Schnell & effizient
Der digitale Urlaubsantragsworkflow verkürzt die Kommunikationswege und erleichtert den Prozessantrag
Transparent
Der Status und der Bearbeitungsstand sind zu jeder Zeit übersichtlich einsehbar
Nachvollziehbar
Durch Verknüpfen eines Antrags in die Personalakte bleibt jeder Antrag auch nach dem Urlaub recherchierbar
Über ein digitales Formular, welches nicht nur vom Arbeitsplatz, sondern auch von mobilen Endgeräten wie zum Beispiel Handy und Tablet geöffnet werden kann, werden die Urlaubswünsche eingegeben. Das Formular ist dabei einfach und selbst erklärend. Nach der Einsendung des Formulars rechnet das System dem Arbeitnehmer seine restlichen Urlaubstage aus.
Nach Einsendung des Antrages erhält der Vorgesetzte per d.velop documents-Postkorb und optional als E-Mail eine Nachricht, dass ein Urlaubsantrag eingegangen ist. Der Vorgesetzte wird durch den Link in der Mail an das d.velop documents-System weitergeleitet und kann dort das Urlaubsantragsformular einsehen. Das Formular enthält Informationen über Zeit und Dauer des Urlaubes und eine Begründung, falls angegeben. Der Vorgesetzte kann jetzt, auch von unterwegs aus, den Urlaubsantrag ablehnen oder freigeben.
Der Arbeitnehmer erhält darauf hin direkt die Ablehnung oder die Genehmigung des gewünschten Urlaubs. Durch die Einsendung eines genehmigten Urlaubes zur Personalabteilung, enthält diese Informationen darüber und sieht übersichtlich strukturiert alle bereits gestellten Urlaubsanträge des antragsstellenden Mitarbeiters.
Einheitliches, einfaches Formular für alle
Lediglich durch die Angabe von Start- und Enddatum des gewünschten Urlaubs und gegeben falls eine Eintragung zu Ausgleich oder Sonderurlaub ist das Formular ausgefüllt. Das System berechnet automatisch die Anzahl der Urlaubstage und aktualisiert die noch verbleibenden Tage.
Leichte Bedienbarkeit
Durch übersichtlich gehaltene Oberflächen werden Arbeitsschritte verkürzt. In Auswahlfeldern werden nur die Informationen abgefragt, die zwingend benötigt werden. Der Vorgesetzte erhält die hinterlegten Informationen und kann zwischen den beiden Aktionen „Ablehnen“ oder „Genehmigen“ wählen.
Direkte Ablage in der digitalen Personalakte
Automatische Information der HR-Abteilung
Nach Freigabe des Antrages durch den Vorgesetzten geht der Workflow automatisch zur Kenntnisnahme nicht nur an den antragsstellenden Mitarbeiter, sondern auch an die Personalabteilung. Das Urlaubskonto wird mit den Informationen aus dem Workflow automatisch im HR-System aktualisiert.
Transparenz
Mehr Transparenz in der Bearbeitung durch strukturierte und übersichtliche Prozessabläufe.
Weniger Prozesskosten
Durch die Digitalisierung des Prozesses wird dieser vereinfacht und beschleunigt. Liegezeiten werden vermieden.
Kürzere Bearbeitungszeiten
Der automatisierte Urlaubsantrag verringert den Arbeitsaufwand aller Beteiligten.
Verbesserte Kommunikationsmöglichkeiten
Einheitliche Übersichten und geregelte Abläufe für alle Prozessbeteiligten ermöglichen eine leichtere Kommunikation.
Er erhält schnelles Feedback und kann getrost seinen Urlaub planen. Durch den digitalen Urlaubantrag sind auch kurzfristige Urlaubswünsche kein Problem, da die Genehmigung einen viel kürzeren Prozessweg hat.
Er hat eine transparente Möglichkeit seine Pflichten zu erfüllen. Er verfügt auch über die Möglichkeit die Urlaubsanträge einfach unterwegs zu bearbeiten.
Die Abteilung wird durch das automatisierte Antragsverfahren entlastet. Durch Workflows und eine Integration in Personalbuchhaltungssoftware können Urlaubsdaten direkt abgefragt und aktualisiert werden. Das spart Zeit.
Lernen Sie den alphaflow Urlaubsantrag kennen. Betreiben Sie effizientes Prozess- und Informationsmanagement und schaffen Sie mehr Transparenz rund um den gesamten Prozess.
