Microsoft Teams und DMS für sicheres Dokumentenmanagement

Von Martin Pohl

Mit Microsoft Teams erhalten Mitarbeiter im Unternehmen Zugang zu einer Plattform, welche die digitalen Arbeitsweisen verbessert. Mit Teams wird die unternehmenseigene Kommunikation vereinfacht.

Moderne Teams kommunizieren intern mithilfe von Microsoft Teams in Chats anstatt per E-Mail. Dokumente und Informationen werden in Teams-Arbeitsbereichen, anstatt in Windows-Dateistrukturen, organisiert. Die nahtlose Integration der Office-Online Produkte ermöglicht einen ganzheitlichen Ansatz der Zusammenarbeit. Die Nutzung von Social-Media-Funktionen, wie „Likes“ oder „Emojis“, führen zur Verbindung von Spaß und Effizienz bei der täglichen Arbeit.

Lesetipp aus unserer Unternehmensgruppe: Implementierung von Microsoft Teams bei Coroplast

Mit zusätzlichen Apps zu noch mehr Produktivität im Unternehmensalltag

Microsoft Teams ist beliebig erweiterbar. Mit der Hinzunahme weiterer Apps können zusätzliche Funktionen in Teams integriert werden. Unternehmensspezifische Anforderungen, die über den Teams-Standard hinaus gehen, werden durch ein reiches Angebot an Zusatzapps bestmöglich erfüllt. Somit lassen sich teaminterne Umfragen, Auswertungen oder Projektmanagement-Funktionen im Handumdrehen innerhalb von Teams erledigen.

Integration von DMS in Microsoft Teams

Als Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bietet CONTENiT nun auch eine Lösung zur Archivierung archivierungspflichtiger Dokumente im Zusammenspiel mit Teams. Belege, wie Angebote oder Rechnungen, werden sicher archiviert und sind jederzeit schnell abrufbar – auch innerhalb von Microsoft Teams. Bei Bedarf erfolgt die Archivierung der Belege auch automatisiert per Schnittstellen zu den führenden Systemen (ERP,CRM,...).

Durch integrierte Funktionen, wie einer Versionisierungsfunktion oder der Ablage in revisionssicheren Formaten, werden die Dokumente im DMS jederzeit sicher und transparent auch gegenüber Dritten, wie z.B. Wirtschaftsprüfern, nachgehalten. Damit der Zugriff auf die revisionssicher archivierten Dokumente auch aus Microsoft Teams ermöglicht wird, hat die CONTENiT hierfür eine Integration geschaffen.

Teams und DMS jetzt gemeinsam nutzen - Praxisbeispiele

Mit der Integration für Microsoft Teams haben Anwender in Zukunft die Möglichkeit, Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-System direkt in Teams zu teilen. Aufwändige Archivrecherchen entfallen. Dokumente werden im DMS mit wenigen Mausklicks gefunden und dank der Teilen-Funktion in einen Teams-Channel oder in einen Direktchat geteilt. Wichtige Belege sind so jederzeit im Handumdrehen für alle innerhalb von Microsoft Teams verfügbar.

 

Dokumente im DMS aufrufen und in Teams teilen

Abb.1:  Recherchierte Dokumente können per Teams-Button direkt in Teams geteilt werden.

 

Eine Teams-Nachricht mit zum geteilten Dokument hinzugeben? Kein Problem. Füllen Sie das Teams-Chatfenster direkt beim Teilen des Dokumentes aus und der entsprechende Channel oder Direktchat werden automatisch mit Ihren Hinweisen angereichert. Auch Notizen oder Annotationen direkt auf den Dokumenten sind, dank DMS-Funktionen, revisionssicher nutzbar.

Gerade im Hinblick auf das gemeinsame Zusammenarbeiten an archivierungspflichtigen Dokumenten wird das Teilen von wichtigen Dokumenten durch das Zusammenspiel von ECM/DMS und Teams noch einfacher. Teams Anwender können wichtige Dokumente schnell und bequem einsehen. Gleichzeitig liegen die Dokumente im sicheren Dokumentenarchiv, sodass rechtliche oder compliance-bedingte Regelungen stets eingehalten werden.

Ablage von Dokumenten direkt aus Teams

Genauso einfach, wie das Aufrufen von Archiv-Dokumenten in Teams ist auch die Ablage von neuen Dokumenten direkt aus Microsoft Teams heraus. Durch die beidseitige Integration von DMS und Teams können Anwender neue Dokumente innerhalb von Microsoft Teams ablegen, scannen, recherchieren oder an Dokumentenworkflows teilnehmen. Somit sind die typischen Mehrwerte einer Enterprise Content Management (ECM)-Lösung in einer Integration inbegriffen!

 

ECM-Integration in Teams: Ablage, Suche, Aufgaben und Scannen

Abb. 2: CONTENiT ECM-Integration in Teams: Ablage, Suche, Aufgaben und Scannen

Fazit:

Rechtskonforme und sichere Archivierung von archivierungspflichtigen Dokumenten hat längst nicht mehr den angestaubten Ruf von damals. Abschließbare Rollcontainer und unbeliebte Archivräume mit unzähligen Ordnern werden durch das Arbeiten mit modernen DMS-Lösungen ersetzt. Durch die nahtlose Zusammenarbeit mit dem täglichen Kommunikationstools von Microsoft Teams erhalten Unternehmen eine 360-Grad Lösung für den effizienten und sicheren Umgang mit Dokumenten und Informationen.

Sie wollen mehr zu Ihren Möglichkeiten der ECM Integration in Teams erfahren? Wir beraten Sie gerne:

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