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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

 Einfach, schlank, transparent - die digitale Rechnungsverarbeitung der CONTENiT 

 

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschreibt den Prozess, den Eingangsrechnungen vom Posteingang bis zur Verbuchung in der Buchhaltung durchlaufen. 
 

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Direkt beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen werden die Eingangsrechnungen gescannt, per digitalem Workflow durch das Unternehmen geleitet und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Und die Rechnungen sind dann auch schon digital archiviert. 
 
 
 
 

 

 

 

ERV Workflow mit Icons

Der digitale Eingangsrechnungsprozess

 

 

 

 

 

 

 

Monitor ERV Vorschau Rechnung

 

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Eine Lösung. Viele Möglichkeiten.

 

Beim Erfassen von Eingangsrechnungen werden wichtige Informationen im Volltext (OCR-Erkennung) mittels moderner Erkennungssoftware erkannt.
 
 
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Dokumente werden strukturiert für den Prozess zur Verfügung gestellt. Bearbeitungsschritte wie Freigaben oder Rückfragen werden digital protokolliert und sind für berechtigte Prozessbeteiligte zu jeder Zeit nachvollziehbar.
 
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Immer mehr Rechnungen erfordern das digitale Verarbeiten in Form von Standards wie ZUGFeRD. Die digitale Rechnungsprüfung funktioniert für digital eingehende Rechnungen (z.B. per PDF-Datei) genauso bequem wie bei eingescannten Papierbelegen.
 
 
 
 
 
 
 
 

Unterschiede zwischen papierbasierter und digitaler Eingangsrechnungsverarbeitung

 

 Papierbasierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Papierbasiert 


  • "Papierflut" durch Kopien
  • Papier kostet Geld, viel Papier kostet viel Geld
  • Belege gehen verloren
  • Nur Infos auf dem Beleg erkennbar
  • Papier ist nur gefühlt sicherer ("Das kann ich anfassen und festhalten.")

 

 

 
 
 
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
 Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung 

Digital 


  • Digitaler Workflow, keine Kopien
  • Unabhängig von Zeit und Ort verfügbar
  • Mehr Prozesstransparenz
  • Strukturierte Zusatzinfos erfassbar
  • Sicherheit durch Rechtesystem

 

 

 

 

 

 

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Tablet_Tipps

Mehrwerte der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in Unternehmen

 

Geschäftsoptimierung durch Rechnungseingangsworkflow

Gesteigerte Effizienz

 

Rechnungen digital zu bearbeiten optimiert die gesamte Prozesskette. Durch einen digitalen Rechnungseingangsworkflow werden Aufgaben in Echtzeit durch ein System erstellt, verteilt und weitergeleitet. Damit werden die Bearbeitungszeiten für Zuordnung, Prüfung und Verbuchung zur Zahlung deutlich reduziert.

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geringere Bearbeitungskosten druch digitales Bearbeiten der EIngangsrechnungen

Weniger Bearbeitungskosten

 

 



Prozesskosten für z.B. Arbeitszeit zur Bearbeitung, entgangene Skontoerträge oder Aufwandskosten zur Klärung von papierbasierten Intransparenzen können mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich reduziert werden. Kostenersparnisse von bis zu 70% sind somit erzielbar.

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Informationen zu Rechnungen jederzeit einsehbar

Mehr Transparenz

 

 

 

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet als Teil ganzheitlicher Dokumenten-Management-Ansätze einen deutlichen Anstieg an Transparenz. Abhängige Belege zu Rechnungen, wie z.B. ein Lieferschein, geben in Form digitaler Akten den vollen Überblick im Eingangsrechnungs-Prozess.

Mehr zu den Potenzialen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in unserem Blog: Eingangsrechnungsverarbeitung: Ein Prozess, viel Potenzial

 

 

 

Rechnungsverarbeitung d.velop documents Rechnungseingangsworkflow

 

 

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Die Digitalisierung der Post

Was liegt denn da in der Post?
Die Herausforderung beginnt beim Eintreffen der Post – mal digitalisiert, mal nicht – in Ihrem Unternehmen. Die Aufgabe der digitalen Eingangspostverarbeitung besteht darin, alle Informationen und Dokumente einheitlich digital zu erfassen, zu klassifizieren, zu integrieren, zu verteilen und zu archivieren.

Betriebsmodelle von DMS/Eingangsrechnungsworkflow-Lösungen

 

Eingangsrechnungsverarbeitung On-Premise

On-Premise Lösung

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Die klassische Inhouse Lösung ist die aktuell gängigste Methode eine DMS-Lösung zu integrieren. Die IT-Infrastruktur und die Sicherheit der Systeme ist unternehmensseitig zu gewährleisten.


 

Vorteile:

  • Bestehende Hardware kann genutzt werden
  • Unabhängiger Betrieb möglich
  • Administrationshoheit beim Kunden

 

Eingangsrechnungsverarbeitung Hosting

Hosting-Lösung

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DMS als Hosting-Lösung wird durch Rechenzentren ermöglicht. Die Software wird in den Rechenzentren entweder in geteilten Umgebungen oder dediziert zur Verfügung gestellt.


 

Vorteile:

  • Keine hohen Investitionskosten in Hardware
  • Flexible Service Level möglich
  • Höchste Sicherheitsstandards verfügbar

 

Eingangsrechnungsverarbeitung als Cloud-Lösung

Cloud-Lösung

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DMS Komponenten können auch per Software as a Service (SaaS) bezogen werden. Jedoch sind komplexe Prozesse weiterhin projektspezifisch umzusetzen und noch nicht vollständig per Knopfdruck buchbar.

 

Vorteile

  • Flexible Dienste zu- und abbuchbar
  • Geringere Investitionen
  • Konsequente Nutzung von Standards

 

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Hybrid-Lösung

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Nutzung wichtiger DMS-Dienste als On-Premise-Lösung auf eigener Infrastruktur bei gleichzeitigem Bezug weiterer DMS-Services aus der Cloud. Der Mittelweg aus standardisierten Cloud-Angeboten und individualisierbaren On-Premise-Produkten.

 

Vorteile

  • Flexible Infrastrukturplanung möglich
  • Entlastung eigener Server
  • Cloud-Erweiterungen bei gleichzeitigem Betrieb individueller Lösungen on-premise
  
 
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Standardisierte Schnittstellen im digitalen Rechnungsprozess

 

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung als Teil des Dokumenten Managements ist darauf angewiesen mit unternehmensrelevanter Software zu interagieren. Die meisten Unternehmen arbeiten mit etablierten ERP und/oder Finanzbuchhaltungs-Systemen, die wichtige Informationen des Eingangsrechnungs-Prozesses führen. Ein Eingangsrechnungsworkflow sollte diese Informationen automatisiert verarbeiten können. Bei diesem Inforamtionsaustauschprozess helfen Schnittstellen, die den Datenaustausch reibungslos gewährleisten.

Standardisierte Schnittstellen bedeuten zudem einen deutlich reduzierten Implementierungsaufwand und sorgen für einen robusten Gesamtprozess. Jedoch sind heutzutage Schnittstellen auch zu den weniger verbreiteten Systemen umsetzbar.

 

Zu den prominentesten Schnittstellen zwischen DMS und führender Software gehören z.B.

  • SAP
  • Microsoft Dynamics NAV/AX, D365
  • Diamant
  • Sage
  • CSB

Lesen Sie hier einen Erfahrungsbericht davon, wie ein Eingangsrechnungsworkflow z.B. in Verbindung mit dem aus der Lebensmittelbranche bekannten CSB-System funktioniert.

 

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Digitale Rechnungsverarbeitung für KMUs

 

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Kosten der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

 

 

Die Frage nach Kosten der Projekte ist stark abhängig von bestimmten Prozessdetails. Wichtige Fragen sind z.B.:

  • Wie viele Prozessbeteiligte wirken im Prozess mit?
  • Wie viele Belege müssen erfasst und geprüft werden?
  • Welche Schnittstellen sind zu berücksichtigen?
  • Wie komplex ist der Eingangsrechnungsprozess im Unternehmen?
  • u.v.m.

 

 

Daher sind realistische Budgetangaben für ein Eingangsrechnungsverarbeitungs-Projekt in der Regel erst nach einer tiefergehenden Bestimmung dieser und weiterer Rahmenparameter möglich. Heutzutage gibt es jedoch unterschiedlichste Modelle ein Projekt umzusetzen. Je nach Modell sind hier die Kosten unterschiedlich und damit an individuelle Unternehmensansprüche anpassbar. 

Lesen Sie in unserem Blogartikel mehr zu den Kosten, die in einem DMS-Projekt anfallen können.

 

Referenzen

 

Mehr zu Themen rund um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in unserem Blog: