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Dokumentenarchivierung

Effektive Dokumentenarchivierung ist essentiell, um stets den Überblick über Ihre Unterlagen zu wahren. Unsere digitale Lösung zur Dokumentenarchivierung ermöglicht es Ihnen, Zeit und Ressourcen effizient einzusetzen und die Effektivität Ihrer Dokumentenverwaltung signifikant zu erhöhen. Überwinden Sie die Hindernisse manueller Dokumentensuche und erleben Sie eine einfache Informationsgewinnung, Flexibilität durch ortsunabhängiges Arbeiten und eine gesetzeskonforme, sichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Digitale Archivierung von Dokumenten - schnell finden statt lange suchen

Die Suche nach Dokumenten kann oft zeitaufwendig und kostspielig sein, was den Arbeitsablauf stört. Unsere fortschrittliche digitale Archivierungslösung zielt darauf ab, Ihnen genau dieses Problem zu ersparen. Mit unserem elektronischen Archivsystem wird die umständliche Suche nach Papierdokumenten überflüssig. Sie können Dokumente sicher speichern und dabei jederzeit schnell und einfach darauf zugreifen. Dies ermöglicht Ihren Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort – sei es im Büro, im Homeoffice oder an anderen globalen Standorten – problemlos auf digital archivierte Dokumente zuzugreifen.

Unsere integrierte Suchtechnologie erlaubt es Ihnen, Dokumente blitzschnell nach Inhalt, Metadaten oder anderen Kriterien zu finden. Dadurch wird die Effizienz in der Dokumentensuche und -verwaltung deutlich gesteigert und Mehrfachablagen vermieden. Zusätzlich bieten wir umfassende Sicherheitsmaßnahmen und Verfahren, um die Einhaltung gesetzlicher und regulativer Anforderungen bei der Dokumentenaufbewahrung zu garantieren. So können Sie Ihre Dokumente langfristig sicher und regelkonform aufbewahren.

  • Organisation und Klassifizierung von Dokumenten

  • Sicherheit und Datenschutz von Dokumenten

  • Schaffung eines reibungslosen Austausches von Dokumenten

  • Langfristige Aufbewahrung und Archivierung

  • uvm.

Funktionen der Dokumentenarchivierung

1. Dokumentenerfassung

Der erste Schritt in der digitalen Archivierung besteht darin, physische Dokumente in digitale Formate zu konvertieren. Dies kann durch Scannen oder Fotografieren erfolgen. Die erfassten Dokumente werden dann in digitale Dateien umgewandelt, die gespeichert werden.

2. Metadaten und Indexierung

Jedes digitale Dokument wird mit Metadaten versehen, die Informationen wie den Dateinamen, das Erstellungsdatum, den Autor und andere relevante Daten enthalten. Diese Metadaten werden verwendet, um die Dokumente zu kategorisieren und zu indexieren, damit sie leichter gefunden werden können.

3. Sichere Speicherung

Die digitalen Dokumente werden sicher auf Servern oder in Cloud-Speichern gespeichert. Diese bieten Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.

4. Suchfunktionen

Eine der wichtigsten Funktionen der digitalen Archivierung ist die leistungsstarke Suchfunktion. Benutzer können nach Dokumenten suchen, indem sie Schlagwörter, Kategorien oder Metadaten verwenden. Die intelligente Suchtechnologie ermöglicht es, Dokumente schnell und präzise zu finden.

5. Zugriffskontrolle

Die digitale Archivierung bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren. Unternehmen können festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und welche Berechtigungen sie haben. Dies gewährleistet die Sicherheit und den Datenschutz der Dokumente.

6. Langzeitaufbewahrung

Die Lösungen zur digitalen Archivierung sind darauf ausgelegt, Dokumente über lange Zeiträume hinweg sicher aufzubewahren. Dies ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung zu erfüllen und wichtige Informationen langfristig verfügbar zu halten.

7. Integration in Arbeitsabläufe

Die digitalen Archivierungssysteme können nahtlos in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens integriert werden. Dies erleichtert den Zugriff auf Dokumente während der täglichen Geschäftstätigkeiten, ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und fördert die Zusammenarbeit im Team.

Die Vorteile der Dokumentenarchivierung auf einen Blick

Zeit-, Platz- und Kostenersparnis

Weniger Recherchezeiten und reduzierte Aufbewahrungskosten von Dokumenten durch geringere Archivkosten. Schnellere Bearbeitungszeiten führen zu reduzierten Personalkosten.

Gesetzliche Anforderungen

Durch die digitale Dokumentenarchivierung decken Sie rechtliche Anforderungen (z.B. GoBD) und auch Compliance-Anforderungen ab.

Zentrale Wissensbasis

Digital archivierte Akten und Dokumente in einem DMS bilden eine zentrale Plattform. Dadurch wird eine ganzheitliche Betrachtung verschiedener Sachzusammenhänge ermöglicht.

Dokumentenbasierte Prozesse

Digitale Workflows automatisieren Prozesse digital archivierter Belege und erhöht die Effizienz. Digitale Archivierung direkt in digitale Akten erhöht die Transparenz.

Standortunabhängiges Archiv

Einmal digital archiviert, überall abrufbar. Egal ob vom PC, vom Tablet oder per Smartphone. Der Zugriff auf ein digitales Archiv erfolgt plattformunabhängig.

Beitrag zur Umwelt

Weniger Papier, bedeutet weniger Belastung für die Umwelt durch Verbrauch von Holz, Energie und Wasser. Ein Beitrag zum Schutz der Umwelt.

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11.01.2024

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18.01.2024

Rechnungen digital bearbeiten: Der Invoice-Prozess mit d.velop documents

Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung erfassen, prüfen und buchen Sie eingehende Rechnungen und Gutschriften. Im Webinar erfahren Sie mehr zum digitalen ERV-Prozess mit d.3ecm.

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30.01.2024

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Darum sollten Sie bei Ihrer Dokumentenarchivierung auf netgo setzen

netgo ist Ihr erfahrener Partner, wenn es um die effiziente Dokumentenarchivierung geht. Wir haben eine langjährige Erfolgsgeschichte in der Unterstützung zahlreicher Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenverwaltung. Mit unserer Lösung gehen wir weit über einfache Dokumentenarchivierung hinaus. Wir stellen sicher, dass Ihre elektronischen Dokumente nicht nur sicher und zugänglich sind, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen zur Langzeitarchivierung entsprechen.

Setzen Sie auf unsere Expertise, um den Weg zu einer effizienten, sicheren und rechtlich konformen Dokumentenarchivierung zu ebnen. Vereinbaren Sie noch heute ein Beratungsgespräch mit unseren Spezialisten und bringen Sie Ihre Dokumentenverwaltung auf das nächste Level.

 

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Mit unseren Lösungen stehen wir Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner beim digitalen Wandel zur Seite und schaffen gemeinsam mit Ihnen die Arbeitswelt von morgen. 

Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.