Vorgangsbearbeitung

Vorgangsbearbeitung

Digitale Vorgangsbearbeitung - der Erfolgsfaktor für digitale Geschäftsprozesse

 

 

Individuelle Konfiguration

Individuell konfigurierbar

Ob vorstrukturierte Prozesse oder individuell anpassbare Vorgänge - das Maß an Flexibilität bestimmen Sie.

 

Prozessgestaltung

Einfache Prozessgestaltung

Leichte Prozessdefinition durch einzelne Fachabteilungen, fließende Integration in führende Systeme wie dem ERP.

 

Verlaufsprotokolle der Vorgänge

Kollaborativ und überzeugend

Interne und externe Kommunikationen und Verlaufsprotokolle innerhalb eines Vorgangs sind jederzeit nachvollziehbar.

Vorgangsmanagement Einblick

Download Broschüre: Vorgangsbearbeitung

 

 

Transparent. Nachvollziehbar. Individuell.

Oft werden Aufgaben in den Office-Programmen von Microsoft oder gar handschriftlich festgehalten, bevor sie irgendwann in (elektronischen) Ordnern verschwinden. Viele Unternehmen handeln intuitiv zwar vorgangsorientiert, bündeln die gesammelten Informationen zu den Vorgängen jedoch nicht an einer zentralen Stelle.

Mit dem Vorgangsmanagement der CONTENiT schaffen wir Transparenz in diesen Vorgängen. 

 

 

 

 

 

 

Workflowmanagement vs. Vorgangsbearbeitung

In unserem Workflowmanagement sind die Aufgaben und Abläufe des Anwenders genau definiert. Der Prozess definiert alle Aktivitäten und Möglichkeiten für die Benutzer. Mit der digitalen Vorgangsbearbeitung hingegen können individuelle Vorgänge Schritt-für-Schritt bestimmt werden. Das Vorgangsmanagement widmet sich also halbstrukturierten Prozessen. Hier entscheidet sich der Nutzer anhand seiner in der Vergangenheit gewonnen Erkenntnisse für Teilaktivitäten, die gebraucht werden, um den Vorgang bestmöglich zu bearbeiten.

Die integrierte Vorgangsbearbeitung beinhaltet flexible Phasenmodelle und Vorlagen von Aufgaben, welche die Standardisierung von sowohl hoch- als auch semistrukturierten Vorgängen erlauben. Die jeweiligen Prozesse können schnell im Unternehmen implementiert werden.

 

 

Workflowmanagement für 
strukturierte Geschäftsprozesse

 

Workflowmanagement strukturierte Prozesse

 

Der Prozess definiert
die Aktivitäten des Benutzers

 

 

Vorgangsbearbeitung für
semistrukturierte Geschäftsprozesse

 

Vorgangsmanagement semistrukturiert

 

Der Benutzer wählt die Teilaktivitäten
für den optimalen Prozess

Webinare passend zum Thema digitale Vorgangsbearbeitung

 

 

Vorgangsbearbeitung mit d.3ecm

 

Vorgangsakte

Digitale Vorgangsakte

Bündelung aller zusammengehörigen Dokumente, Informationen, Aufgaben und Konservationen in einer Vorgangsakte. Zugriff auf alle Funktionen eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems.

 

Projektabläufe

Aufgabenverwaltung

Organisation der Arbeit in neuer Qualität. Durch strukturierte Aufgaben innerhalb eines Vorgangs entsteht Transparenz über noch ausstehende Arbeit und die damit verbundenen Fristen.

 

Konversation in Geschäftsprozessen

Konversationen

Interne und externe Konversationen werden direkt aus den Vorgängen heraus geführt und schaffen somit ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

 

Übersicht im Prozess

Integration

Einfache Integration der Lösung in führende Anwendungen, wie z.B. dem E-Mail Client oder der ERP-Umgebung.

 

Reklamation weiss

Vorgangsbearbeitung mit CONTENiT

 

 

 

 

 

 

Aktivitätenstrom im Vorgang

Aktivitätenstrom

Die transparente Verfolgung der Aktivitäten in den Vorgängen klärt zu jeder Zeit Fragen darüber, wer z.B. ein Dokument hinzugefügt, eine Aufgabe erledigt oder eine Konversation beantwortet hat.

 

Stammdaten nutzbar

Stammdaten

Vorgangstypen und deren Phasenmodell werden definiert. Details spezifischer Vorgangstypen können flexibel angepasst werden. 

 

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung

Prozesse und Methoden werden standardisiert und bewahren gleichzeitig notwendige Freiräume für Mitarbeiter. Aufgabentemplates geben für die täglich wiederkehrende Arbeit einen flexiblen Rahmen.

 

Transparente Prozesse im Unternehmen

Vorgangsübersicht

Komfortable Filter- und Auswertungsfunktionen schaffen Transparenz über alle Vorgänge und Aufgaben sowie deren Fristen.

 

Anwendungsbeispiele Vorgangsmanagement

Anwendungsbeispiele für digitale Vorgangsbearbeitung

Nahezu jeder Geschäftsprozess, ob standardisiert oder individuell, kann mit der digitalen Vorgangsbearbeitung optimal gestaltet und abgebildet werden.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen vier Beispiele für Unternehmensprozesse, die mit unserer Lösung digital abgebildet werden können.
 

Trennstrich VM

 

Angebotsanfrage

Kommt eine Angebotsanfrage per E-Mail von einem Kunden, wird mit Hilfe des Vorgangsmanagements eine digitale Vorgangsakte angelegt. Der Abteilung Vertrieb kann eine Ad-Hoc-Aufgabe zugeteilt werden und ihnen können zusätzlich relevante Informationen für die Angebotserstellung zugetragen werden. Alle Informationen werden in der Lösung hinterlegt und sind jederzeit für berechtigte Mitarbeiter einsehbar. Der Kunde, aber auch ein externer Partner, kann direkt aus dem System heraus kontaktiert werden.

 

Reklamationen

Reklamiert ein Kunde ein Produkt, kann in der entsprechenden Abteilung sofort eine digitale Reklamationsakte angelegt werden. Der Schaden wird direkt aufgenommen und in weiteren Schritten kann festgelegt werden, was die daraus folgenden Maßnahmen sein sollen. Das können von Neufertigung über Nacharbeitung des Produkts bis zur weiteren, eingehenden Prüfung des Artikels verschiedenste Optionen sein. Die Ad-Hoc-Aufgaben, die daraus resultieren, veranlassen die entsprechenden Abteilungen dann dazu, die Reklamation zu bearbeiten.

 

Ausschreibungen

Erhält das Unternehmen eine neue Ausschreibung, an der es teilnehmen möchte, kann mit Hilfe der Vorgangsbearbeitung sofort eine digitale Akte mit der entsprechenden Ausschreibung aufgenommen werden. Hier wird genau festgelegt, wann die Ausschreibung im Unternehmen eingegangen ist und bis wann sie bearbeitet werden muss (Fristenmanagement). Ad-Hoc-Aufgaben helfen, die weitere Bearbeitung zu regeln. So wissen alle beteiligten Abteilungen genau, was sie wann zu erledigen haben, damit die Ausschreibung termingerecht bearbeitet wird. Die Vorgangsbearbeitung begleitet den gesamten Prozess im Unternehmen.

Bewerbungen

Bewerbungen von potenziellen Mitarbeitern können auf unterschiedlichen Wegen in Ihr Unternehmen gelangen. Für jede eingehende Bewerbung kann eine digitale Bewerberakte angelegt werden, welche mit einer fortlaufenden Nummer versehen wird. Die Personalabteilung kann diese digitale Akte dann bearbeiten und alle wichtigen Informationen hinzufügen. Damit ergibt sich zusätzlich die Möglichkeit, jeder Zeit den Status eines Bewerbungsprozesses einzusehen. Ad-Hoc-Aufgaben, wie das Schreiben einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, werden optimal dokumentiert. Aus dem System heraus kann direkt Kontakt zum Anwärter aufgenommen werden. 

 

Vorgangsbearbeitung - die Highlights im Überblick

 

Überblick über alle Vorgänge und Aufgaben

Zentrale Bereitstellung

Alle Handlungen eines Vorgang werden an einer Stelle gebündelt und dann digital zur Nutzung bereitgestellt. So erhält der Anwender einen transparenten Überblick über den Status aller Vorgänge und Aufgaben. 

 

Gemeinsam an Vorgängen arbeiten

Collaboration 

Die gemeinsame Arbeit an einem Vorgang wird gefördert. Zeitgleich kann auch in dem Vorgang integrierte interne und externe Kommunikation stattfinden. 

 

Individuelle Prozesse gestalten

Einfache Prozessformung

Die Prozesse können einfach und individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So leicht, dass die IT-Abteilung nicht eingebunden werden muss. 

 

Prozessanpassungen

Anpassungsfähig

Nach und nach kann der optimale Prozess für Ihr Unternehmen geformt werden. Durch die anpassungsfähige Prozessentwicklung können Ihre Vorgänge kontinuierlich verbessert werden.

 

Kundenspezifische Vorgänge

Kundenspezifisches Customizing

Die Vorgangsbearbeitung ermöglicht eine standardisierte Arbeitsweise, kann aber flexibel auf Ihre spezifischen Anforderungen angepasst und erweitert werden.  

 

Einfache Integration von Vorgängen

Nahtlos integrierbar

Problemlose Integration in führende Systeme wie Ihr ERP-System oder Ihren E-Mail Client. Ein Vorgang kann so beispielsweise direkt aus dem E-Mail Programm heraus gestartet werden.

 

Referenzen

 

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Blog