Der Weg zu Ihrem Dokumenten-Management-System (DMS) ist ein großes und unter Umständen umfangreiches Projekt, welches gründlich geplant und umgesetzt werden muss, damit es schlussendlich auch seine vollen Stärken und Mehrwerte ausspielen kann.
In diesem Blogartikel möchten wir Sie auf mögliche Stolperfallen auf dem Weg zu Ihrem DMS hinweisen, damit Sie diese Fehlerquellen möglichst von vornherein vermeiden können. Dabei geben wir Ihnen zusätzlich auch einige hilfreiche und nützliche Tipps mit auf den Weg, von denen Sie in Ihrer Herangehensweise „Einführung eines DMS“ sicher profitieren können.
Wenn Sie Lust haben, von unseren langjährigen Projekterkenntnissen aus einer Vielzahl bereits realisierter Projekte zu profitieren, dann lesen Sie unbedingt weiter – wir wünschen Ihnen viel Spaß dabei!
Beginnen möchten wir mit den möglichen Fehlerquellen, die Ihnen während des Projektes auflauern können:
1. Unzureichendes Projektmanagement
Wie schon zu Beginn kurz erwähnt, muss das komplette Projekt wirklich sorgfältig geplant werden - ein gut funktionierendes Projektmanagement ist hier unabdingbar. Es bietet sich an, das Projekt in Etappen zu unterteilen und diese Teilprojekte Schritt für Schritt zu implementieren. Fehlendes Projektmanagement führt häufig zu größeren Fehlerquellen und dazu, dass man die angestrebten Ziele verfehlt. Ineffiziente Ausgestaltung wichtiger DMS-Funktionalitäten oder fehlende Adaption von Anwenderverhalten (Stichwort: User-Experience) sind oftmals das Ergebnis von Nachlässigkeiten im Projektmanagement und mindern die erwarteten Mehrwerte der Dokumentenmanagement-Lösung.
2. Prekäres Zeitmanagement
Gleichzeitig sollte ausreichend Zeit für die Umsetzung des Projekts eingeplant werden. Damit Sie am Ende wirklich vollumfänglich von Ihrem DMS profitieren, sollten Sie eine gründliche IST- und SOLL-Zustandsanalyse in Ihrem Unternehmen vornehmen. Hier gilt es abzuklopfen, welche Prozesse unternehmensintern momentan sehr ineffektiv durchlaufen werden und daher zuallererst digitalisiert werden sollten. Das erfordert in der Regel genug Zeit bei vorbereitenden Aktivitäten und auch während der Durchführung des Projektes. Beachten Sie, dass, je nach Lösungsaufbau, unterschiedliche Fachabteilungen in das Projekt eingebunden werden müssen. Das gilt sowohl für die horizontalen als auch für die vertikalen Organisationsstrukturen. Ein robuster Zeitplan, in Abstimmung mit Ihrem DMS-Dienstleistungspartner, bringt hier die nötige Planungssicherheit im Projektablauf.
3. Nachlässige Zieldefinition
Des Weiteren gilt es tunlichst zu vermeiden, die Anforderungen und Ziele an das DMS nicht genau zu definieren. Soll zunächst nur die digitale Archivierung realisiert werden oder sollen von Anfang auch bestimmte Prozesse aus Ihrem Unternehmen in einem Workflow abgebildet werden (z.B. digitale Eingangsrechnungsverarbeitung)? Was sind Ihre Ziele? Was wollen Sie durch die Einführung eines DMS konkret erreichen? Dies sind Fragen, die Sie sich im Projektteam definitiv stellen müssen, um darauf eine passende Antwort zu finden.
4. Missachtung bestehender (Alt)Daten
Darüber hinaus kann es sein, dass in Ihrem Unternehmen Daten existieren, die zwingend mit in das neue DMS migriert werden sollen. Hier gilt es, Kriterien zu entwickeln, welche Dokumente unbedingt übernommen werden sollen und welche eher unwichtig erscheinen. Machen Sie sich also explizit Gedanken darüber, wie das Dokumentenvolumen auf den verschiedenen Speichermedien (Fileserver, Papierarchiven, E-Mail-Server) verteilt ist. Schlussendlich ist also festzulegen, welche Altbestände in das System überführt werden sollen und welche Entwicklungen hinsichtlich der Dokumentenzunahmen in Zukunft geschätzt werden.
5. Vernachlässigung führender Systeme
Neben der Frage nach den bestehenden Daten geht es auch darum zu schauen, welche führenden Systeme in Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Diese sollten nicht vernachlässigt werden, da sie die Basis Ihrer unternehmerischen Tätigkeiten darstellen und demzufolge eine zentrale Rolle für Dokumentenmanagement-Prozesse spielen werden. Hier sollten zunächst etwaige ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-Systeme untersucht werden, genauso wie E-Mail-Dienste. Ist die vorhandene IT-Infrastruktur erfasst und analysiert, kann nun gewichtet werden, welche Schnittstellen zu welcher vorhandenen Software realisiert werden sollen.
Nachdem wir Sie nun auf häufige Fehlerquellen aufmerksam gemacht haben, möchten wir Ihnen natürlich auch noch ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg geben, die bei der Umsetzung eines DMS-Projekts hilfreich sein können.
1. Meilensteine definieren
Je nach Unternehmensgröße sollten Sie nach Möglichkeit mit einer Fachabteilung, einem sogenannten Pilotprojekt, beginnen. Hier kann es zu Beginn hilfreich sein, einzelne Prozesse in die digitale Welt zu überführen. Suchen Sie sich nach Möglichkeit den Fachbereich aus, der die größten Effizienzgewinne erwarten kann, bzw. langwierige Prozesse zu bewältigen hat und wo folgerichtig der größte Handlungsbedarf besteht.
Vielfach haben wir die Erfahrung gemacht, dass beispielsweise die Finanzbuchhaltungen profitieren, wenn die Eingangsrechnungsverarbeitung in einem digitalen Workflow abgebildet werden kann.
2. Intuitive, leichte Bedienung des DMS
Software wird oftmals nur dann angenommen und akzeptiert, wenn sie leicht zu bedienen ist. Anwenderfreundlichkeit ist hier das Stichwort. Gerade die älteren Kolleginnen und Kollegen lassen sich ungern auf neue Systeme ein. Es muss für alle Anwender eine Arbeitserleichterung durch das neue DMS zu verspüren sein. Nur dann wird die Lösung auch akzeptiert und in der täglichen Arbeit angewandt. Hervorzuheben ist hier auch eine regelmäßige Schulung aller beteiligten Personen.
Zudem sollten möglichst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an informiert und in den Einführungsprozess einbezogen werden. Es sind schließlich die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die Tag für Tag die gegenwärtigen Prozesse im Unternehmen vollziehen. Sie wissen am besten, wo der Schuh drückt und wo das größte Verbesserungspotenzial in den einzelnen Abläufen liegt. Regelmäßige Statusupdates zum Projekt, Ankündigungen zu neuen Funktionen und Möglichkeiten für Anwender-Feedback können die Anwenderakzeptanz nachhaltig verbessern.
3. Gründliche Analyse der Anbieter
Sie sollten einem potenziellen Anbieter immer die Frage stellen, ob er eventuell schon Projekte in Ihrer Branche realisiert hat. Scheuen Sie sich nicht, nach Referenzkunden zu fragen. Jede Branche hat spezifische Anforderungen und Prioritäten, die in einem DMS abgebildet werden sollten. Kann der DMS-Hersteller die Prozesse in einem Workflow abbilden, welche in meinem Unternehmen am dringendsten digitalisiert werden müssen?
Zusätzlich sollte eine gewisse Variabilität des DMS gegeben sein. Verschiedene Fachbereiche besitzen unterschiedliche Anforderungen an ein DMS. So ist bei der Reklamation die Kollaboration zwingend notwendig, wohingegen es in anderen Abteilungen (Buchhaltung) eher auf die Einhaltung rechtlicher Aspekte ankommt. Wägen Sie ab, ob Sie eine spezifische Teillösung präferieren oder ob Sie den ganzheitlichen Ansatz Ihres unternehmenseigenen Dokumentenmanagements verfolgen und lassen Sie Ihre Anforderungen in die Lösungs- und Anbieterauswahl einfließen.
4. Regelmäßige Feedback-Termine ein- und durchführen
Ein DMS ist nie fertig. Unternehmensinterne und auch externe Umstände ändern sich im Laufe der Zeit immer wieder. Sie bleiben nie gleich. Von daher kann jederzeit etwas optimiert und angepasst werden, bzw. auch neue Workflows eingeführt werden. Erörtern Sie im Team, ob es in einem Prozess konkreten Handlungs- oder Verbesserungsbedarf gibt, ob Probleme auftreten oder ob aus der Belegschaft heraus Anregungen zur Verbesserung entstanden sind. Gleichwohl können in einem solchen Meeting auch neue, zu digitalisierende Prozesse ins Visier genommen werden. Natürlich dürfen auch die einsetzenden Mehrwerte der neuen DMS-Lösung angesprochen und herausgestellt werden.
Setzen Sie sich hierzu im Projektteam in regelmäßigen Abständen zusammen und evaluieren Sie die Anwendung des DMS. Sie werden sehr schnell nach Einführung der Software merken, wie signifikant die Vorteile eines DMS sind und sich auf die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter auswirken.
Abb.3: Regelmäßiger Informationsaustausch über den Projektstand ist unabdingbar für den nachhaltigen Erfolg eines DMS
Auch die Zufriedenheit der Kolleginnen und Kollegen wird nach gründlicher Einarbeitung in das DMS schnell steigen. Trotzdem gibt es an der ein oder anderen Stelle immer Optimierungsbedarf. Wenn die eingeführten Lösungen sicher funktionieren, wächst ganz sicher auch der Wunsch der Belegschaft, weitere Prozesse in einer Lösung digital abzubilden.
Wenn wir Ihnen dabei helfen können, ein DMS-Projekt in Ihrem Unternehmen zu realisieren, sprechen Sie uns jederzeit sehr gerne an.
In einem weiteren Blogbeitrag von uns erfahren Sie außerdem, wie wir bei der CONTENiT GmbH ein Projekt bei künftigen Kunden angehen. Lesen Sie hier mehr dazu.
Wenn Sie außerdem gerne erfahren möchten, welche Neuigkeiten sich bei der CONTENiT GmbH ergeben, melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an.