Vorgangsmanagement

Anwendungsbeispiele für digitales Vorgangsmanagement

Nahezu jeder Geschäftsprozess, ob standardisiert oder individuell, kann mit der digitalen Vorgangsbearbeitung optimal gestaltet und abgebildet werden. Vier Beispiele für Unternehmensprozesse, die mit unserer Lösung digital abgebildet werden können:

Angebotsanfragen

Kommt eine Angebotsanfrage per E-Mail von einem Kunden, wird mit Hilfe des Vorgangsmanagements eine digitale Vorgangsakte angelegt. Der Abteilung Vertrieb kann eine Ad-Hoc-Aufgabe zugeteilt werden und ihnen können zusätzlich relevante Informationen für die Angebotserstellung zugetragen werden. Alle Informationen werden in der Lösung hinterlegt und sind jederzeit für berechtigte Mitarbeiter einsehbar. Der Kunde, aber auch ein externer Partner, kann direkt aus dem System heraus kontaktiert werden.

Reklamationen

Reklamiert ein Kunde ein Produkt, kann in der entsprechenden Abteilung sofort eine digitale Reklamationsakte angelegt werden. Der Schaden wird direkt aufgenommen und in weiteren Schritten kann festgelegt werden, was die daraus folgenden Maßnahmen sein sollen. Das können von Neufertigung über Nacharbeitung des Produkts bis zur weiteren, eingehenden Prüfung des Artikels verschiedenste Optionen sein. Die Ad-Hoc-Aufgaben, die daraus resultieren, veranlassen die entsprechenden Abteilungen dann dazu, die Reklamation zu bearbeiten.

Ausschreibungen

Erhält das Unternehmen eine neue Ausschreibung, an der es teilnehmen möchte, kann mit Hilfe der Vorgangsbearbeitung sofort eine digitale Akte mit der entsprechenden Ausschreibung aufgenommen werden. Hier wird genau festgelegt, wann die Ausschreibung im Unternehmen eingegangen ist und bis wann sie bearbeitet werden muss (Fristenmanagement). Ad-Hoc-Aufgaben helfen, die weitere Bearbeitung zu regeln. So wissen alle beteiligten Abteilungen genau, was sie wann zu erledigen haben, damit die Ausschreibung termingerecht bearbeitet wird. Die Vorgangsbearbeitung begleitet den gesamten Prozess im Unternehmen.

Bewerbungen

Bewerbungen von potenziellen Mitarbeitern können auf unterschiedlichen Wegen in Ihr Unternehmen gelangen. Für jede eingehende Bewerbung kann eine digitale Bewerberakte angelegt werden, welche mit einer fortlaufenden Nummer versehen wird. Die Personalabteilung kann diese digitale Akte dann bearbeiten und alle wichtigen Informationen hinzufügen. Damit ergibt sich zusätzlich die Möglichkeit, jeder Zeit den Status eines Bewerbungsprozesses einzusehen. Ad-Hoc-Aufgaben, wie das Schreiben einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, werden optimal dokumentiert. Aus dem System heraus kann direkt Kontakt zum Anwärter aufgenommen werden.