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Eingangspostverarbeitung

Die Digitalisierung der Post - einheitlich erfassen, einheitlich verarbeiten

 

 

Revisionssichere Archivierung der Post

Revisionssicher

Revisionssichere, zentrale Archivierung in langzeitverfügbaren Dateiformaten

 

Digitale Postkörbe erleichtern die Bearbeitung der Post

Einfach und effizient

Schnelle, standortunabhängige Bearbeitung der Post dank digitaler Postkörbe

 

Erweiterbare Lösungen

Modular erweiterbar

Erweiterung durch Module, wie dem E-Mail Management oder der Eingangsrechnungsverarbeitung

 

Lösungsbroschüre zur Eingangspostverarbeitung

Download Broschüre: Eingangspostverarbeitung

 

 

Erhalten. Klassifizieren. Zuweisen. Bearbeiten.

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen lassen sich effizienter planen. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und schließlich zu beachtlichen Kostensenkungen im Prozess der Eingangspostverarbeitung.

Die digitale Eingangspostverarbeitung lässt sich schnell implementieren und schafft so deutliche Mehrwerte für die Unternehmen.

Ihre Mitarbeiter können schneller reagieren, besitzen eine höhere Auskunftsfähigkeit und steigern die Qualität Ihres Services. Ganz nebenbei erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen, da die Archivierung revisionssicher und in langzeitverfügbaren Dateiformaten erfolgt. 

 

 

 

 

Der Prozess der digitalen Eingangspostverarbeitung

Die digitale Eingangspostverarbeitung der CONTENiT beschleunigt und optimiert die komplette Prozesskette,
die eingehende Dokumente im Unternehmen durchlaufen.

 

 

Prozessabbildung der Eingangspostverarbeitung

 

digitaler Posteingang

Posteingang

Die Eingangspostverarbeitung setzt bereits beim Eingang der Dokumente beim Posteingang an. Alle Dokumente können zentral an einem Standort, oder auch in verschiedenen Standorten erfasst werden. Ebenso werden Dokumente berücksichtigt, die per E-Mail Ihr Haus erreichen.

Papierbelege werden eingescannt, digitale Post kann direkt weiterverarbeitet werden. Dafür werden die Dokumente klassifiziert und Indexinformationen erkannt und geprüft. Dokumente wandern ab jetzt digital durchs Unternehmen.

digitale Ablage der Post

Dokumentenarchiv

Alle Informationen werden rechtskonform und revisionssicher gemeinsam mit dem Beleg zentral im digitalen Archiv- und Dokumentenmanagement-System abgelegt. Es ist dabei ganz egal, um welche Art von Dokumenten es sich handelt. Das können Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen sein. Alle Dokumente werden dabei in einem standardisierten Format vorgehalten, das für die Langzeitaufbewahrung geeignet ist.

Jedem berechtigen Mitarbeiter wird so ganz bequem in sekundenschnelle Zugriff auf relevanten Informationen gewährt – standortunabhängig.

 

Digitale Zuweisung zum Postkorb

Postzuweisung

Jede Person oder Abteilung erhält automatisch und regelbasiert die spezifischen Dokumente in den entsprechenden digitalen Postkorb. So erhält die Buchhaltung beispielsweise nur die Rechnungen. Auftragsbestätigungen hingegen gehen direkt an den Einkauf. Es können urlaubsbedingte Abwesenheiten und Krankheitstage beachtet werden.

Selbst unstrukturierte Informationen können anhand von bestimmten Eigenschaften wie z.B. der Kundennummer, Postleitzahl oder weiteren Eigenschaften im Unternehmen zielgerecht gesteuert werden.

 

 

Eingangspost- und Eingangsrechnungsverarbeitung

Individuelle Anpassungen

Die Eingangspostverarbeitung kann um zusätzliche Module erweitert werden. E-Mails enthalten in der heutigen Zeit zunehmend Informationen, die geschäftlich von Belang sind. Sie gelten, genau wie Briefe, als Eingangspost. Mit Hilfe des E-Mail Managements stehen alle Dokumente zentral zur Verfügung.

Die Eingangspostverarbeitung lässt sich individuell durch weitere Module wie die Eingangsrechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement anpassen.

 

 

Die verschiedenen Wege des Dokumentenimports

 

 

Scannen der Eingangspost

Scannen

 

 

Ihre Papierbelege können über lokale oder netzwerkbasierte Scanner oder Multifunktionsgeräte digitalisiert werden. Die eingescannten Belege können je nach Verfahren unterschiedlich indexiert werden. Wir unterstützen Sie bei der Belegerfassung durch intuitive Benutzeroberflächen.  

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Post und Dateien importieren

Dateiimport

 

 

Sie können Ihre Dateien aus Ihrem Dateisystem in unsere Erfassungslösungen importieren, um so neue Dokumente zusammenzufassen oder diese zu archivieren. Auf diesem Weg werden all Ihre Dokumente einheitlich abgelegt und verarbeitet. 

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Post digitalisieren

Eingangspostfach

 

 

Die eingescannten Belege können auch im PDF-Format in das Postfach des Dokumentenmanagementsystems weitergeleitet werden. Die Dokumente werden auf diese Art und weise direkt importiert. Dieses Postfach kann auch genutzt werden, um aus anderen Quellen Dateien via E-Mail zu übergeben. 

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Schnittstellen digitale Post

Importschnittstelle

 

In vielen verschiedenen Systemen entwickeln sich Belege. Es wird eine Import-API bereitgestellt, die es Dritten ermöglicht, Belege und Dokumente über die Lösung zu verarbeiten. 

Unsere Webinare zum Thema Digitalisierung

 

 

Die Highlights im Überblick

 

Auskunftsfähigkeit dank digitaler Eingangspost verbessern

Erhöhte Auskunftsfähigkeit

Dank Klassifizierung der Dokumente finden Mitarbeiter Informationen auf Anhieb. Das erhöht die Auskunftsfähigkeit und verbessert die Servicequalität.

Digitale Eingangspost verringert die Liegezeiten

Verringerung von Liegezeiten

Dokumente stehen direkt zur Verfügung. Dadurch finden Mitarbeiter benötige Informationen schneller und gewinnen mehr Zeit für die Bearbeitung.

Die digitale Bearbeitung der Eingangspost beschleunigt den Unternehmensprozess

Aufwandsreduzierung

Durch die automatische Dokumentenverteilung werden Mitarbeiter entlastet und Kosten eingespart.

Standortunabhängig auf Post zugreifen

Standortunabhängig

Alle Informationen werden zentral in einem digitalen Archiv zusammengefasst und sind von überall aus zugänglich.

E-Mail Management als Modul

Einbindung von E-Mails

Durch das Einbinden des E-Mail Managements stehen neben papierbasierter Post auch alle digitalen Informationen zentral zur Verfügung.

Aufgaben drot Highlight

Reibungslose Einführung

Die schnelle Implementierung sorgt für eine sofortige Einsatzbereitschaft der Lösung.

Referenzen

 

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Blog