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Revisionssichere Archivierung

Digitale Archivierung von Dokumenten

Die digitale Archivierung von Dokumenten und Belegen ermöglicht eine einfache Suche nach Informationen. Durch das schnelle Finden von Dokumenten werden Recherchezeiten reduziert. Dokumente können dabei nach zugehörigen Metainformationen wie beispielsweise dem Kundennamen oder dem Belegdatum gefunden werden. Bei der elektronischen Ablage können Belege häufig ebenso nach Inhalten gefunden werden. Die Dokumentensuche gestaltet sich bei der digitalen Archivierung somit einfach und effizient.

  • Schnelles Finden von Dokumenten, Belegen und Akten
  • Gleichzeitiger Zugriff auf archivierte Dokumente
  • Dokumente standortunabhängig nutzen

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Digitale Archivierung spart Zeit und Geld

Durch den Einsatz elektronischer Archive gehört die zeit- und kostenintensive Suche nach Papierbelegen der Vergangenheit an. Zudem werden durch eine optimale elektronische Ablage im Archivierungssystem Mehrfachablagen vermieden und somit bekannte redundante Ablagen aufgelöst. Das versetzt Anwender in die Lage, auf eindeutige Informationsstände zurückzugreifen und die richtigen Informationen zu nutzen.

Revisionssichere Archivierung

Die Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Dokumente und Informationen über einen Zeitraum von 10 oder mehr Jahren aufzubewahren. Dabei gelten unterschiedliche rechtliche und regulative Vorgaben für die Aufbewahrung. Über die kaufmännischen Aufbewahrungsfristen hinaus gibt es aber auch viele andere Gründe für Unternehmen, Dokumente für einen langen Zeitraum verfügbar zu halten - beispielsweise die Dokumentation langlebiger Maschinen und Anlagen.

Dokumente ortsunabhängig nutzen

Die digitale Ablage ermöglicht zudem den zeitgleichen Zugriff auf Belege durch mehrere Anwender - auch an unterschiedlichen Standorten. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumenten-Logistik und schaffen zugleich mehr Transparenz in der Informationsorganisation. Mit der digitalen Archivierung stellen Sie Dokumente und Informationen auf Wunsch unabhängig von Zeit und Ort Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

Kostenlose Webinare

In folgenden Webinaren können Sie die revisionssichere Archivierung näher kennenlernen:

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Interessante Informationen finden Sie in unserem Blog

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