E-Mail-Management_weiss

E-Mail Management

Zentral, sicher und rechtskonform aufbewahren - das E-Mail Management der CONTENiT

 

 

Automatische E-Mail Archivierung

Automatische Archivierung

 

 

 

Sicher E-Mails aufbewahren

Rechtskonforme Aufbewahrung

 

 

 

Übersicht über alle E-Mails und elektronischen Schriftverkehr

Perfekte Übersicht

 

 

Trennstrich EMM

 

Das E-Mail Management ist heute ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie aller Unternehmen. E-Mails sind fester Bestandteil der Kommunikation, sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Gleichzeitig sind E-Mails jedoch auch kaufmännische Dokumente, die den Aufbewahrungspflichten unterliegen.

 

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E-Mail Archivierung

 

Mit einer optimalen E-Mail Archivierung ermöglichen Sie die Zuordnung des geschäftlichen Schriftverkehrs zu digitalen Kunden- und Vorgangsakten und kommen gleichzeitig Aufbewahrungspflichten nach.

 

Download Broschüre: E-Mail Management

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Warum sollten E-Mails archiviert werden?

 

 

 

Revisionssichere E-Mail Archivierung

Rechtliche und regulative Vorgaben

Mit der E-Mail-Archivierungssoftware kann ein Unternehmen revisionssichere Archive realisieren und den Aufbewahrungspflichten nachkommen.

 

 

Mail Management entlastet Mailserver

Entlastung der Mailserver

Die Speicherung von E-Mails in einem digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail Servers.

 

 

Mails werden Akten und Vorgängen automatisiert zugeordnet

Prozesse transparent verwalten

E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden.

 

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Mehr zu den Vorgaben der E-Mail Archivierung: E-Mails archivieren - warum müssen Sie das eigentlich?

 

 

 

 

Im Durchschnitt werden in Deutschland täglich über 20 Mails dienstlich empfangen. Aufgrund gestiegener Kundenbedürfnisse in Form schneller Informationsverarbeitung und -bereitstellung auf der Unternehmensseite werden effiziente Verarbeitungsweisen des Mailverkehrs immer notwendiger. E-Mail Archivierungslösungen ermöglichen die schnelle und nachhaltige Verarbeitung großer Mengen des digitalen Contents. Somit werden Unternehmen in die Lage versetzt Wissen und Prozesse rund um die E-Mails unternehmensweit und kontextbezogen zur Verfügung zu stellen.

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Weiterhin trägt die E-Mail Archivierung mit d.3ecm zur Erfüllung geforderter gesetzlicher Anforderungen und zur Entlastung der Mailserver bei. Somit löst die CONTENiT E-Mail Archivierung gleich mehrere unternehmerische Aufgaben gleichzeitig.

 

 

 

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Revisionssichere Archivierung
 
E-Mails gehören seit vielen Jahren zu unserer geschäftlichen Kommunikation. Dabei werden komplette Vorgänge diskutiert, Mitarbeiter informiert, die interne Kommunikation betrieben und vieles mehr. Aber auch steuerrechtlich relevante Belege finden den Weg in die Postfächer. Mit unseren Lösungen können Sie dafür revisionssichere Archive realisieren.
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Zentrale Aufbewahrung
 
E-Mails gehören häufig zu Geschäftsvorfällen. Eine E-Mail des Kunden sollte in der digitalen Kundenakte und nicht im Mitarbeiterpostfach wiedergefunden werden. Somit gehören die E-Mails nicht in die individuelle Ordnerstruktur des Mitarbeiters sondern in die kaufmännischen Prozesse des Unternehmens. Eine Zuordnung kann dabei ganz einfach durch den Anwender vorgenommen werden. Nach der Indexierung steht die E-Mail archiviert allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung. 

E-Mail Management live erleben!

In den folgenden Webinaren können Sie das E-Mail Management der CONTENiT kennen lernen.

 

E-Mail Management - Highlights im Überblick

 

 

Mail-Archivierung

Automatische E-Mail Archivierung

 

Übersichtliche Suche in E-Mails

Volltextsuche im ECM-System

 

 

Integration Outlook und Lotus Notes für E-Mail Management

Integration von Outlook und Lotus Notes/Domino

 

Server und Clientbasierte E-Mail Archivierung

Client- und/oder serverbasiert

 

E-Mail Postfach automatisiert

E-Mails automatisch archivieren und Prozesse digitalisieren

 

Die automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails nach vorgegebenen Regelwerken serverseitig im elektronischen Archivsystem abgelegt werden.

Somit können auch Funktionspostfächer, wie z.B. rechnung@org.de, überwacht werden. Auf Wunsch können dabei bereits Anhänge herausgetrennt und z.B. in unserem Eingangsrechnungsworkflow zur Verfügung gestellt werden. Das führt nicht nur zu einem höheren Digitalisierungsgrad, sondern auch zur nachhaltigen Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Aufwändiges Bearbeiten von eingehenden E-Mails wird damit abgeschafft.

 

 

 

 

 

 

 

 

Server-/clientbasierte E-Mail Archivierung

Die E-Mail Archivierung kann server- oder clientseitig genutzt werden. Auch ein Mix beider Szenarien ist durchaus üblich. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die richtige Strategie, um E-Mails in Ihrem Unternehmen abzulegen und aufzubewahren.

 

 

Serverbasierte E-Mail Archivierung

Serverbasiert

Die serverseitige E-Mail Archivierung überführt ein- und ausgehende E-Mails direkt in ein revisionssicheres Archiv. Dabei werden E-Mails und deren Anhänge in ein langzeitstabiles Format konvertiert und stehen dem Unternehmen somit zu jeder Zeit nach regulativen Vorgaben zur Verfügung. Für den Anwender ändert sich bei der serverseitigen Archivierung des E-Mail-Postfaches in seinem E-Mail Client dabei nichts. Durch ein Attachement gelangt der Anwender wie gewohnt an seine E-Mail Inhalte. Das spart Platz in den Postfächern und entlastet Ihre E-Mail-Server.


 

Clientbasierte E-Mail-Archivierung

Clientbasiert

Die clientbasierte E-Mail Archivierung gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie Informationen in d.3ecm archiviert werden. Mittels Integration von d.3ecm in Ihren E-Mail Client lassen sich digitale Aktenstrukturen dort aufrufen, wo Sie gerade arbeiten. Dabei unterstützen wir die Anwendungen Microsoft Outlook/Exchange und IBM Lotus Notes. Der sachliche Zusammenhang Ihrer E-Mails rückt in den Fokus und E-Mails können per Drag&Drop direkt dort abgelegt werden, wo sie fachlich hingehören.

Weitere Mehrwerte der CONTENiT E-Mail Archivierung

 

Dublettenprüfung bei der E-Mail Archivierung

Dublettenprüfung

Nie mehr doppelte Mailablage durch automatische Prüfung von Dopplungen 

Archivierung aller E-Mails aller gängigen Systeme

Unabhängigkeit

Archivierung von E-Mails aller gängigen Systeme

Kein Mailverlust durch E-Mail Management

Schutz vor Verlust

Durch d.3ecm als Archiv können auch bereits gelöschte E-Mails wiedergefunden werden
E-Mails archivieren

Skalierbar

Skalierbare E-Mail Archivierungslösung zum Archivieren nach bestimmten Regelwerken

Mehr Infos rund um das E-Mail Management erhalten Sie in unserem Blog