Prozessoptimierung mit SharePoint bei Haus Freudenberg

Veröffentlicht am 07. März 2017

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Wer ist die Haus Freudenberg GmbH?

Bei der Haus Freudenberg GmbH arbeiten mehr als 1800 Menschen mit Behinderung. Damit leistet das Unternehmen seit über 30 Jahren einen wesentlichen Beitrag für die Rehabilitation von Menschen mit Behinderung in der Region.

Was war Ziel des Projektes?

Um die Teamarbeit der Mitarbeiter in administrativen Prozessen zu verbessern, entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer Intranet-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2010. "Insbesondere die enge Verzahnungen der Lösung mit den Office-Anwendungen und die Möglichkeiten der Integration in die bestehende ERP-Lösung waren für die Entscheidung ausschlaggebend.", so Dirk Verweyen, IT-Leiter bei der Haus Freudenberg GmbH.

Wie lief das Projekt ab?

Gemeinsam mit der CONTENiT GmbH wurden zunächst ausgewählte Geschäftsprozesse erörtert und mögliche Szenarien erarbeitet. Im ersten Projektschritt sollte die Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert werden. Der Prüfungs- und Freigabeprozess wird dabei im Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltungssoftware durchlaufen. Die gescannten Eingangsrechnungen können aus der kaufmännischen Anwendung aufgerufen werden. Zum Einsatz kommen dabei zusätzliche Softwarekomponenten, wie beispielsweise eine leistungsstarke Workflowengine. Für die zusammenhängende Darstellung aller einkaufsrelevanten Belege sorgt zudem eine digitale Einkaufsakte.

Und was war der besondere Mehrwert?

Das Digitalisieren von Dokumenten ist seit langer Zeit Bestandteil der Dienstleistungen, die durch die Haus Freudenberg GmbH angeboten werden. In diesem Umfeld werden für namhafte Kunden zahlreiche Aufgaben, wie unter anderen das "Frühe Scannen" von Eingangspost, das Digitalisieren von Mikrofilmen bis zum Scannen von historischen Dokumenten erledigt. "Man spart Zeit und Geld und die Unterlagen sind stets verfügbar", so Heinz-Günter Thevessen, Vertriebsverantwortlicher für den Fachbereich Digitale Archivierung in der Haus Freudenberg GmbH in Kleve, und nennt damit nur einige der Vorteile die durch das Digitalisieren von Dokumenten heute genutzt werden können.

In den kommenden Monaten wird auf der SharePoint-Plattform das elektronische Vertragsmanagement realisiert, um weitere Geschäftsprozesse mit dem Intranet zu optimieren.

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