Fehler und ineffiziente Prozesse bei der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen kosten Unternehmen viel Zeit und Geld. Der Eingangsrechnungsprozess mag auf den ersten Blick unspektakulär erscheinen. Jedoch ist er einer der grundlegenden Prozesse und hat direkten Einfluss auf auf die monetären Ressourcen von Unternehmen. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie diese Herausforderungen meistern und Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung langfristig effizient abbilden.
Die Bedeutung des Eingangsrechnungsprozesses
Deutschland ist bekanntermaßen nicht der Vorreiter in puncto Digitalisierung. Dennoch sind deutsche Unternehmen bekannt für hohe Prozessqualität. Egal, ob (noch) in Papierform oder bereits digital. Funktionierende Kernprozesse, wie beispielsweise die Eingangsrechnungsverarbeitung, sind Motor vieler deutscher Unternehmen. Aber: Fragen Sie sich nicht auch manchmal, ob bestimmte Prozesse nicht noch besser laufen könnten? Sind es eventuell kleine, aber feine Prozessungenauigkeiten, die zu Effizienzverlusten führen?
Die Herausforderungen
Lassen Sie uns einige der Herausforderungen betrachten, die Unternehmen in der Eingangsrechnungsverarbeitung häufig begegnen:
Mangelnde Transparenz
Oft fehlt es an Transparenz darüber, wie die einzelnen Schritte in der Bearbeitung einer Rechnung aussehen. Der Standard-Prozess ist zwar definiert und etabliert, dennoch existieren häufig „Ausbruchmöglichkeiten“, die zur Verschleppung des Gesamtprozesses führen. In der Praxis kommt es oft vor, dass trotz Einsatz einer digitalen Eingangsrechnungslösung, wie d.velop invoices, gewollte oder ungewollte Prozessteilschritte in der analogen Welt gibt. Diese mangelnde Transparenz gilt es zu reduzieren.
Manuelle Anpassungen
Wie oft müssen Werte in Rechnungen manuell geändert werden, weil sie nicht korrekt sind? Das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch das Risiko von Fehlern. Idealerweise sollten manuelle Korrekturen als Basis für einen sich selbst verbessernden Prozess sein, sodass gewonnen Erkenntnisse aus mehrmaligen Korrekturen präventiv für Prozessoptimierung genutzt werden können.
Duplikate
Doppelte Rechnungen sind ein häufiges Problem. Sie verursachen internen Aufwand und können leicht vermieden werden. Auch hier unterstützen digitale Lösungen z.B. zur intelligenten Dokumentenerkennung, bieten jedoch nicht immer 100-prozentige Prozesssicherheit.
Kommunikationschaos
Rechnungen werden oft mehrmals zwischen Mitarbeitern hin und her gereicht, was zu hohem Aufwand und unnötiger Kommunikation führt. Eskalationen und das Einschalten von höhergestellten Personen sind die Folge. Smarte Lösungen, wie d.velop invoices können die Zeiten für die Teilschritte durch digitale Automatisierung zwar deutlich reduzieren, aber wäre es nicht auch hier ideal, wenn unnötige Kommunikation von vornherein erspart bleibt?
Compliance-Verstöße
Die Einhaltung von Sollprozessen und 4-Augen-Prinzipien ist entscheidend, um Compliance-Verstöße zu vermeiden. Je größer Unternehmensstrukturen werden und je größer potenzielle Schäden durch Compliance-Verstöße sein können, desto notwendiger ist die Einhaltung der vorgegebenen Soll-Prozesse. Doch wie identifizieren Verantwortliche diese Unregelmäßigkeiten, ohne sich auf Gefühle oder Stichproben zu verlassen?
Die Lösung: Process Mining mit mpmX
Die Lösung für die beschriebenen Herausforderungen heißt Process Mining mit mpmX. Das Process Mining von mpmX analysiert Daten (sogenannte Digital Footprints) Ihrer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitungslösung und stellt diese visuell und modelliert zur Verfügung. Die hochkomplexe Tätigkeit zur Rekonstruktion von digitalen Prozessen auf Basis von Echtzeit-Daten wird quasi per Mausklick verfügbar gemacht. Darüber hinaus werden die Daten nicht nur visualisiert, sondern können dank mpmX auch direkt zu Maßnahmen führen, die den Prozess direkt optimieren. Für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bedeutet dies: weniger Klärungen, weniger manuelle Änderungen, weniger Compliance-Verstöße, … . Die Liste an Optimierungspotenzialen ist lang.
In unserem Webinar möchten wir Ihnen mehr über mpmX und Process Mining erzählen. Wir stellen Ihnen unsere Lösung vor und zeigen Ihnen, wie sie in der Praxis funktioniert:
Ach ja…noch etwas mpmX ist in den führenden Gardner-Quadranten aufgenommen worden. Denn neben der Anwendung auf Eingangsrechnungslösungen ist die Software auch auf andere digitale Systeme in Ihrem Unternehmen anwendbar. Erfahren Sie gerne mehr zu den Potenzialen von mpmX.
