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Digitaler Urlaubsantrag

Der digitale Urlaubsantrag der CONTENiT - stressfreie Urlaubsplanung

 

 

Schnelle und effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen

Schnell & effizient

Der digitale Urlaubsantragsworkflow verkürzt die Kommunikationswege und erleichtert den Prozessantrag

 

Transparente Abläufe im Urlaubsantragsprozess

Transparent

Der Status und der Bearbeitungsstand sind zu jeder Zeit übersichtlich einsehbar

 

Nachvollziehbare Urlaubsanträge

Nachvollziehbar

Durch Verknüpfen eines Antrags in die Personalakte bleibt jeder Antrag auch nach dem Urlaub recherchierbar

 

 

Der Prozessablauf des Urlaubsantrags

 

 

Einreichung des digitalen Urlaubsantrags

Über ein digitales Formular, welches nicht nur vom Arbeitsplatz, sondern auch von mobilen Endgeräten wie zum Beispiel Handy und Tablet geöffnet werden kann, werden die Urlaubswünsche eingegeben. Das Formular ist dabei einfach und selbst erklärend. Nach der Einsendung des Formulars rechnet das System dem Arbeitnehmer seine restlichen Urlaubstage aus.

 

digitaler Urlaubsantrag in der Prüfung

Nach Einsendung des Antrages erhält der Vorgesetzte per d.3-Postkorb und optional als E-Mail eine Nachricht, dass ein Urlaubsantrag eingegangen ist. Der Vorgesetzte wird durch den Link in der Mail an das d.3-System weitergeleitet und kann dort das Urlaubsantragsformular einsehen. Das Formular enthält Informationen über Zeit und Dauer des Urlaubes und eine Begründung, falls angegeben. Der Vorgesetzte kann jetzt, auch von unterwegs aus, den Urlaubsantrag ablehnen oder freigeben.

 

Urlaubsantrag Informationen für die Personalabteilung

Der Arbeitnehmer erhält darauf hin direkt die Ablehnung oder die Genehmigung des gewünschten Urlaubs. Durch die Einsendung eines genehmigten Urlaubes zur Personalabteilung, enthält diese Informationen darüber und sieht übersichtlich strukturiert alle bereits gestellten Urlaubsanträge des antragsstellenden Mitarbeiters.

 

 

 

Urlaubsantrag digital planen, verwalten und genehmigen

 

Mit den Dokumentenmanagementlösungen der CONTENiT erfassen und bearbeiten Sie Ihre Urlaubsanträge schnell und effizient. Digitale Urlaubsantragsworkflows verkürzen Bearbeitungszeiten und schaffen Transparenz. Status und Bearbeitungstand bleiben zu jeder Zeit übersichtlich einsehbar. Feedback per Postkorberinnerung oder E-Mail schaffen zusätzlich Prozesserleichterungen. Das spart Zeit- und Papierkosten.

Mehr dazu in unserem Blogbeitrag: Digitale Urlaubsantragsbearbeitung - was hat mein Unternehmen davon?

Prozess-Highlights im Überblick

 

 

Einfachen digitales Formular für den Urlaubsantrag

Einheitliches, einfaches Formular für alle

Lediglich durch die Angabe von Start- und Enddatum des gewünschten Urlaubs und gegeben falls eine Eintragung zu Ausgleich oder Sonderurlaub ist das Formular ausgefüllt. Das System berechnet automatisch die Anzahl der Urlaubstage und aktualisiert die noch verbleibenden Tage.

 

Leichte Bedienbarkeit im gesamten Prozess

Leichte Bedienbarkeit

Durch übersichtlich gehaltene Oberflächen werden Arbeitsschritte verkürzt. In Auswahlfeldern werden nur die Informationen abgefragt, die zwingend benötigt werden. Der Vorgesetzte erhält die hinterlegten Informationen und kann zwischen den beiden Aktionen „Ablehnen“ oder „Genehmigen“ wählen.

 

 

Urlaubsantrag wird direkt in die digitale Personalakte abgelegt

Direkte Ablage in der digitalen Personalakte

Bereits mit Erstellung des Antrages und somit Initiierung des Workflows durch den Mitarbeiter wird das Dokument direkt im digitalen Archiv des d.3-Systems abgelegt und mit der Personalakte des Mitarbeiters verknüpft. Sowohl die Personalabteilung als auch der betreffende Mitarbeiter sehen so alle bereits gestellten Urlaubsanträge übersichtlich strukturiert in der digitalen Personalakte.

 

Automatisierte Benachrichtigung über Urlaub an die HR-Abteilung

Automatische Information der HR-Abteilung

Nach Freigabe des Antrages durch den Vorgesetzten geht der Workflow automatisch zur Kenntnisnahme nicht nur an den antragsstellenden Mitarbeiter, sondern auch an die Personalabteilung. Das Urlaubskonto wird mit den Informationen aus dem Workflow automatisch im HR-System aktualisiert.

 

 

 

Mehrwerte für Ihr Unternehmen

 

 

Tranzparenter Urlaubsantrag

Transparenz

Mehr Transparenz in der Bearbeitung durch strukturierte und übersichtliche Prozessabläufe.

 

Geringer Kosten beim Urlaubsverfahren im Unternehmen

Weniger Prozesskosten

Durch die Digitalisierung des Prozesses wird dieser vereinfacht und beschleunigt. Liegezeiten werden vermieden.

 

Geringer Arbeitsaufwand beim Urlaubsantrag im Unternehmen

Kürzere Bearbeitungszeiten

Der automatisierte Urlaubsantrag verringert den Arbeitsaufwand aller Beteiligten.

 

Ständige Kommunikation von Urlaubsinformationen

Verbesserte Kommunikationsmöglichkeiten

Einheitliche Übersichten und geregelte Abläufe für alle Prozessbeteiligten ermöglichen eine leichtere Kommunikation.

 

 

Webinare zum Thema Workflowmanagement

 

Wer profitiert von digitalen Urlaubsanträgen?

Jeder Beteiligte im Urlaubsantragsprozess profitiert von der digitalen Bearbeitung!

 

 
Antragsteller Urlaub

Der Antragssteller

 

Er erhält schnelles Feedback und kann getrost seinen Urlaub planen. Durch den digitalen Urlaubantrag sind auch kurzfristige Urlaubswünsche kein Problem, da die Genehmigung einen viel kürzeren Prozessweg hat.

 

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Genehmiger Urlaubsantrag

Der Genehmiger

 

 

Er hat eine transparente Möglichkeit seine Pflichten zu erfüllen. Er verfügt auch über die Möglichkeit die Urlaubsanträge einfach unterwegs zu bearbeiten.

 

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Personalabteilung Urlaubsantrag

Die Personalabteilung

 

Die Abteilung wird durch das automatisierte Antragsverfahren entlastet. Durch Workflows und eine Integration in Personalbuchhaltungssoftware können Urlaubsdaten direkt abgefragt und aktualisiert werden. Das spart Zeit.

Weiteres zum Thema Workflowmanagement finden Sie in unserem Blog