Suchen und Finden
Schnelles Finden von Dokumenten, Informationen, Belegen und Akten
Individuelles Rechtekonzept
Gleichzeitiger und sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente
Standortunabhängig
Informationen und Dokumente standortunabhängig nutzen
Die digitale Archivierung von Dokumenten und Belegen ermöglicht eine einfache Suche nach Informationen. Durch das schnelle Finden von Dokumenten werden Recherchezeiten reduziert. Dokumente können dabei nach zugehörigen Metainformationen wie beispielsweise dem Kundennamen oder dem Belegdatum gefunden werden. Bei der elektronischen Ablage können Belege häufig ebenso nach Inhalten gefunden werden. Die Dokumentensuche gestaltet sich bei der digitalen Archivierung somit einfach und effizient.
Die Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Dokumente und Informationen über einen Zeitraum von 10 oder mehr Jahren aufzubewahren. Dabei gelten unterschiedliche rechtliche und regulative Vorgaben für die Aufbewahrung.
Über die kaufmännischen Aufbewahrungsfristen hinaus gibt es aber auch viele andere Gründe für Unternehmen, Dokumente für einen langen Zeitraum verfügbar zu halten - beispielsweise die Dokumentation langlebiger Maschinen und Anlagen.
Kürzere Bearbeitungszeiten
Geringere Bearbeitungskosten
Versionierung
Die digitale Ablage ermöglicht zudem den zeitgleichen Zugriff auf Belege durch mehrere Anwender - auch an unterschiedlichen Standorten. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumenten-Logistik und schaffen zugleich mehr Transparenz in der Informationsorganisation.
Mit der digitalen Archivierung stellen Sie Dokumente und Informationen auf Wunsch unabhängig von Zeit und Ort Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.
Zeit-, Platz- und Kostenersparnis
Weniger Recherchezeiten und reduzierte Aufbewahrungskosten von Dokumenten durch geringere Archivkosten. Schnellere Bearbeitungszeiten führen zu reduzierten Personalkosten.
Gesetzliche Anforderungen
Durch die digitale Dokumentenarchivierung decken Sie rechtliche Anforderungen (z.B. GoBD) und auch Compliance-Anforderungen ab.
Zentrale Wissensbasis
Digital archivierte Akten und Dokumente in einem DMS bilden eine zentrale Plattform. Dadurch wird eine ganzheitliche Betrachtung verschiedener Sachzusammenhänge ermöglicht.
Dokumentenbasierte Prozesse
Digitale Workflows automatisieren Prozesse digital archivierter Belege und erhöht die Effizienz. Digitale Archivierung direkt in digitale Akten erhöht die Transparenz.
Standortunabhängiges Archiv
Einmal digital archiviert, überall abrufbar. Egal ob vom PC, vom Tablet oder per Smpartphone. Der Zugriff auf ein digitales Archiv erfolgt plattformunabhängig.
Beitrag zur Umwelt
Last, but not least: weniger Papier, bedeutet weniger Belastung für die Umwelt durch Verbrauch von Holz, Energie und Wasser. Ein Beitrag zum Schutz der Umwelt.
