Automatische Archivierung
Rechtskonforme Aufbewahrung
Perfekte Übersicht
Das E-Mail Management ist heute ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie aller Unternehmen. E-Mails sind fester Bestandteil der Kommunikation, sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Gleichzeitig sind E-Mails jedoch auch kaufmännische Dokumente, die den Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Rechtliche und regulative Vorgaben
Mit der E-Mail-Archivierungssoftware kann ein Unternehmen revisionssichere Archive realisieren und den Aufbewahrungspflichten nachkommen.
Entlastung der Mailserver
Die Speicherung von E-Mails in einem digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail Servers.
Prozesse transparent verwalten
E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden.
Mehr zu den Vorgaben der E-Mail Archivierung: E-Mails archivieren - warum müssen Sie das eigentlich?
Im Durchschnitt werden in Deutschland täglich über 20 Mails dienstlich empfangen. Aufgrund gestiegener Kundenbedürfnisse in Form schneller Informationsverarbeitung und -bereitstellung auf der Unternehmensseite werden effiziente Verarbeitungsweisen des Mailverkehrs immer notwendiger. E-Mail Archivierungslösungen ermöglichen die schnelle und nachhaltige Verarbeitung großer Mengen des digitalen Contents. Somit werden Unternehmen in die Lage versetzt Wissen und Prozesse rund um die E-Mails unternehmensweit und kontextbezogen zur Verfügung zu stellen.
Weiterhin trägt die E-Mail Archivierung mit d.velop documents zur Erfüllung geforderter gesetzlicher Anforderungen und zur Entlastung der Mailserver bei. Somit löst die CONTENiT E-Mail Archivierung gleich mehrere unternehmerische Aufgaben gleichzeitig.
Automatische E-Mail Archivierung
Volltextsuche im ECM-System
Integration von Outlook und Lotus Notes/Domino
Client- und/oder serverbasiert
Die automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails nach vorgegebenen Regelwerken serverseitig im elektronischen Archivsystem abgelegt werden.
Somit können auch Funktionspostfächer, wie z.B. rechnung@org.de, überwacht werden. Auf Wunsch können dabei bereits Anhänge herausgetrennt und z.B. in unserem Eingangsrechnungsworkflow zur Verfügung gestellt werden. Das führt nicht nur zu einem höheren Digitalisierungsgrad, sondern auch zur nachhaltigen Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Aufwändiges Bearbeiten von eingehenden E-Mails wird damit abgeschafft.
Serverbasiert
Die serverseitige E-Mail Archivierung überführt ein- und ausgehende E-Mails direkt in ein revisionssicheres Archiv. Dabei werden E-Mails und deren Anhänge in ein langzeitstabiles Format konvertiert und stehen dem Unternehmen somit zu jeder Zeit nach regulativen Vorgaben zur Verfügung. Für den Anwender ändert sich bei der serverseitigen Archivierung des E-Mail-Postfaches in seinem E-Mail Client dabei nichts. Durch ein Attachement gelangt der Anwender wie gewohnt an seine E-Mail Inhalte. Das spart Platz in den Postfächern und entlastet Ihre E-Mail-Server.
Clientbasiert
Die clientbasierte E-Mail Archivierung gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie Informationen in d.velop documents archiviert werden. Mittels Integration von d.velop documents in Ihren E-Mail Client lassen sich digitale Aktenstrukturen dort aufrufen, wo Sie gerade arbeiten. Dabei unterstützen wir die Anwendungen Microsoft Outlook/Exchange und IBM Lotus Notes. Der sachliche Zusammenhang Ihrer E-Mails rückt in den Fokus und E-Mails können per Drag&Drop direkt dort abgelegt werden, wo sie fachlich hingehören.
Schauen Sie sich jetzt kostenlos die Webinaraufzeichnung an, um die Prozessoptimierungspotenziale mit d.velop documents speziell beim Einsatz von
Microsoft Outlook kennen zu lernen.
Dublettenprüfung
Nie mehr doppelte Mailablage durch automatische Prüfung von Dopplungen
Unabhängigkeit
Archivierung von E-Mails aller gängigen Systeme
Schutz vor Verlust
Durch d.velop documents als Archiv können auch bereits gelöschte E-Mails wiedergefunden werden
Skalierbar
Skalierbare E-Mail Archivierungslösung zum Archivieren nach bestimmten Regelwerken
