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Digitale Akten

Das digitale Archiv macht Schluss mit der Zettelwirtschaft!

Dokumente und Informationen dank digitaler Akten der CONTENiT blitzschnell finden.
Unabhängig von Zeit und Ort - am Desktop, mit dem Browser, mit einem Klick in Ihrem ERP oder mit der App.

 

 

Mehr Effizienz in der Aktenführung

Mit den digitalen Akten der CONTENiT optimieren Sie Ihre unternehmenseigenen Prozesse. Vereinfachen Sie die Aufgaben und Anforderungen rund um das Verwalten Ihrer Dokumente. Behalten Sie auch komplexe Dokumentenstrukturen einfach und effizient im Überblick. 

 

 

Mehrwerte digitaler Akten

  • digitale Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Akten
  • Langzeitaufbewahrung im digitalen Archiv in revisionssicheren Formaten
  • Transparenter Zugriff auf Akten und Dokumente, unabhängig von Zeit und Ort
  • Abschaffung von Dokumentensilos und redundanter Informationsvorhaltung

Vielfalt der digitalen Akten

 

 

KundenakteKundenakte_weiß(MP)

Kundenakte

Lieferantenakte

Lieferantenakte

 

Projektakte

Projektakte

 
Auftragsakte
 
Auftragsakte
 
Fertigungsakte
 
Fertigungsakte
 
Reklamationsakte
 
Reklamationsakte
 
 
KFZAkte
 
KFZ Akte
Qualitätsmanagementakte
 
Qualitätsmanagementakte
Produktakte
 

Produktakte

 

 

 

 

Funktionsweise digitaler Akten

Durch den Einsatz digitaler Akten werden Dokumente standortunahbhängig verfügbar gemacht - und das komplett digital.

Dokumente werden entlang des digitalen Aktenplans in den richtigen Sachzusammenhang verknüpft, so dass abteilungsübergreifend danach recherchiert werden kann. Durch unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten werden nutzerspezifische Arbeitsweisen unterstützt. Ein zugrunde liegendes digitales Archiv bietet darüber hinaus für jeden Dokumententyp die passende Erfassungs- und Erkennungsmethode. Anhänge von E-Mails finden dadurch genauso den Weg in die richtigen Akten, wie die eingescannte Hauspost!

 

 

 

 

 

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In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten

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Digitale Kundenakte

 

Die digitale Kundenakte stellt Ihnen zu jeder Zeit alle Dokumente rund um Ihre Kunden im passenden Kontext zur Verfügung. Die elektronische Kundenakte bietet Übersicht zu allen Kundenvorgängen, egal über welche Kommunikationskanäle sie auch stattfinden. Somit haben Sie direkten Zugriff auf Angebote, Lieferscheine, Rechnungen oder sonstigen Schriftverkehr. Und das Ganze schnell, intuitiv und effizient. Informationssilos in verschiedenen Applikationen werden vermieden.

 

 
 Kundendokumente
 
Bündelung aller relevanten Kundendokumente und -informationen
 
 

 

 einheitliche Oberfläche

Zentrale, ganzheitliche, intuitive Oberfläche

 

 
sicherer Aktenzugriff
 

Sicherer Aktenzugriff durch individuelles Rechtekonzept

 
 
 
 

Mehr Servicequalität im Umgang mit Kunden

Die effiziente Nutzung Ihrer Kundendatenbank in Form digitaler Akten steigert Ihre Auskunftsfähigkeit gegenüber Ihrer Kunden. Seien Sie besser vorbereitet auf Rückfragen oder Wünsche zu bestimmten Vorgängen! Mit der digitalen Kundenakte können Sie Kundenanfragen umgehend und vor allem standortunabhängig bearbeiten. Auch die Implementierung anderer Systeme, wie z.B. einem ERP-System, und deren Abgleich ist möglich. Das Kramen in Aktenordnern eines zentralen Papierarchivs entfällt. 

  • Schnelle Informationsbereitstellung
  • Zeitersparnis beim Recherchieren von Vorgängen
  • Implementierung weiterer Systeme möglich

 

 

Digitale Kundenakte als Wettbewerbsvorteil

Unsere digitale Kundenakte ermöglicht effizientes Arbeiten mit den Geschäftsdokumenten Ihrer Kunden. Digitale Workflows machen effiziente Teamarbeit möglich. Sie sparen Zeit, die durch ineffiziente, hausinterne Kommunikation verloren gehen würde. So haben Sie einen Zeitvorsprung gegenüber der papierbasierten Konkurrenz. Verknüpfen Sie Dokumente in andere Akten, um eine Projektakte zu aktualisieren, ohne unnötige Kopien zu erstellen. Das reduziert Kosten und stärkt Ihre Wettbewerbspositionen.

  • Mehr Platz und weniger Kosten durch weniger Papier
  • Systemübergreifende Informationsbereitstellung
  • Effizientes Arbeiten mittels digitaler Workflows

 

 

 

Erfahren Sie im Live-Webinar mehr zu den digitalen Akten der CONTENiT

 

 

 

 

Digitale Projektakte

 

Die digitale Projektakte unterstützt Sie bei der Verwaltung aller relevanten Unterlagen und schafft Transparenz, die für eine optimale Projektorganisation wichtig ist. Erhalten Sie ein digitales Ablagesystem, das in der Handhabung dem Pendant der Papierakte gleicht, jedoch besondere Mehrwerte mit sich bringt.

 

 
 
Projektakte
 

Kompletter Überblick über alle projektbezogenen Unterlagen

 

Projektdarstellung
 

Transparente und strukturierte Darstellung für alle Projektbeteiligten

 

Standortunabhängig
 

Personen-, Abteilungs- und Standortunabhängikeit

 

 

Finden statt Suchen

Mit elektronischen Projektakten arbeiten Sie produktiver. Behalten Sie stets den Überblick über alle Dokumente, die ein bestimmtes Projekt betreffen. Über intuitive und detaillierte Recherchemöglichkeiten kann jeder Projektteilnehmer zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf aktuelle Projektunterlagen zugreifen. Ein zentraler Dokumenten- und Informationspool bietet hier nicht nur Service sondern auch erhebliches Einsparungspotential. Unabhängig vom Ersteller und dessen EDV-Lösung werden in einer digitalen Projektakte alle Informationen anwenderfreundlich zusammengestellt.

  • Frei konfigurierbare Workflows
  • Verknüpfungen zu anderen E-Akten
  • Änderungshistorie für mehr Sicherheit

 

 

Schnell und sicher zum Projekterfolg

Digitale Workflows, Fristenmanagement und Benachrichtigungsfunktionen tragen dazu bei, dass Projektarbeiten effizienter voranschreiten. In digitaler Form haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu aktualisieren, so dass alle Projektbeteiligten direkten Einblick auf den aktuellsten Stand des jeweiligen Dokumentes erhalten. Das erspart zeitaufwändige Kommunikation. Verwalten Sie Ihre Projektdokumente stets in revisionssicherem Zustand. Gerade sensible Dokumente können mit unserer digitalen Projektakte sicher verwaltet werden. Durch das hochgranulare Rechtevergabesystem erhalten nur diejenigen Einblicke in digitale Projektakten, die dazu berechtigt sind.

  • Revisionssichere Dokumentenhaltung
  • Versionierungsfunktion
  • Individuelle Rechtevergaben

 

Mehr dazu in unserem Blog: Besserer Überblick mit der digitalen Projektakte

Zum Blogbeitrag

 

 

 

Referenzen

 

Erfahren Sie in unserem Blog mehr zu digitalen Akten der CONTENiT