E-Mail Management

E-Mail Archivierung mit netgo

Mit einer optimalen E-Mail Archivierung ermöglichen Sie die Zuordnung des geschäftlichen Schriftverkehrs zu digitalen Kunden- und Vorgangsakten und kommen gleichzeitig Aufbewahrungspflichten nach.

Revisionssichere Archivierung

E-Mails gehören seit vielen Jahren zu unserer geschäftlichen Kommunikation. Dabei werden komplette Vorgänge diskutiert, Mitarbeiter informiert, die interne Kommunikation betrieben und vieles mehr. Aber auch steuerrechtlich relevante Belege finden den Weg in die Postfächer. Mit unseren Lösungen können Sie dafür revisionssichere Archive realisieren.

Zentrale Aufbewahrung

E-Mails gehören häufig zu Geschäftsvorfällen. Eine E-Mail des Kunden sollte in der digitalen Kundenakte und nicht im Mitarbeiterpostfach wiedergefunden werden. Somit gehören die E-Mails nicht in die individuelle Ordnerstruktur des Mitarbeiters sondern in die kaufmännischen Prozesse des Unternehmens. Eine Zuordnung kann dabei ganz einfach durch den Anwender vorgenommen werden. Nach der Indexierung steht die E-Mail archiviert allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung.

E-Mails automatisch archivieren und Prozesse digitalisieren

Die automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails nach vorgegebenen Regelwerken serverseitig im elektronischen Archivsystem abgelegt werden. Somit können auch Funktionspostfächer wie rechnung@org.de überwacht werden. Auf Wunsch können dabei bereits Anhänge herausgetrennt und in unserem Eingangsrechnungsworkflow zur Verfügung gestellt werden.

Das führt nicht nur zu einem höheren Digitalisierungsgrad, sondern auch zur nachhaltigen Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Aufwändiges Bearbeiten von eingehenden E-Mails wird damit abgeschafft.