Anforderungen & Projektziele
Schwerpunkt der ersten Projektphase war die Umsetzung einer regelbasierten Eingangsrechnungsverarbeitung für die Media-Print Group GmbH und mediaprint Mauthe Kalender Verlag GmbH inklusive der Marken Möbius Werbeartikel und Profil Werbeartikel. Gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen und Systemintegrator CONTENiT GmbH wurden dafür die Anforderungen der Geschäftsbereiche aufgenommen und die Zielsetzung für einen zukünftig effizienteren Geschäftsprozess definiert.
Das Ergebnis - eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Silvio Große, CIO der Media-Print Group, zieht ein Fazit nach dem nun erreichten Projektziel: „Die Rechnungen werden direkt nach dem Posteingang an dem jeweiligen Standort gescannt und in einen zentralen Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess übergeben. Für größtmögliche Transparenz sorgt die Integration der Software Diamant in der Finanzbuchhaltung.“ Dafür integrierte CONTENiT das Diamant-Rechnungseingangsbuch, um Eingangsrechnungen bereits ab dem Scanprozess zu überwachen. Aktuelle Statusmeldungen aus dem Workflow des d.3-Systems werden automatisiert an das Rechnungseingangsbuch gemeldet, so dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen jederzeit den Prüfungsverlauf einsehen können.
Nach durchgeführter sachlicher und rechnerischer Prüfung werden die buchungsrelevanten Informationen an die Finanzbuchhaltung übergeben. „Durch die dezentrale Erfassung und den elektronischen Rechnungseingangsworkflow sparen wir Transport- und Durchlaufzeiten, gleichfalls wird die Finanzbuchhaltung deutlich entlastet.“, so Dr. Torsten Jansch, Geschäftsführer der Media-Print Group GmbH.
Die Bilanz
Das derartige Projekte effizient durchgeführt werden können bilanzieren Erwin Benteler und Christian Hanau, beide in der Media-Print Group für die Umsetzung verantwortlich: „Wir haben uns bestens auf das strategische Ziel vorbereitet und die Mitarbeiter frühzeitig und transparent eingebunden. Zudem wurden wir in allen Projektphasen von unserem Partner auch organisatorisch zielführend an die Hand genommen.“
Die Media-Print Group hat sich vom Anbieter klassischer Druckereileistungen zu einem Dienstleister mit den fünf Kerngeschäftsfeldern Print & Logistik, werbefinanzierte Produkte, Werbemedien, Zeitschriften und Onlinemedien entwickelt. In der Sparte Print & Logistik agiert die Media-Print Informationstechnologie GmbH mit einem umfassenden Sortiment drucktechnischer Erzeugnisse. Das Angebot reicht von Katalogen über Bücher bis hin zu Zeitschriften. Im Bereich werbefinanzierter Produkte steht das Angebot an Stadtplänen, Standortorientierungsanlagen, Informationsbroschüren und Ratgebern im Mittelpunkt. Aus der Produktion von Kalendern, der Veredelung von Werbemitteln und dem Katalog- Onlinevertrieb dieser Produkte besteht das Geschäftsmodell der Sparte Werbemedien. Eine eigene Produktion/Veredelung am Standort in Frankenthal bildet das Rückgrat dieses Geschäftsbereiches, um Kundenwünsche mit hoher Qualität und Termintreue umzusetzen. Special-Interest-Zeitschriften, Kundenzeitschriften sowie Romane, Rätsel- und Erlebniszeitschriften stehen im Fokus des Angebots der Zeitschriftensparte. Vor allem aus dem Bereich der werbefinanzierten Produkte entwickelte sich das Geschäftsfeld Onlinemedien. Hier bietet mediaprint innovative Online-Produkte wie digitale Stadtpläne, webbasierte Videoclips und zahlreiche Vermarktungsplattformen.
