Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten

Dokumentenarchivierung

Digitale Archivierung von Dokumenten - schnell finden statt lange suchen

 

 

Dokumentenarchivierung Übersicht

Suchen und Finden

Schnelles Finden von Dokumenten, Informationen, Belegen und Akten

 

Rechteverteilung bei Archivierung

Individuelles Rechtekonzept

Gleichzeitiger und sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente

 

Standortunabhängig Dokumente archivieren

Standortunabhängig

Informationen und Dokumente standortunabhängig nutzen

 

leftimg halfimg d.3 Einfeldsuche zu archivierten Dokumenten

Digitale Archivierung

Die digitale Archivierung von Dokumenten und Belegen ermöglicht eine einfache Suche nach Informationen. Durch das schnelle Finden von Dokumenten werden Recherchezeiten reduziert. Dokumente können dabei nach zugehörigen Metainformationen wie beispielsweise dem Kundennamen oder dem Belegdatum gefunden werden. Bei der elektronischen Ablage können Belege häufig ebenso nach Inhalten gefunden werden. Die Dokumentensuche gestaltet sich bei der digitalen Archivierung somit einfach und effizient.

 

Download Broschüre: Dokumentenarchivierung

 

 

Unsere Webinare zum Thema Dokumentenarchivierung

 

Revisionssicher archivieren

Revisionssichere Archivierung

Die Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Dokumente und Informationen über einen Zeitraum von 10 oder mehr Jahren aufzubewahren. Dabei gelten unterschiedliche rechtliche und regulative Vorgaben für die Aufbewahrung.

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Über die kaufmännischen Aufbewahrungsfristen hinaus gibt es aber auch viele andere Gründe für Unternehmen, Dokumente für einen langen Zeitraum verfügbar zu halten - beispielsweise die Dokumentation langlebiger Maschinen und Anlagen.

 

 

Digitale Archivierung spart Zeit und Geld

 

 

Schnelle Archivierung von Dokumenten

Kürzere Bearbeitungszeiten

 

Kostenersparnis der Archivierung

Geringere Bearbeitungskosten

 

Versionierung digitaler Dokumente

Versionierung

 

 

Durch den Einsatz elektronischer Archive gehört die zeit- und kostenintensive Suche nach Papierbelegen der Vergangenheit an. Zudem werden durch eine optimale elektronische Ablage im Archivierungssystem Mehrfachablagen vermieden und somit bekannte redundante Ablagen aufgelöst. Das versetzt Anwender in die Lage, auf eindeutige Informationsstände zurückzugreifen und die richtigen Informationen zu nutzen.

Digitalisierung der Dokumente von überall

Dokumente ortsunabhängig nutzen

 

Die digitale Ablage ermöglicht zudem den zeitgleichen Zugriff auf Belege durch mehrere Anwender - auch an unterschiedlichen Standorten. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumenten-Logistik und schaffen zugleich mehr Transparenz in der Informationsorganisation.

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Mit der digitalen Archivierung stellen Sie Dokumente und Informationen auf Wunsch unabhängig von Zeit und Ort Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

 

 

 

Dokumentenarchivierung - Highlights im Überblick

 

Kostenersparnis elektronische Archivierung

Zeit-, Platz- und Kostenersparnis

Weniger Recherchezeiten und reduzierte Aufbewahrungskosten von Dokumenten durch geringere Archivkosten. Schnellere Bearbeitungszeiten führen zu reduzierten Personalkosten.

Rechnungen archivieren

Gesetzliche Anforderungen

Durch die digitale Dokumentenarchivierung decken Sie rechtliche Anforderungen (z.B. GoBD) und auch Compliance-Anforderungen ab.

Akten digitalisieren und archivieren

Zentrale Wissensbasis

Digital archivierte Akten und Dokumente in einem DMS bilden eine zentrale Plattform. Dadurch wird eine ganzheitliche Betrachtung verschiedener Sachzusammenhänge ermöglicht.

Workflow zur Digitalisierung von Dokumenten

Dokumentenbasierte Prozesse

Digitale Workflows automatisieren Prozesse digital archivierter Belege und erhöht die Effizienz. Digitale Archivierung direkt in digitale Akten erhöht die Transparenz.

Standortunabhängiger Zugriff auf archivierte Unterlagen

Standortunabhängiges Archiv

Einmal digital archiviert, überall abrufbar. Egal ob vom PC, vom Tablet oder per Smpartphone. Der Zugriff auf ein digitales Archiv erfolgt plattformunabhängig.

Papiere digitalisieren für die Umwelt

Beitrag zur Umwelt

Last, but not least: weniger Papier, bedeutet weniger Belastung für die Umwelt durch Verbrauch von Holz, Energie und Wasser. Ein Beitrag zum Schutz der Umwelt.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog