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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

 Einfach, schlank, transparent - die digitale Rechnungsverarbeitung der CONTENiT 

 

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschreibt den Prozess, den Eingangsrechnungen vom Posteingang bis zur Verbuchung in der Buchhaltung durchlaufen. 
 

 
 
Direkt beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen werden die Eingangsrechnungen gescannt, per digitalem Workflow durch das Unternehmen geleitet und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Und die Rechnungen sind dann auch schon digital archiviert. 
 
 
 
 

 

 

 

ERV Workflow mit Icons

Der digitale Eingangsrechnungsprozess

 

 

 

 

 

 

 

Bildschirm ganz

 

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Download Broschüre: Eingangsrechnungsverarbeitung

 

 

 

 

  

Eine Lösung. Viele Möglichkeiten.

 

Beim Erfassen von Eingangsrechnungen werden wichtige Informationen im Volltext (OCR-Erkennung) mittels moderner Erkennungssoftware erkannt.
 
 
 
 
 
Dokumente werden strukturiert für den Prozess zur Verfügung gestellt. Bearbeitungsschritte wie Freigaben oder Rückfragen werden digital protokolliert und sind für berechtigte Prozessbeteiligte zu jeder Zeit nachvollziehbar.
 
 
 
 
Immer mehr Rechnungen erfordern das digitale Verarbeiten in Form von Standards wie ZUGFeRD. Die digitale Rechnungsprüfung funktioniert für digital eingehende Rechnungen (z.B. per PDF-Datei) genauso bequem wie bei eingescannten Papierbelegen.
 
 
 
 
 
 
 
 
 Rechnung aus Papier

Papierbasiert 


  • "Papierflut" durch Kopien
  • Papier kostet Geld, viel Papier kostet viel Geld
  • Belege gehen verloren
  • Nur Infos auf dem Beleg erkennbar
  • Papier ist nur gefühlt sicherer ("Das kann ich anfassen und festhalten")

 

 

 
 
 
ERV vs
 Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung 

Digital 


  • Digitaler Workflow, keine Kopien
  • Unabhängig von Zeit und Ort verfügbar
  • Mehr Prozesstransparenz
  • Strukturierte Zusatzinfos erfassbar
  • Sicherheit durch Rechtesystem

 

 

 

 

 

 

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Tablet_Tipps

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Gesteigerte Effizienz

 

Rechnungen digital zu bearbeiten optimiert die gesamte Prozesskette. Durch einen digitalen Workflow werden Aufgaben in Echtzeit durch ein System erstellt, verteilt und weitergeleitet. Damit werden die Bearbeitungszeiten für Zuordnung, Prüfung und Verbuchung zur Zahlung deutlich reduziert.

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Weniger Bearbeitungskosten

 

 



Prozesskosten für z.B. Arbeitszeit zur Bearbeitung, entgangene Skontoerträge oder Aufwandskosten zur Klärung von papierbasierten Intransparenzen können mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich reduziert werden. Kostenersparnisse von bis zu 70% sind somit erzielbar.

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Transparenz über Dokumente mit DMS

Mehr Transparenz

 

 

 

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet als Teil ganzheitlicher Dokumenten-Management-Ansätze einen deutlichen Anstieg an Transparenz. Abhängige Belege zu Rechnungen, wie z.B. ein Lieferschein, geben in Form digitaler Akten den vollen Überblick im Eingangsrechnungs-Prozess.

Mehr zu den Potenzialen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in unserem Blog: Eingangsrechnungsverarbeitung: Ein Prozess, viel Potenzial

 

Sie erhalten kaum oder nie Skontoerträge, weil Rechnungsprüfungen zu lange dauern? 
Ihre Kollegen müssen ständig nach Sachverhalten rund um die zu bezahlende Rechnung fragen?
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung leistet Abhilfe - erfahren Sie mehr in unseren Webinaren!
 

Betriebsmodelle von DMS/Eingangsrechnungsworkflow-Lösungen

 

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On-Premise Lösung

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Die klassische Inhouse Lösung ist die aktuell gängigste Methode eine DMS-Lösung zu integrieren. Die IT-Infrastruktur und Sicherheit der Systeme ist unternehmensseitig zu gewährleisten.

 

Vorteile:

  • Bestehende Hardware kann genutzt werden
  • Unabhängiger Betrieb möglich
  • Administrationshoheit beim Kunden

 

 

 

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Hosting-Lösung

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DMS als Hosting-Lösung wird durch Rechenzentren ermöglicht. Die Software wird in den Rechenzentren entweder in geteilten Umgebungen oder dediziert zur Verfügung gestellt.

 

Vorteile:

  • Keine hohen Investitionskosten in Hardware
  • Flexible Service Level möglich
  • Höchste Sicherheitsstandards verfügbar

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Cloud-Lösung

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DMS Komponenten können auch per Software as a Service (SaaS) bezogen werden. Jedoch sind komplexe Prozesse weiterhin projektspezifisch umzusetzen und noch nicht vollständig per Knopfdruck buchbar.

 

Vorteile

  • Flexible Dienste zu- und abbuchbar
  • Geringere Investitionen
  • Konsequente Nutzung von Standards
  
 
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Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung als Teil des Dokumenten Managements ist darauf angewiesen mit unternehmensrelevanter Software zu interagieren. Die meisten Unternehmen arbeiten mit etablierten ERP und/oder Finanzbuchhaltungs-Systemen, die wichtige Informationen des Eingangsrechnungs-Prozesses führen. Ein Eingangsrechnungsworkflow sollte diese Informationen automatisiert verarbeiten können. Bei diesem Inforamtionsaustauschprozess helfen Schnittstellen, die den Datenaustausch reibungslos gewährleisten.

Standardisierte Schnittstellen bedeuten zudem einen deutlich reduzierten Implementierungsaufwand und sorgen für einen robusten Gesamtprozess. Jedoch sind heutzutage Schnittstellen auch zu den weniger verbreiteten Systemen umsetzbar.

 

 

 

 

Zu den prominentesten Schnittstellen zwischen DMS und führender Software gehören z.B.

  • SAP
  • Microsoft Dynamics NAV/AX, D365
  • Diamant
  • Sage
  • CSB

Lesen Sie hier einen Erfahrungsbericht davon, wie ein Eingangsrechnungsworkflow z.B. in Verbindung mit dem aus der Lebensmittelbranche bekannten CSB-System funktioniert.

 

Die Frage nach Kosten der Projekte ist stark abhängig von bestimmten Prozessdetails. Wichtige Fragen sind z.B.:

  • Wie viele Prozessbeteiligte wirken im Prozess mit?
  • Wie viele Belege müssen erfasst und geprüft werden?
  • Welche Schnittstellen sind zu berücksichtigen?
  • Wie komplex ist der Eingangsrechnungsprozess im Unternehmen?
  • u.v.m.

 

 

Daher sind realistische Budgetangaben für ein Eingangsrechnungsverarbeitungs-Projekt in der Regel erst nach einer tiefergehenden Bestimmung dieser und weiterer Rahmenparameter möglich. Heutzutage gibt es jedoch unterschiedlichste Modelle ein Projekt umzusetzen. Je nach Modell sind hier die Kosten unterschiedlich und damit an individuelle Unternehmensansprüche anpassbar. 

Lesen Sie in unserem Blogartikel mehr zu den Kosten, die in einem DMS-Projekt anfallen können.

Mehr zu Themen rund um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in unserem Blog: