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Eingangspostverarbeitung

Die Zukunft der Eingangspostverarbeitung ist digital, dynamisch und effizient. Unsere Lösung revolutioniert Ihren Posteingang mit einer schnellen, standortunabhängigen Verarbeitung und revisionssicherer Archivierung. Erleben Sie, wie digitale Postkörbe den Prozess vereinfachen und modulare Erweiterungen individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden können. Reduzieren Sie Liege- und Transportzeiten, beschleunigen Sie Ihre Bearbeitung und profitieren Sie von signifikanten Kosteneinsparungen. 

Innovation in der Eingangspostverarbeitung

Unser System zur Eingangspostverarbeitung bietet mehr als nur Digitalisierung. Es kombiniert automatisierte Dokumentenerkennung und -klassifizierung mit einer einfachen Integration in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe. Diese Technologie ermöglicht es Ihnen, manuelle Bearbeitungsschritte zu reduzieren, was zu einer Zeitersparnis und Minimierung von Fehlern führt. Dadurch verbessert sich nicht nur die interne Effizienz, sondern auch die Kundenzufriedenheit.

Setzen Sie auf die digitale Eingangspostverarbeitung von netgo, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.

  • Revisionssicher: Revisionssichere, zentrale Archivierung in langzeitverfügbaren Dateiformaten
  • Einfach und effizient: Schnelle, standortunabhängige Bearbeitung der Post dank digitaler Postkörbe
  • Modular erweiterbar: Erweiterung durch Module, wie dem E-Mail Management oder der Eingangsrechnungsverarbeitung

Vorteile der digitalen Eingangspostverarbeitung im Überblick

Erhöhte Auskunftsfähigkeit

Dank Klassifizierung der Dokumente finden Mitarbeiter Informationen auf Anhieb. Das erhöht die Auskunftsfähigkeit und verbessert die Servicequalität.

Verringerung von Liegezeiten

Dokumente stehen direkt zur Verfügung. Dadurch finden Mitarbeiter benötige Informationen schneller und gewinnen mehr Zeit für die Bearbeitung.

Aufwandsreduzierung

Durch die automatische Dokumentenverteilung werden Mitarbeiter entlastet und Kosten eingespart.

Standortunabhängig

Alle Informationen werden zentral in einem digitalen Archiv zusammengefasst und sind von überall aus zugänglich.

Einbindung von E-Mails

Durch das Einbinden des E-Mail Managements stehen neben papierbasierter Post auch alle digitalen Informationen zentral zur Verfügung.

Reibungslose Einführung

Die schnelle Implementierung sorgt für eine sofortige Einsatzbereitschaft der Lösung.

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Erhalten. Klassifizieren. Zuweisen. Bearbeiten.

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen lassen sich effizienter planen. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und schließlich zu beachtlichen Kostensenkungen im Prozess der Eingangspostverarbeitung.

Die digitale Eingangspostverarbeitung lässt sich schnell implementieren und schafft so deutliche Mehrwerte für die Unternehmen.

Ihre Mitarbeiter können schneller reagieren, besitzen eine höhere Auskunftsfähigkeit und steigern die Qualität Ihres Services. Ganz nebenbei erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen, da die Archivierung revisionssicher und in langzeitverfügbaren Dateiformaten erfolgt. 

Von der Erfassung bis zur Ablage: Digitale Posteingangsverarbeitung von netgo

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Posteingang

Die Eingangspostverarbeitung setzt bereits beim Eingang der Dokumente beim Posteingang an. Alle Dokumente können zentral an einem Standort, oder auch in verschiedenen Standorten erfasst werden. Ebenso werden Dokumente berücksichtigt, die per E-Mail Ihr Haus erreichen.

Papierbelege werden eingescannt, digitale Post kann direkt weiterverarbeitet werden. Dafür werden die Dokumente klassifiziert und Indexinformationen erkannt und geprüft. Dokumente wandern ab jetzt digital durchs Unternehmen.
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Dokumentenarchiv

Alle Informationen werden rechtskonform und revisionssicher gemeinsam mit dem Beleg zentral im digitalen Archiv- und Dokumentenmanagement-System abgelegt. Es ist dabei ganz egal, um welche Art von Dokumenten es sich handelt. Das können Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen sein. Alle Dokumente werden dabei in einem standardisierten Format vorgehalten, das für die Langzeitaufbewahrung geeignet ist. Jedem berechtigten Mitarbeitenden wird so ganz bequem in sekundenschnelle Zugriff auf relevanten Informationen gewährt – standortunabhängig.
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Postzuweisung

Jede Person oder Abteilung erhält automatisch und regelbasiert die spezifischen Dokumente in den entsprechenden digitalen Postkorb. So erhält die Buchhaltung beispielsweise nur die Rechnungen. Auftragsbestätigungen hingegen gehen direkt an den Einkauf. Es können urlaubsbedingte Abwesenheiten und Krankheitstage beachtet werden.

Selbst unstrukturierte Informationen können anhand von bestimmten Eigenschaften wie z.B. der Kundennummer, Postleitzahl oder weiteren Eigenschaften im Unternehmen zielgerecht gesteuert werden.
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Individuelle Anpassungen

Die Eingangspostverarbeitung kann um zusätzliche Module erweitert werden. E-Mails enthalten in der heutigen Zeit zunehmend Informationen, die geschäftlich von Belang sind. Sie gelten, genau wie Briefe, als Eingangspost. Mit Hilfe des E-Mail Managements stehen alle Dokumente zentral zur Verfügung.

Die Eingangspostverarbeitung lässt sich individuell durch weitere Module wie die Eingangsrechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement anpassen.

Der Prozess der digitalen Eingangspostverarbeitung

Die digitale Eingangspostverarbeitung von netgo beschleunigt und optimiert die komplette Prozesskette, die eingehende Dokumente im Unternehmen durchlaufen.

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Die verschiedenen Wege des Dokumentenimports

Scannen

Ihre Papierbelege können über lokale oder netzwerkbasierte Scanner oder Multifunktionsgeräte digitalisiert werden. Die eingescannten Belege können je nach Verfahren unterschiedlich indexiert werden. Wir unterstützen Sie bei der Belegerfassung durch intuitive Benutzeroberflächen.  

Dateiimport

Sie können Ihre Dateien aus Ihrem Dateisystem in unsere Erfassungslösungen importieren, um so neue Dokumente zusammenzufassen oder diese zu archivieren. Auf diesem Weg werden all Ihre Dokumente einheitlich abgelegt und verarbeitet. 

Eingangspostfach

Die eingescannten Belege können auch im PDF-Format in das Postfach des Dokumentenmanagementsystems weitergeleitet werden. Die Dokumente werden auf diese Art und weise direkt importiert. Dieses Postfach kann auch genutzt werden, um aus anderen Quellen Dateien via E-Mail zu übergeben. 

Importschnittstelle

In vielen verschiedenen Systemen entwickeln sich Belege. Es wird eine Import-API bereitgestellt, die es Dritten ermöglicht, Belege und Dokumente über die Lösung zu verarbeiten. 

Darum sollten Sie auf die digitale Eingangspostverarbeitung von netgo setzen

Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich ECM & DMS unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen. Unsere Eingangspostverarbeitungslösung ist speziell darauf ausgerichtet, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Mit modernster Technologie erleichtern wir die schnelle und sichere Verarbeitung Ihrer Eingangspost. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt für eine einfache Handhabung, während die automatisierte Dokumentenerkennung und -klassifizierung Zeit spart und Fehler minimiert. Durch die Integration in Ihre bestehenden Systeme ermöglichen wir eine reibungslose und effektive Arbeitsweise. Entscheiden Sie sich für netgo, um Ihre Postbearbeitung zu modernisieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Wir beraten Sie gerne zu passenden Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen.

 

Neugierig?
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Mit unseren Lösungen stehen wir Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner beim digitalen Wandel zur Seite und schaffen gemeinsam mit Ihnen die Arbeitswelt von morgen. 

Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.