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E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung

Die E-Mail Archivierung ist heute Teil der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen. E-Mails sind fester Bestandteil der Kommunikation, sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Gleichzeitig sind E-Mails jedoch auch kaufmännische Dokumente, die den Aufbewahrungspflichten unterliegen. Mit einer optimalen E-Mail Archivierung ermöglichen Sie die Zuordnung des geschäftlichen Schriftverkehrs zu digitalen Kunden- und Vorgangsakten und kommen gleichzeitig Aufbewahrungspflichten nach.

  • E-Mails automatisch archivieren
  • Integration in Microsoft Outlook und Lotus Notes/Domino
  • Regelbasierte Verarbeitungsprozesse, client- oder serverbasiert
  • Entlastung von E-Mail-Postfächern

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Revisionssichere E-Mail-Archivierung

E-Mails gehören seit vielen Jahren zu unserer geschäftlichen Kommunikation. Dabei werden komplette Vorgänge diskutiert, Mitarbeiter informiert, die interne Kommunikation betrieben … aber auch steuerrechtlich relevante Belege finden den Weg in die Postfächer. Mit unseren Lösungen können Sie dafür revisionssichere Archive realisieren.

E-Mails automatisch archivieren

Die automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails nach vorgegebenen Regelwerken serverseitig im elektronischen Archivsystem abgelegt werden. Auf Wunsch können dabei bereits Anhänge herausgetrennt werden. Für den Anwender ändert sich dabei nichts. Das Attachement wird verlinkt und kann durch den Anwender wie gewohnt geöffnet werden. Das spart Platz in den Postfächern und entlastet Ihre E-Mail-Server. Schön, oder?

E-Mails dort, wo sie hingehören

E-Mails gehören häufig zu Geschäftsvorfällen. Eine E-Mail des Kunden sollte jedoch in der digitalen Kundenakte und nicht im Mitarbeiterpostfach wiedergefunden werden. Somit gehören die E-Mails nicht in die individuelle Ordnerstruktur des Mitarbeiters sondern in die kaufmännischen Prozesse des Unternehmens. Eine Zuordnung kann dabei ganz einfach durch den Anwender vorgenommen werden. Nach der Indexierung steht die E-Mail archiviert allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung. 

Kostenlose Webinare

In folgenden Webinaren können Sie die E-Mail Archivierung näher kennenlernen:

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Interessante Informationen finden Sie in unserem Blog

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