Was versteht man unter einer Personalakte? Was ist eine digitale Personalakte? Was bringt die Digitalisierung der Personalakte? Wie könnte die Einführung der digitalen Personalakte aussehen? In diesem Beitrag klären wir einige Fragen auf und verdeutlichen, warum digitale Akten zu mehr Arbeitsqualität führen.
Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter. Eine solche Akte wird in Unternehmen von der Personalabteilung angelegt und betreut. Die Personalakte dient häufig als Grundlage für Mitarbeitergespräche, Gehaltsverhandlungen und Beförderungen.
Welche Informationen stehen in einer Personalakte?
Keine gesetzliche Regelung hält fest, welche Inhalte in eine Personalakte müssen. Jedes Unternehmen legt intern fest, welche Inhalte von Bedeutung sind. Wichtig ist hierbei, dass die enthaltenen Informationen für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind.
Dazu zählen beispielsweise:
Bewerbungsunterlagen, Personalbogen, Arbeitsvertrag, Vereinbarungen, Abmahnungen, Fehlzeiten, Beurteilungen, Angaben zur Sozialversicherung und Krankenkasse, Steuerunterlagen, Schriftwechsel, Urlaubsanträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse, Kündigungen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ersetzt eine Papier-Personalakte. Papierbasierte Personalakten werden digitalisiert und als elektronische Akten auf dem Computer oder im Netzwerk eines Unternehmens gespeichert. Ist die digitale Personalakte dabei Teil eines Dokumenten-Management-Systems, können dessen Funktionen kombiniert werden.
Welche Mehrwerte bringt die Digitalisierung der Personalakte?
Durch die Einführung der digitalen Personalakte optimiert ein Unternehmen die Geschäftsprozesse in der Personalabteilung. Digitale Geschäftsprozesse führen zu kürzeren Durchlaufzeiten, höherer Produktivität und besserem Ressourcenmanagement.
Häufig verfügen Personalabteilungen auch heute noch über Aktenschränke. Das ist vor allem dann sehr ineffizient, wenn digitale und papierbasierte Dokumente vorliegen. So wird beispielsweise die Lohnabrechnung schon fortschrittlich digital durchgeführt, muss aber ausgedruckt werden, um in der analogen Personalakte abgelegt werden zu können. Durch die Einführung der digitalen Personalakte lassen sich solche Medienbrüche stark reduzieren.
Ein Aktenschrank in der Personalabteilung ist häufig nicht ausreichend geschützt. Durch die Digitalisierung werden die Informationen datenschutzkonform und sicher abgelegt. Durch hochgranulare Rechtevergaben hat ein Unternehmen die Möglichkeit, den Benutzerkreis auf das erforderliche Maß einzuschränken. Dies geschieht durch individuelle Berechtigungskonzepte.
Mit der digitalen Personalakte werden alle Dokumente aus dem Personalbereich effizient, sicher und standortunabhängig verwaltet. Der wichtigste Mehrwert für ein Unternehmen ist die Arbeitsqualität, die durch digitale Akten enorm steigt. Die elektronische Aufbewahrung ermöglicht den Mitarbeitern eine einfache und schnelle Recherche von Dokumenten und Informationen innerhalb der Personalakte. Kein Mitarbeiter muss sich mehr durch Akten kämpfen, um an die benötigten Informationen zu kommen. Berechtigte Personen haben jederzeit die Möglichkeit in Personaldokumenten zu recherchieren und das auch standortunabhängig. Somit verbessert die digitale Personalakte die Auskunftsfähigkeit der Abteilung signifikant.
Wenn Sie nach konkreten Vorteilen für die digitale Personalakte suchen, dann lesen Sie unseren Beitrag „5 Vorteile, die für die Einführung der digitalen Personalakte sprechen“. Sie erhalten genauere Details und werden von den Vorteilen überzeugt.
In der nachfolgenden Abbildung erhalten Sie einen groben Überblick darüber, wie die Ablage in der digitalen Personalakte mit d.3ecm aussieht.
Abb.1: Prozessablauf der digitalen Personalakte mit d.3ecm
Wie könnte eine Einführung der digitalen Personalakte aussehen?
Natürlich ist der Projektablauf der Einführung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Das hängt von der Größe des Unternehmens, der Größe des Archivs, der Anzahl an Akten und von vielen weitere individuellen Kriterien ab. Eine groben Übersicht über den Verlauf der Einführung geben wir Ihnen mit an die Hand:
- Vorbereitungs- und Analysephase
- Prüfung der bestehenden Struktur im Unternehmen
- Einblick und Dokumentation der Prozesse
- Bestandsaufnahmen (Ablagestruktur und IT-Infrastruktur)
- Zieldefinition
- Einführungsphase
- Scannen und Klassifizieren der Dokumente
- Einordnen und Archivieren
- Arbeiten mit der digitalen Personalakte
- Etablierungsphase
- Einarbeitungen / Schulungen
- Anpassungen
- Ausbauen
Um einen detaillierteren Einblick in den Projektablauf der Einführung zu bekommen, können Sie sich dazu das kostenlose Whitepaper von uns herunter laden.
