Die Ausgangssituation mit Papierakten
Im Bocholter Rathaus ein alltäglicher, zigfach wiederholter Vorgang: Akten werden im Archiv angefordert, herausgesucht, abgeholt oder per Hauspost auf den Weg gebracht - Arbeiten im Rahmen der Sachbearbeitung, die mehrere Abläufe erfordern und, in der Summe gesehen, viel Zeit kosten. Ganz abgesehen vom Platz, den die Aktenberge im Zwischenarchiv mittlerweile einnehmen.
Wie es mit d.3 nun besser werden soll
Diese Abläufe werden nun deutlich gestrafft, zunächst in der Steuersachbearbeitung: Die Stadt Bocholt hat ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eingeführt und mit der elektronischen Akten-Archivierung begonnen. Nach dem Motto "Bits statt Blätter" werden seit Oktober 2002 die Informationen von 35.000 Grundsteuerakten (alle etwa 35-40 Seiten stark) per Scanner eingelesen und auf drei Speichermedien, die im Durchmesser etwas größer als normale CD-ROMs sind, abgelegt. "Die Informationen von rund 120 laufenden Metern Akten sind dann auf drei sog. "WORM-Scheiben" verfügbar", erläutert Klaus Boland, Leiter der EDV-Abteilung. "WORM" heißt übersetzt "Write once, read many" und bezeichnet einen Sicherheitsstandard, der dafür sorgt, dass die Datenablage manipulationssicher erfolgt.
Künftig können die benötigten Daten vom jeweiligen Sachbearbeiter blitzschnell per Knopfdruck vom Arbeitsplatz aus auf den Bildschirm abgerufen werden. Das steigert die Effizienz bei der Sachbearbeitung, denn, so Boland: "Die zentrale Verfügbarkeit beschleunigt die Bearbeitungszeit einzelner Vorgänge. Den Bürgern kann bei Bedarf sofort Auskunft erteilt werden. Außerdem können mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig auf die benötigten Daten zugreifen."
Und nicht nur das: Die digitalen Dokumente sind, wie die realen Akten auch, erweiterbar. So werden in diesem Jahr die aktuellen Daten von rund 25.000 Jahresgrundsteuerbescheiden an bereits eingelesene Datensätze angefügt.
Vorteile: Verbesserter Datenschutz und Platzeinsparungen im Archiv
Auch für den nötigen Datenschutz ist gesorgt. Boland: "Die Informationen sind nur im stadteigenen EDV-Netz verfügbar, ferner ist der Zugang durch Passwörter geschützt." Der zweite Vorteil der digitalen Archivierung: Sie schafft Platz im Archiv des Neuen Rathauses, das aus den Nähten zu platzen drohte. Die Originale landen aber keinesfalls im Papierschredder. Sie sind an anderer, sicherer Stelle außerhalb des Zwischenarchivs so lange zu archivieren, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Die Kosten des DMS-Systems, das sich aus einem Scangerät, Software, Server und Datenspeicher zusammensetzt, liegen bei rund 75.000 Euro. Das Einscannen der Steuerakten wird rund zwei Jahre in Anspruch nehmen. Parallel dazu soll das System auf andere Bereiche ausgedehnt werden, z.B. Bauakten, Personalausweis-Dokumente usw. Insgesamt ist das System ausbaufähig auf rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung, die alle mit differenzierten Zugriffsrechten ausgestattet werden können.
