 Jahren Frischfisch. Das Traditionsunternehmen, das die Wurzeln bereits im 19. Jahrhundert hat, beschäftigt an den Standorten Meckenheim und Essen insgesamt über 900 Mitarbeiter.
Eine Integration in die Gesamtlösung war gewünscht
Um die Prozesse bei der Erfassung von eingehenden Belegen zu optimieren, haben sich die Verantwortlichen bei Rasting an ihren betreuenden ERP-Hersteller gewandt. Die Laufzeiten sollten verkürzt werden und die vielen manuellen Arbeiten beim Indexieren weitestgehend entfallen. Diese Prozesse sollten jedoch nicht losgelöst von der bisherigen Anwendungswelt bei Rasting funktionieren, sondern integriert in die Gesamtlösung. Die kaufmännischen Belege wurden bereits mit der ERP-Lösung und dem integrierten Dokumenten-Management verwaltet.
CSB und d.3 lassen sich ideal integrieren
Bei der Auswahl der passenden Lösung entschied man sich bei CSB für die CONTENiT, einem mittelständischen Systemintegrator für Enterprise Content Management. Gemeinsam haben die Unternehmen eine abgestimmte Lösung entwickelt, die sich ideal in die CSB-Landschaft integriert. Das war für Rasting ausschlaggebend - "eine Lösung aus einer Hand, alle Prozesse aus einem Guss", so Manfred Sebastian, Prokurist bei Rasting und als kaufmännischer Leiter auch verantwortlich für IT und Organisation.
Die Bearbeitung der eingehenden Belege mit d.3 und CSB
Aktuell werden die eingehenden Rechnungen und Gutschriften zunächst gescannt. Mit einer Texterkennung werden alle relevanten Informationen auf dem Beleg gelesen und mit den vorhandenen Daten des CSB-Systems abgeglichen. Unabhängig von grafischen Elementen oder dem Layout der Dokumente werden die Kreditoren und Rechnungsinformationen durch den Rechnungsleser erkannt und zur weiteren Verarbeitung an die Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung übergeben.
Die manuelle Bearbeitung wird auf unerkannte und neue Kreditoren begrenzt und der Arbeitsaufwand für die Indexierung sinkt drastisch. "Zudem ergeben sich weniger Fehlerquellen als bei der manuellen Verschlagwortung", so Hugo Dopazo, Projektverantwortlicher bei Rasting. So wurde nicht nur die Prozessqualität verbessert, sondern auch die Durchlaufzeiten der Belege verkürzt.
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