Dass es rechtlich genügend Vorsätze und Gründe gibt, E-Mails zu archivieren, das haben wir Ihnen letzte Woche bereits in unserem Blogbeitrag E-Mails archivieren - warum müssen Sie das eigentlich? aufgezeigt.
Dass das Ganze auch noch Spaß machen kann, davon möchten wir Sie in unserem heutigen Blogbeitrag überzeugen. Aber lesen Sie selbst!
Für die Archivierung von E-Mails mit d.3ecm gibt es verschiedene Möglichkeiten der Archivierung:
Für jede dieser Anforderungen hält d.3ecm die richtige Lösung parat. Wir wollen uns heute insbesondere mit der clientseitigen E-Mailarchivierung, sprich der manuellen Ablage von E-Mails durch den Benutzer mit d.3one beschäftigen.
Mit d.3one in Outlook oder Notes wird der d.3-Client einfach in Ihre Mailoberfläche eingebettet und Sie können direkt von hier an allen Unternehmensprozessen teilnehmen, E-Mails archivieren und diese auch wiederfinden. Das bedeutet, alle unternehmensrelevanten Dokumente - einschließlich Ihrer E-Mails- befinden sich an einer zentralen Stelle: im d.3-Repository. Dort werden Sie in die jeweiligen Akten einsortiert und in langzeitstabilen Formaten (PDF oder TIFF) rechtssicher abgelegt.
Sie können aus Ihrer E-Mailoberfläche nach abgelegten Dokumenten suchen (entweder per Volltext oder über die Kategorisierung) und in den dazugehörigen Akten navigieren. Dokumente können einfach per Drag & Drop auf diese Akten fallen gelassen werden, um sie dort abzulegen und anschließend wieder aufrufen zu können. Außerdem hat jeder User direkt aus Outlook oder Notes heraus Zugriff auf seine hinterlegten Favoriten sowie seine Aufgaben und Prozesse. Das heißt, der User kann aus der E-Mail-Applikation heraus direkt an Workflows und Vorgängen teilnehmen.
Also, worauf warten Sie noch? Das sind ja wohl genügend Gründe, um jetzt schnell auf eine E-Mailarchivierung mit d.3one und d.3em umzusteigen.