Digitale Gehaltsabrechnung

Kosteneinsparung

Ausgaben für Papier, Druck, Kuvertierung und Versand entfallen

Zeitersparnis

Ablage von Papierdokumenten entfällt, Dokumente lassen sich elektronisch schnell mit Institutionen teilen

Höchste Sicherheitsstandards

Deutsches Rechenzentrum; asymmetrische Verschlüsselung nach Public/Private Key Verfahren im Zustellungsprozess

Hybride Zustellung möglich

Versand an Empfänger*innen auch postalisch, wenn gewünscht

KOSTENLOSES WHITEPAPER
Digitale Gehaltsabrechnung

Die Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung bringt nicht nur dem Unternehmen erhebliche Mehrwerte, sondern entlastet auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus der Buchhaltung und natürlich auch den Empfängerinnen und Empfängern. Erfahren Sie im Whitepaper alles Wichtige zur elektronischen Zustellung der Gehaltsabrechnungen.

Der gesamte Prozess lässt sich in 3 Schritte gliedern

1. Zunächst werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen wie gewohnt im HR-System erstellt.
   
   
2. Danach werden die Dokumente verarbeitet. Das heißt anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen wie z.B. der Personalnummer werden die Abrechnungen verarbeitet und automatisch zugestellt. Hierzu muss jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, der an der Lösung partizipieren möchte, seine digitale Postbox individuell einrichten. Dreh- und Angelpunkt ist hier die Softwarelösung d.velop postbox. Empfangende Personen hinterlegen ihre private E-Mail-Adresse sowie weitere persönliche Daten. Fortan können Dokumente rechtssicher empfangen und aufgerufen werden.
   
   
3. Schritt des Zustellungsprozesses der Dokumente. Die digitale Zustellung erfolgt dabei sofort. Gleichzeitig wird ein Nachweis über die erfolgreiche Zustellung geliefert. Empfängerinnen und Empfänger können die Dokumente ab sofort per App oder Web abrufen. Der Hersteller der Lösung übernimmt auf Wunsch den postalischen Versand bei „nicht digitalen“ Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.

Mit Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung lassen sich Kosten im Unternehmen deutlich reduzieren, denn durch die digitale Zustellung fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto und Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weg. Die Lösung d.velop postbox kann problemlos an gängige Systeme wir zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics oder Sage angebunden werden. Wie bisher auch, erfolgt die Erstellung der HR-Dokumente in Ihrer führenden HR-Software. Danach wird die Gehaltsabrechnung digital an die Softwarelösung zur Gehaltsabrechnung übermittelt. 

Dank hybrider Zustellmöglichkeiten können die Angestellten weiterhin entscheiden, ob die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch zugestellt werden soll. Nachdem die HR-Dokumente auf digitalem Weg übermittelt worden sind, gibt es zwei Wege – die digitale und/oder die postalische Zustellung. Die digitale Zustellung kann dabei sofort erfolgen, die Zustellung per Post inklusive Vorarbeiten (Druck, Kuvertierung und Frankierung) kann wie bisher erfolgen oder aber auch von uns übernommen werden.

Für das Unternehmen und Personalabteilung

• Kosten- und Zeitersparnis
• Rechtssicherheit
• Entlastung der Personalabteilung
• Intuitive Bedienung

Für den Empfänger

• Standort- und zeitunabhängiger Zugriff
• Vermeidung voller Papierordner
• Sicherer, kostenfreier Speicherplatz in deutschem Rechenzentrum
• Digitale Gehaltsabrechnung als Chance – hybrider Postdienst möglich

Gehaltsabrechnung aus der App

Die gesamte Prozesskette der Zustellung von Gehaltsabrechnungen wird durch die Software-Lösung erheblich verkürzt. Der Erstellprozess bleibt in Ihrem gewohnten HR-System, wie SAP, Microsoft Dynamics oder SAGE, unverändert. Auch die Ablage in Ihrem Archiv folgt dem üblichen Muster. Einzig der Zustellvorgang ändert sich. Statt die Gehaltsabrechnung physisch auszudrucken, legen Sie die Abrechnung sozusagen direkt in die digitale Postbox des jeweiligen Mitarbeiters. d.velop postbox ordnet die Abrechnung zu und überträgt diese an die App.