Fehler und ineffiziente Prozesse bei der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen kosten Unternehmen viel Zeit und Geld. Der Eingangsrechnungsprozess mag auf den ersten Blick unspektakulär erscheinen. Jedoch ist er einer der grundlegenden...
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Die aktuelle Ära der Digitalisierung von unternehmensweiten Prozessen erscheint durchaus spannend. In nahezu allen Bereichen der IT-Branche hat die Innovationsgeschwindigkeit atemberaubend an Tempo gewonnen – nicht zuletzt dank den neuen...
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In diesem Blog-Beitrag werden wir die Bedeutung von Dokumenten-Management-Systemen für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team genauer untersuchen und herausfinden, wie es die Teamdynamik verbessern kann.
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Die Kunststoffindustrie hat in den letzten Jahren eine digitale Revolution erlebt. Mit fortschreitender Automatisierung und dem Einzug von Industrie 4.0-Technologien werden immer mehr Prozesse in der Produktion digitalisiert. In diesem Zusammenhang...
In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist ein effektives Dokumentenmanagementsystem unerlässlich. Das Organisieren, Verwalten, Archivieren und Wiederfinden analoger Dokumente ist eine zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe. Hier kommt...
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In der heutigen digitalisierten Welt ist die Zustellung der Gehaltsabrechnung in digitaler Form für viele bereits zum Standard geworden. Immer mehr Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihr Gehalt online und in Echtzeit zu...
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Wir kennen es doch bereits...
Nicht nur im privaten Umfeld stehen wir regelmäßig an dem Punkt, dass wir eine Kündigungsfrist unserer Verträge verpasst haben. Fitnessstudios, Handyverträge etc. verlängern sich stillschweigend, wenn wir uns nicht früh...
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Für Software gibt es verschiedene Arten von Lizenzen. Hier unterscheidet man den Kauf von Lizenzen (Perpetual License) und Mietlizenzen (Subscription License). Der Trend im Softwarelizenzgeschäft geht inzwischen eindeutig in Richtung der monatlichen...
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Immer mehr Unternehmen setzen mittlerweile auf Cloudlösungen zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Laut dem Fachmagazin Handelsblatt greifen mittlerweile 3 von 4 Unternehmen auf die Cloud zurück. Dass rund dreiviertel der Unternehmen mittlerweile...
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Das Motto der effizienten, digitalen Arbeitsweise lautet:
"So wenig Klicks wie möglich!"
Die „Zeit“ zählt zu den knappen und wertvollen Ressourcen in vielen Unternehmen. Mit dem Zeitmanagement wird an möglichst vielen Stellen versucht, möglichst...
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Das mobile und standortunabhängige Arbeiten gewinnt auch in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Heutzutage ist es häufig völlig egal, ob der Arbeitnehmer in einem Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen angestellt ist, er persönlich aber in...
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Die digitale Gehaltsabrechnung bringt allen Beteiligten Vorteile. Es profitieren das Unternehmen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung und natürlich auch der Empfänger der Gehaltsabrechnung.
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In vielen Unternehmen wird DATEV als Software zur Abbildung der finanzbuchhalterischen Prozesse eingesetzt. In diesem Blogbeitrag werden einige spannende Möglichkeiten im Zusammenspiel zwischen d.velop documents und DATEV vorgestellt. In der...
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Im Spotlight des heutigen Blogbeitrags steht der Prozessablauf unserer effizienten Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung.
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Sie kennen es vielleicht…die dokumentenbasierten Tätigkeiten bei Ihrer täglichen Arbeit nehmen Zeit und Nerven in Anspruch, die Sie lieber anderweitig verwenden würden. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen altbekannte Herausforderungen des...
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In der Baubranche gibt es nach wie vor sehr viel Potenzial, was Digitalisierung angeht. Wie der Digitalisierungsindex Mittelstand, der von Telekom Deutschland und techconsult erhoben wird, im November 2020 festgestellt hat, haben 53% der...
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Mit Microsoft Teams erhalten Mitarbeiter im Unternehmen Zugang zu einer Plattform, welche die digitalen Arbeitsweisen verbessert. Mit Teams wird die unternehmenseigene Kommunikation vereinfacht.
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Viele in die Jahre gekommene Arbeitszeitmodelle stehen heute immer mehr auf dem Prüfstand. Denn die uns heute zur Verfügung stehenden digitalen Möglichkeiten ermöglichen das Ablösen der hierarchischen Arbeitsweisen mit der klassischen Stempeluhr.
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Der Ausbau der digitalen Infrastruktur, verbesserte Netzqualität oder eine veränderte Unternehmenskultur – es gibt viele Faktoren, die Unternehmen dazu veranlassen, über ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nachzudenken.
Für uns ein...
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Was steckt eigentlich hinter dem vielfach genutzten Wort „Workflow“?
Workflows sind Abläufe in Unternehmen und Organisationen, die immer wiederkehren. Es handelt sich um aneinandergereihte Tätigkeiten, welche sich gegenseitig bedingen. So können sie...
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Der Weg zu Ihrem Dokumenten-Management-System (DMS) ist ein großes und unter Umständen umfangreiches Projekt, welches gründlich geplant und umgesetzt werden muss, damit es schlussendlich auch seine vollen Stärken und Mehrwerte ausspielen kann.
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Die gründliche Vorbereitung zur Implementierung von Lösungen zum Dokumenten-Management-System (DMS) bilden den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Je präziser die Vorbereitungen geplant werden, desto effizienter verlaufen die...
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Auch nach einigen Wochen fühlt sich so manche Situation unseres alltäglichen Lebens immer noch sehr surreal an. Menschentragenin der Öffentlichkeit Mundschutz, desinfizierenEinkaufswagenundtragen personenbezogene Daten in Listenvon...
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Vorgänge finden Sie in jedem Bereich Ihres Unternehmens. Aber was genau verstehen wir unter einem Vorgang im Umfeld des Dokumentenmanagements? Ein Vorgang fasst alle Angelegenheiten zusammen, die organisiert, kommuniziert oder abgelegt werden...
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Was versteht man unter einer Personalakte? Was ist eine digitale Personalakte? Was bringt die Digitalisierung der Personalakte? Wie könnte die Einführung der digitalen Personalakte aussehen? In diesem Beitrag klären wir einige Fragen auf und...
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Reklamationen sind nicht immer nur negativ behaftet. Letztlich ist eine Reklamation nichts anderes als ein ehrliches Feedback Ihres Kunden. In einer Reklamation liegt dementsprechend immer auch eine Chance. Fakt ist, dass ein Kunde, dessen...
Personalakten digitalisieren: wenn ein Unternehmen mit dem Gedanken spielt, die digitale Personalakte einzuführen, sollte klar sein, welche Mehrwerte daraus gezogen werden können. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen 5 konkrete Vorteile auf.
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Wie sieht es heutzutage eigentlich mit der klassischen, papierbasierten Postverarbeitung in vielen Unternehmen aus?
Im Laufe des Vormittags übergibt ein Kurierdienst die Post in der zentralen Poststelle oder dem Sekretariat des Unternehmens. Dort...
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Die allermeisten Angestellten kennen das aus Ihrem Büroalltag – man öffnet morgens sein E-Mail- Postfach und wird schon von einer Vielzahl an E-Mails überladen. Auf Dauer wird es schwierig für den Anwender die Übersicht über Informationen und...
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Die Ablaufgeschwindigkeit von kundenrelevanten Geschäftsprozessen nimmt immer weiter zu. Digitalisierung sei Dank! Die Geduld der Menschen nimmt aber immer weiter ab. Denn wenn Kunden aktiv Kontakt aufnehmen, dann erwarten sie sofortige Hilfe. Daher...
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Heutige Arbeitsplätze sind oft nicht mehr standortabhängig. Digitales Arbeiten bedeutet unbegrenzten Zugriff auf Unternehmensdaten zu erhalten. Mobilität rückt seit Jahren verstärkt in den Fokus, wenn von effizienten Arbeitsformen gesprochen wird....
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Über die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung haben wir schon häufiger berichtet. Viele unserer Kunden nutzen seit Jahren unsere Lösungen, um eingehende Rechnungen zu bearbeiten. Erweitert man den Blick auf den gesamten Beschaffungsprozess eines...
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In der heutigen Zeit müssen Unternehmen jeglicher Größe mit riesigen Mengen an Daten und Informationen zurechtkommen. Als Ablage bieten einfache Ordnerstrukturen auf dem Fileserver schon lange keine Möglichkeit mehr einen klaren Überblick zu...
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Immer mehr Rechnungen treffen per E-Mail im Unternehmen ein. Jedoch werden in Unternehmen auch heutzutage noch viele Papierrechnungen verarbeitet. Dabei bietet der digitale Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung erhebliche Potenziale für die...
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Was sind Bibliotheken? Sind Sie immer noch das gleiche wie früher? Und brauchen wir Sie eigentlich noch? - Sicherlich eine Frage der Sichtweise!
Zum Tag der Bibliotheken möchten wir uns heute einmal der Definition...
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Verträge existieren überall im Unternehmen in den unterschiedlichsten Abteilungen und haben die unterschiedlichsten Inhalte. Bei circa 160 Vertragsarten ist es kein Wunder, dass hier vermeintlich wenig Vergleichbarkeit gegeben ist. Aber ob es der...
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Der Laptop, das Firmenhandy oder der Gemeinschaftsrechner - die digitalen Medien und die Zugänge zur digitalen Welt sind fester Bestandteil des Unternehmensalltags geworden. Infolgedessen spielt auch die Digitalisierung alltäglicher...
Wenn man schaut, wonach Menschen im Zusammenhang mit Lieferantenmanagement und Lieferantenakten im Internet suchen, stellt man fest, dass oft nach Aktenplan-Mustern bzw. Beispiel-Ordnerstrukturen für eine...
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Klar geht das! Und zwar mit der digitalen Reisekostenabrechnung!
Sie kennen das!? Lose-Blatt-Sammlungen im Handschuhfach, im Portmonee, in der Mittelkonsole und wo man die ganzen Tank- und sonstigen Reisekostenbelege sonst noch so hinwirft?...
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Dass es rechtlich genügend Vorsätze und Gründe gibt, E-Mails zu archivieren, das haben wir Ihnen letzte Woche bereits in unserem Blogbeitrag E-Mails archivieren - warum müssen Sie das eigentlich? aufgezeigt.
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Dass Sie unternehmensrelevante E-Mails archivieren SOLLTEN, ist Ihnen sicher bewusst. Aber wissen Sie auch, dass Sie es tatsächlich müssen? Wo das steht und was genau Sie archivieren MÜSSEN, wollen wir Ihnen heute einmal aufzeigen:
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Da es zu unserer Berufung gehört inneffiziente Arbeitsweisen im Umgang mit Dokumenten mittels unserer modernen Technologien und Produkte abzustellen, möchten wir Ihnen heute 3 klassische Organisationsaufgaben in der Büroarbeit vorstellen. Natürlich...
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Vor zwei Wochen berichteten wir vom Purchase2Pay-Prozess. Also dem Prozess vom Entstehen eines Bedarfes über die Bestellung beim Lieferanten bis hin zur Eingangsrechnung.
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Sie kennen das sicherlich: es gibt Vorgänge im Vertrieb, die zwar wiederkehrend sind, aber nie komplett gleich ablaufen. Sie lassen sich also nicht in...
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„Sollen wir morgen shoppen gehen?“ – „Öh, ich hab keinen Urlaub und so spontan bekomm' ich den auch nicht!“. Wie mich das immer nervt, dass meine Freundinnen nie spontan Urlaub bekommen können. „Der Antrag braucht einfach ein paar Tage bis zur...
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Unsere ECM-Lösungen verschlanken nicht nur Ihre Prozesse, sondern machen sie auch effizienter. Wie der Weg hin zum digitalen Arbeiten aussehen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Leicht zu verstehen und anzuwenden und daher in so vielen Unternehmenssituationen so potentialreich: Projekträume. Wer jetzt aber an Gantt-Diagramme und formelles Projektmanagement denkt, liegt eher falsch.
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Den kompletten Fuhrpark von Kraftfahrzeugen zu überwachen ist eine Herausforderung. Es sollen alle Dokumente vorgehalten und Fristen eingehalten werden. Welcher Mitarbeiter fährt seit wann welches Fahrzeug? Ist der Unfallschaden, welcher vor einem...
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Auf den ersten Blick könnte man davon ausgehen, dass durch die digitale Personalakte neben der Personalabteilung für keine weitere Personengruppe im Unternehmen Mehrwerte entstehen. Das dem nicht so ist, zeigt mein Blogbeitrag. Es gibt genug Gründe...
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Die CONTENiT GmbH stellt die Integration für E-POST vor, die den automatisierten Empfang und Versand von Dokumenten direkt aus dem d.3ecm-System von d.velop ermöglicht. Der d.3ecm Platinum Partner aus Bocholt setzt dabei auf die E-POSTBUSINESS...
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Vor einiger Zeit trat ich in Beratungsgespräche mit einem Interessenten ein, der seine Rechnungseingangsverarbeitung optimieren will. Bei der Erörterung der Schmerzpunkte im Rechnungsverarbeitungsprozess merkte ich jedoch schnell, dass viele...
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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in aller Munde – jedoch fehlen häufig gute und mehrwertbringende Ansätze für die Unternehmen. Um das Thema im Unternehmen voranzubringen, eignen sich daher Lösungsansätze, die Verantwortliche und...
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Während Social Media Aktivitäten im privaten Umfeld alltäglich geworden sind, haben entsprechende Kommunikationsformen in der Unternehmenswelt noch nicht in letzter Konsequenz Fuß gefasst.
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Die Digitalisierung ist weiterhin das Trendthema in der Unternehmenswelt und beschäftigt die Geschäftsführungen in allen Branchen.
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Die IT Infrastrukturen ändern sich aufgrund der rasanten Entwicklungsgeschwindigkeit von neuen Programmen und Technologien sehr schnell. Dazu kommen ständig neue Anwendungen, die in Teilbereichen und/oder einzelnen Abteilungen implementiert werden:...
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Verträge definieren im Unternehmen nahezu jedes Handeln und dennoch ist die Vertragssituation oft intransparent. Dieser Zustand entsteht bereits in der Vertragsentstehung, wenn einzelne Klauseln ausgehandelt, geprüft und genehmigt werden.
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Mit dem Einsatz einer einheitlichen und homogenen Enterprise Content Management - ECM - Lösung für alle Unternehmensbereiche (DMS, CRM, ERP, ...) werden die Potenziale für die effektive Organisationgestaltung (z.B. automatisierte...
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Die Digitalisierung ist keine neue Modeerscheinung. Kaum ein Unternehmen in Deutschland arbeitet ohne eMails, Software oder das Internet – und das schon seit einigen Jahren.
Seit Anfang der 1990er Jahre setzen sich immer mehr digitale Technologien...
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Was steckt eigentlich hinter einem Dokumenten Management System (DMS) und warum ist die eine Lösung besser als die andere? Es gibt eine Vielzahl an DMS Anbietern, die eine gute Software entwickelt haben. Was ist also die Basis für die...
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Mit der Einführung von MS Sharepoint versprechen sich die Unternehmen Effizienzvorteile und eine höhere Produktivität: mehr Umsatz bei gleichen Kosten oder gleicher Umsatz, aber geringere Kosten.
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Durch die Einheitlichkeit der Produkte von Microsoft fügt sich Sharepoint nahtlos in die bisherige MS Office Umgebung ein. Wer sich bisher in der Microsoft Welt zurechtgefunden hat, wird ebenso gut mit Microsoft Sharepoint arbeiten.
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Ein gutes Softwareprojekt fängt im Kopf an und startet mit der Frage: Was möchte ich mit der Digitalisierung erreichen?
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Immer mehr Unternehmen lassen sich aufgrund der Vorteile oder Forderungen am Markt zertifizieren. Dabei werden die in Normen und Gesetzen formulierten Anforderungen meist in spezialisierten Managementsystemen (z.B. QM-System oder...
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Unterschiedliche Szenarien zur Belegscannung
Das Scannen von Dokumenten ist in vielen Unternehmen heute Standard – ob über Multifunktionsgeräte, Arbeitsplatzscanner oder eine zentrale Poststelle, die die Aufgabe übernimmt. Je nachdem, welche...
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Das jüngst verabschiedete IT-Sicherheitsgesetz bringt für viele Unternehmen neue Herausforderungen mit sich. Um die kritischen Infrastrukturen (s. g. KRITIS) des Gemeinwesens zu schützen, sind in Deutschland rund 2000 Unternehmen aufgefordert,...
Mit NINTEX Workflow lassen sich Diese effizient im SharePoint realisieren. NINTEX Workflow erspart aufwändige Programmierleistungen und ermöglicht die Erstellung von Workflows im Drag & Drop Designer. Workflows lassen sich so schnell erstellen...
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"Das beschriebene Vorgehen ist nur logisch, die Notwendigkeit jedem Mitarbeiter bekannt und über das Verfahren ist ja nun auch jedermann informiert. - Damit ist das Thema ein für alle Male erledigt."
Eine Wunschvorstellung für alle, die...
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In der Projektarbeit entstehen viele Dokumente: sei es durch die eigenen Projektmitarbeiter oder durch die Projektpartner. Unterschiedliche Versionen der Dokumente werden ausgetauscht, regelmäßig Aufgabenlisten und Projektpläne aktualisiert,...
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Kennen Sie diese Situation auch? Sie sind unterwegs und Ihnen kommt genau in diesem Moment die Idee, nach der Sie bereits seit Tagen vergeblich suchen. Und wie sollte es auch anders sein? Gerade jetzt haben Sie natürlich weder Zettel noch Stift...
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Managementsysteme - Fluch und Segen zugleich. Und nahezu jedes Unternehmen ist mit ihnen in der jüngsten Vergangenheit mehr oder weniger intensiv in Berührung gekommen. Die bekanntesten Kandidaten hierbei sind sicherlich Qualitätsmanagement,...
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Die digitale Personalakte steht bei vielen Personalchefs aktuell ganz oben auf der Wunschliste. Lange Zeit wurden die Dokumente, die sich im Laufe der Jahre bei einem Mitarbeiter ergeben, in einer klassischen papiergeführten Akte abgelegt. Bei einem...
Die Zusammenarbeit innerhalb von abteilungsübergreifenden Teams stellt insbesondere bei projektorientiert arbeitenden Unternehmen eine große Herausforderung dar. Die Projektmitarbeiter legen die Dokumente in eigenen Filestrukturen auf dem Server ab,...
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Die Wege so mancher Information durch ein Unternehmen sind schon bemerkenswert. Sind die Informationen dann auch noch auf Papier gedruckt, so laufen sie zumal recht abenteuerliche Wege.
Wie es bei der Verarbeitung einer Eingangsrechung...
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... und damit soll nicht auf die Thematik der Datenvervielfältigung gemäß Beitrag "Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist" verwiesen werden. Vielmehr geht es um die zeitliche Dimension, die beim Informationshandling viel zu oft mit...
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In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von...
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Manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die das Leben einfach machen - Stellen Sie sich als betroffener Mitarbeiter oder gar Verantwortlicher im Vertragsmanagement einmal folgende Situation vor: In der Vertragsanbahnung und Erstellung arbeiten Sie...
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Mit Enterprise Content Management aus der Cloud oder als SaaS kommen Unternehmen am schnellsten in Berührung, wenn sie sich mit der E-Mail-Archivierung auseinandersetzen. Hierzu befinden sich am Markt zahlreiche Lösungen, mit der die eigenen...
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Ein recht neuer Blickwinkel entwickelt sich zunehmend auch für das Enterprise Content Management: Cloud Computing bzw. SAAS.
Ein genauerer Blick auf die Lösungen sei beim anhaltenden Cloud-Trend gerechtfertigt. Zunächst einmal gelten die Pros und...
In jedem Unternehmen bestehen die unterschiedlichsten Verträge. Mietverträge, Wartungsverträge, Telefonverträge … der Aufwand, alle Verträge zu organisieren und mit den dazugehörigen Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen zu...
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Die Anforderungen der Unternehmen an die Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Inhalten unterschiedlichster Art werden immer vielfacher und anspruchsvoller. Dezentrale Anwendungsumgebungen und die Notwendigkeit hoher Verfügbarkeit stehen der...
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Das kommt häufiger vor, als manchem Recht ist. Die Verträge in Unternehmen sind unterschiedlich, liegen verteilt in diversen Fachbereichen oder Standorten und nur selten ist das Vertragsmanagement so gut organisiert, dass Fristen zur Wiedervorlage...
Eine Frage, wie sie täglich in den Büros auftaucht. Wo sind bestimmte Rechnungen? Ist die sachliche Prüfung schon abgeschlossen? Wer hat denn diese Rechnung zur Zahlung freigegeben?
Die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen ist nach wie vor mit...
