Das mobile und standortunabhängige Arbeiten gewinnt auch in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Heutzutage ist es häufig völlig egal, ob der Arbeitnehmer in einem Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen angestellt ist, er persönlich aber in Bayern beheimatet ist. Aufgrund des digitalen Wandels und des aufgerufenen digitalen Zeitalters hat sich die Kommunikation im Allgemeinen sehr stark verändert. Die Vielzahl an Kommunikationsplattformen wächst rasant an. Schon heute kann über Messenger, SMS, E-Mail oder Social Media-Kanäle kommuniziert werden. Hin und wieder flattert zudem auch noch der klassische Brief ins Haus. Die Masse an zu verarbeitenden Informationen nimmt zu und beschäftigt jeden Einzelnen tagtäglich. Das erfordert schon im privaten Bereich zunehmend Organisationsgeschick, wird im Unternehmen aber erst recht zur Herausforderung. Der heutige Blogartikel stellt Möglichkeiten zur Verbesserung der internen Unternehmenskommunikationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dar.
Definition einer zentralen, transparenten Kommunikationsplattform
Dateninseln, welche in keiner Verbindung zueinander stehen, sollten dringend vermieden werden. Ein Kernproblem der wachsenden Digitalisierung ist die Vielzahl an Kommunikations-Tools. So existieren in den allermeisten Unternehmen ERP-, Fibu- und HR-Systeme, die für unterschiedliche Fachabteilungen des Unternehmens eine unterschiedliche Relevanz und Wahrnehmung haben. Dementsprechend nutzen die Teammitglieder der Abteilung vornehmlich auch das für sie führende System zur Kommunikation – wer will es ihnen auch verdenken. Dadurch bilden sich aber schnell Dateninseln, weil nicht alle Informationen für sämtliche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Verfügung stehen. Dies behindert die interne Kommunikation innerhalb der Organisation extrem.
Den größten Anteil der Dateninseln macht hier sicherlich das E-Mail Programm aus und damit die individuellen elektronischen Postfächer der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jeder einzelne Angestellte hat für sich in seinem E-Mail Programm eine eigene Ablagelogik und Form der Archivierung gefunden, die ihn gut durch den Arbeitsalltag kommen lässt. Jedoch verstehen andere Teammitglieder diese Ablagelogiken noch lange nicht, bzw. haben gar nicht erst Zugriff auf das Mitarbeiterpostfach. Dies wird insbesondere in Krankheits- oder Urlaubsvertretungen zum Problem.
Hier kann die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems, vor allem als führendes System, erhebliche Mehrwerte bieten und enorme Abhilfe schaffen. Dank der Bildung digitaler Akten können Dokumente zu jeder Zeit im richtigen Sachzusammenhang abgelegt werden. Sind die Informationen des Belegs auch für andere Fachabteilungen und damit auch für andere Akten relevant, so können diese bequem und einfach dorthin verknüpft werden. Eine Mehrfachablage oder Kopie des Dokuments entfällt. Jedes Dokument muss in einem DMS nur ein einziges Mal archiviert werden und kann dann beliebig oft in den jeweiligen Sachzusammenhang verknüpft werden.
Abb.1: Ein DMS als zentrale, führende Kommunikationsplattform bringt dem Unternehmen mehr Transparenz und Effizienz in den Geschäftsprozessen
Dank der Offenheit einer digitalen Lösung zum Dokumentenmanagement was Schnittstellen angeht, lassen sich ebensolche zu führenden Systemen realisieren. Aus den führenden Systemen heraus, beispielweise einem ERP-System, können Dokumente und deren Informationen automatisiert im Archiv des DMS abgelegt werden. Somit stehen diese zentral zur Verfügung.
Häufig besteht zudem innerhalb des DMS die Möglichkeit, Kommunikation „am Dokument“ stattfinden zu lassen. So existiert zum Beispiel eine Notiz-Funktion zu jedem Dokument oder zu jeder Akte. Aber auch im Workflow können Rückfragen gestellt werden. Alle Anmerkungen dort werden zu jeder Zeit dokumentiert, protokolliert und sind im Anschluss auch archiviert aufzufinden.
Weiterhin kann zum Beispiel auch eine konkrete Aufgabe zu einem Dokument an Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen erstellt werden.
Das führt dazu, dass alle Angestellten, die die Berechtigung haben, auf das Dokument zuzugreifen, die Kommunikation am Dokument verfolgen und nachvollziehen können. Natürlich können auch sie in dem Fall zur Kommunikation beitragen. Der große Vorteil der zentralen Kommunikation über ein DMS am Dokument oder an der Akte besteht darin, dass die Anwendung nicht gewechselt werden muss. Dies erhöht die Effizienz und Transparenz der Kommunikation signifikant.
Gezielte Lenkung von Informationen durch Workflows
Nachdem die Dokumente im zentralen Archiv des Dokumentenmanagement-Systems abgelegt und archiviert worden sind kann der Informationsfluss innerhalb des DMS mittels Workflows gezielt gesteuert und somit durch das Unternehmen gelenkt werden. Es lässt sich genau definieren, wer an den einzelnen Workflowschritten partizipieren soll, wer Sie bearbeiten soll oder wer lediglich über diese Information in Kenntnis gesetzt werden soll. Digitale Workflows bringen wiederum den unverkennbaren Mehrwert der Transparenz mit sich und punkten mit einer erheblichen Effizienz. Denn dank der Digitalisierung von Prozessen werden Durchlaufzeiten drastisch reduziert und alle beteiligten und berechtigten Anwenderinnen und Anwender sind zu jeder Zeit über den Stand der Bearbeitung informiert.
Abb.2: Digitale Workflows verschlanken die Geschäftsprozesse im Unternehmen enorm
Begonnen werden kann hier schon mit der Digitalisierung des Posteingangs, also bereits zu dem Zeitpunkt, an dem das Dokument das Unternehmen erreicht. Hier entstehen häufig schon die ersten Liegezeiten im Arbeitsablauf. Klassischerweise muss zunächst geklärt werden, wer die Empfängerin oder der Empfänger der Eingangspost sein soll. Das heißt, die Post muss zunächst vorsortiert und dann manuell im Unternehmen verteilt werden. Sind die zuständigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer krankheits- oder urlaubsbedingt nicht am Arbeitsplatz, verbleiben die Belege häufig auf den Plätzen ohne bearbeitet zu werden. Häufig kommt es beim manuellen Transport der Post auch dazu, dass diese ganz verloren gehen. Es ist auf jeden Fall zu jeder Zeit sehr intransparent, wo sich das entsprechende Dokument gerade befindet.
Abb.3: Der Prozess vom digitalen Posteingang
Die Vorteile der digitalen Posteingangsbearbeitung liegen auf der Hand. Werden die Belege digital an die jeweiligen Fachabteilungen zugestellt, sind die Informationen für die Empfänger in Sekundenschnelle verfügbar. Hier kann sogar die Zustellung der Eingangspost an mehrere Fachabteilungen gleichzeitig erfolgen. Dank der OCR-Verarbeitung werden die Dokumente volltextindexiert und können so innerhalb kürzester Zeit im Archiv durchsucht und wieder auffindbar gemacht werden. Zudem werden sämtliche Eingangsbelege automatisch nach vordefinierten Regeln oder auch manuell via diverser Ablagemöglichkeiten archiviert. Mehr über den genauen Ablauf des digitalen Prozesses können Sie hier lesen.
Ein weiteres Beispiel für einen Workflow, der in den Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Dieser Prozess ist aufgrund der Komplexität und der Beteiligung mehrerer Fachabteilungen sehr kosten- und zeitaufwändig. Dank der digitalen Abbildung der Prozesse und der klaren Zuordnung der Bearbeiter können hier die Durchlaufzeiten aber drastisch gesenkt werden und im Gegenteil sogar Skontoerträge generiert werden. Der Arbeitnehmer freut sich über zügige, schlanke Prozesse. Der Arbeitgeber freut sich über die Kostensenkung des Prozesses und den Gewinn von Skontobeträgen – eine Win-win Situation für das gesamte Unternehmen.
Fazit
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als zentrale Informationsplattform ermöglicht eine effizientere und transparentere Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens. Sämtliche für die Organisation relevante Dokumente werden strukturiert und im richtigen Sachzusammenhang archiviert. Dank der Open-Source-Technologie ist die Anbindung an Ihre führenden Systeme zu jeder Zeit möglich.
Kontaktieren Sie uns sehr gerne, sollte bei Ihnen ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) eingeführt werden. Wir stellen Ihnen unsere digitale Lösung und die dazugehörigen Workflowprozesse sehr gerne in einer unverbindlichen Präsentation vor. Kommen Sie gerne auf uns zu!
