Der digitale Eingangsrechnungsprozess
Rechnungen digital zu bearbeiten optimiert die gesamte Prozesskette. Durch einen digitalen Rechnungseingangsworkflow werden Aufgaben in Echtzeit durch ein System erstellt, verteilt und weitergeleitet. Damit werden die Bearbeitungszeiten für Zuordnung, Prüfung und Verbuchung zur Zahlung deutlich reduziert.
Prozesskosten für z.B. Arbeitszeit zur Bearbeitung, entgangene Skontoerträge oder Aufwandskosten zur Klärung von papierbasierten Intransparenzen können mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich reduziert werden. Kostenersparnisse von bis zu 70% sind somit erzielbar.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet als Teil ganzheitlicher Dokumenten-Management-Ansätze einen deutlichen Anstieg an Transparenz. Abhängige Belege zu Rechnungen, wie z.B. ein Lieferschein, geben in Form digitaler Akten den vollen Überblick im Eingangsrechnungs-Prozess.
Mehr zu den Potenzialen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in unserem Blog: Eingangsrechnungsverarbeitung: Ein Prozess, viel Potenzial
Was liegt denn da in der Post?
Die Herausforderung beginnt beim Eintreffen der Post – mal digitalisiert, mal nicht – in Ihrem Unternehmen. Die Aufgabe der digitalen Eingangspostverarbeitung besteht darin, alle Informationen und Dokumente einheitlich digital zu erfassen, zu klassifizieren, zu integrieren, zu verteilen und zu archivieren.
Die klassische Inhouse Lösung ist die aktuell gängigste Methode eine DMS-Lösung zu integrieren. Die IT-Infrastruktur und die Sicherheit der Systeme ist unternehmensseitig zu gewährleisten.
Vorteile:
DMS als Hosting-Lösung wird durch Rechenzentren ermöglicht. Die Software wird in den Rechenzentren entweder in geteilten Umgebungen oder dediziert zur Verfügung gestellt.
Vorteile:
DMS Komponenten können auch per Software as a Service (SaaS) bezogen werden. Jedoch sind komplexe Prozesse weiterhin projektspezifisch umzusetzen und noch nicht vollständig per Knopfdruck buchbar.
Vorteile
Nutzung wichtiger DMS-Dienste als On-Premise-Lösung auf eigener Infrastruktur bei gleichzeitigem Bezug weiterer DMS-Services aus der Cloud. Der Mittelweg aus standardisierten Cloud-Angeboten und individualisierbaren On-Premise-Produkten.
Vorteile
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung als Teil des Dokumenten Managements ist darauf angewiesen mit unternehmensrelevanter Software zu interagieren. Die meisten Unternehmen arbeiten mit etablierten ERP und/oder Finanzbuchhaltungs-Systemen, die wichtige Informationen des Eingangsrechnungs-Prozesses führen. Ein Eingangsrechnungsworkflow sollte diese Informationen automatisiert verarbeiten können. Bei diesem Inforamtionsaustauschprozess helfen Schnittstellen, die den Datenaustausch reibungslos gewährleisten.
Standardisierte Schnittstellen bedeuten zudem einen deutlich reduzierten Implementierungsaufwand und sorgen für einen robusten Gesamtprozess. Jedoch sind heutzutage Schnittstellen auch zu den weniger verbreiteten Systemen umsetzbar.
Zu den prominentesten Schnittstellen zwischen DMS und führender Software gehören z.B.
Die Frage nach Kosten der Projekte ist stark abhängig von bestimmten Prozessdetails. Wichtige Fragen sind z.B.:
Daher sind realistische Budgetangaben für ein Eingangsrechnungsverarbeitungs-Projekt in der Regel erst nach einer tiefergehenden Bestimmung dieser und weiterer Rahmenparameter möglich. Heutzutage gibt es jedoch unterschiedlichste Modelle ein Projekt umzusetzen. Je nach Modell sind hier die Kosten unterschiedlich und damit an individuelle Unternehmensansprüche anpassbar.
Lesen Sie in unserem Blogartikel mehr zu den Kosten, die in einem DMS-Projekt anfallen können.
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