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Digitaler Urlaubsantrag

Mit den Dokumentenmanagementlösungen von netgo gestalten Sie die Erfassung und Bearbeitung Ihrer Urlaubsanträge schnell und effizient. Unsere digitalen Urlaubsantragsworkflows minimieren Bearbeitungszeiten und erhöhen die Transparenz. Der Status und Bearbeitungsstand Ihrer Anträge ist jederzeit klar und übersichtlich einsehbar. Dank der Benachrichtigungen per Postkorberinnerung oder E-Mail werden Prozesse weiter vereinfacht, was nicht nur reichlich Papierkosten sondern auch Zeit einspart!

Stressfreie Urlaubsplanung in 3 Schritten:

  1. Einreichung des Antrags: Mitarbeitende reichen ihre Urlaubswünsche über ein digitales Formular ein, das sowohl vom Arbeitsplatz als auch von mobilen Endgeräten zugänglich ist. 
  2. Prüfung durch den Vorgesetzten: Sobald der Antrag eingereicht wird, erhält der Vorgesetzte eine Benachrichtigung per d.velop documents-Postkorb und optional per E-Mail. Der Vorgesetzte kann den Urlaubsantrag über das System einsehen und diesen dann freigeben oder ablehnen.
  3. Benachrichtigung und Weiterleitung an die Personalabteilung: Der Arbeitnehmer erhält umgehend eine Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung seines Urlaubsantrags. Bei Genehmigung wird der Antrag zudem direkt an die Personalabteilung weitergeleitet.
  • Kürzere Bearbeitungszeiten: Der automatisierte Urlaubsantrag verkürzt die Kommunikationswege, erleichtert den Prozessantrag und verringert so den Arbeitsaufwand.
  • Transparenz: Der Status und der Bearbeitungsstand sind zu jeder Zeit durch die übersichtlichen Prozessabläufe einsehbar.
  • Geringere Prozesskosten: Durch die Digitalisierung des Prozesses wird dieser vereinfacht und beschleunigt. 
  • Nachvollziehbar: Durch Verknüpfen eines Antrags in die Personalakte bleibt jeder Antrag auch nach dem Urlaub recherchierbar.

Vorteile des digitalen Urlaubsantrags im Überblick

Einheitliches, einfaches Formular für alle

Lediglich durch die Angabe von Start- und Enddatum des gewünschten Urlaubs und gegeben falls eine Eintragung zu Ausgleich oder Sonderurlaub ist das Formular ausgefüllt. Das System berechnet automatisch die Anzahl der Urlaubstage und aktualisiert die noch verbleibenden Tage.

Leichte Bedienbarkeit

Durch übersichtlich gehaltene Oberflächen werden Arbeitsschritte verkürzt. In Auswahlfeldern werden nur die Informationen abgefragt, die zwingend benötigt werden. Der Vorgesetzte erhält die hinterlegten Informationen und kann zwischen den beiden Aktionen „Ablehnen“ oder „Genehmigen“ wählen.

Direkte Ablage in der digitalen Personalakte

Bereits mit Erstellung des Antrages und somit Initiierung des Workflows durch den Mitarbeiter wird das Dokument direkt im digitalen Archiv des d.velop documents-Systems abgelegt und mit der Personalakte des Mitarbeiters verknüpft. Sowohl die Personalabteilung als auch der betreffende Mitarbeiter sehen so alle bereits gestellten Urlaubsanträge übersichtlich strukturiert in der digitalen Personalakte.

Automatische Information der HR-Abteilung

Nach Freigabe des Antrages durch den Vorgesetzten geht der Workflow automatisch zur Kenntnisnahme nicht nur an den antragsstellenden Mitarbeiter, sondern auch an die Personalabteilung. Das Urlaubskonto wird mit den Informationen aus dem Workflow automatisch im HR-System aktualisiert.

Wer profitiert von digitalen Urlaubsanträgen?

Alle Beteiligten im Urlaubsantragsprozess profitieren von der digitalen Bearbeitung!

Der Antragstellende profitiert von einer schnellen Rückmeldung, wodurch die Urlaubsplanung erleichtert wird. Digitale Anträge ermöglichen auch die unkomplizierte Realisierung kurzfristiger Urlaubswünsche, da der Genehmigungsprozess wesentlich effizienter abläuft.

Der Genehmiger erhält eine transparente und effiziente Möglichkeit, seine Aufgaben zu erfüllen. Zusätzlich bietet das digitale System die Möglichkeit, Anträge auch mobil zu bearbeiten, was eine höhere Flexibilität und Effizienz ermöglicht.

Die Personalabteilung wird durch das automatisierte Verfahren entlastet. Dank der Integration in die Personalbuchhaltungssoftware können Urlaubsdaten einfach abgerufen und aktualisiert werden, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Mehr dazu in unserem Blogbeitrag: Digitale Urlaubsantragsbearbeitung - was hat mein Unternehmen davon?

Warum netgo für Ihre digitalen Urlaubsanträge die richtige Wahl ist

Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich ECM & DMS unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen. Mit unserer fortschrittlichen Technologie und benutzerfreundlichen Plattform machen wir den Prozess der Urlaubsantragstellung und -genehmigung für alle Beteiligten einfacher und effizienter. Unsere Lösungen bieten nicht nur eine schnelle und transparente Bearbeitung, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende Personalverwaltungssysteme. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern spart auch wertvolle Zeit und Ressourcen. Mit netgo erhalten Sie eine verlässliche, innovative Lösung, die den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Wir beraten Sie gerne zu passenden Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen.

 

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Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.