Die gründliche Vorbereitung zur Implementierung von Lösungen zum Dokumenten-Management-System (DMS) bilden den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Je präziser die Vorbereitungen geplant werden, desto effizienter verlaufen die Projektumsetzungen – das zeigen uns langjährige Erfahrungswerte aus unseren Projekten. In unserem heutigen Blogartikel geht es speziell um die Bestandsaufnahme von Prozessen in Vorbereitung zum anstehenden DMS-Projekt.
Was muss ich als Unternehmen eigentlich tun, um das Projekt „Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung“ anzustoßen? Was gilt es speziell in dieser Vorbereitungsphase zu beachten? Diese Fragen befassen sich mit dem IST-Zustand des Unternehmens. Daran anschließend sollten Fragen zu den Absichten und Intentionen des Projekts gestellt werden. Welche Zieldefinition des SOLL-Zustands verfolgt ein Dokumenten-Management-System in Ihrem Betrieb und in den einzelnen Abteilungen nach erfolgter IST-Zustands-Analyse? Fragen, für die wir Ihnen im Folgenden gerne ein paar Hilfestellungen mit an die Hand geben möchten.
1. Status Quo ermitteln
Zu Projektbeginn stellen sich oftmals vielfältige Fragen, die möglichst präzise und genau von Ihnen beantwortet werden sollten. Hier geht es ausdrücklich um die Ermittlung des IST-Zustandes Ihres Unternehmens und ganz speziell der beteiligten Fachabteilungen, welche künftig mit dem DMS arbeiten sollen. In diesem Schritt bietet sich an, die beteiligten Mitarbeiter aktiv mit in die Bestandsaufnahme einzubeziehen. So erfahren Sie aus erster Hand, welche Abläufe momentan stattfinden und wo konkret Handlungsbedarf in den Arbeitsabläufen besteht. Als kleine Faustformel können Sie sich hierzu merken:
Je mehr Papier innerhalb eines Prozesses verbraucht wird, umso größer ist das Potenzial zur Umstrukturierung auf eine digitale Lösung.
Folgende Fragen könnten für Sie zur Ermittlung des IST-Zustands hilfreich sein:
- Wie wird heute mit Dokumenten gearbeitet?
- Woher kommen die Dokumente?
- Wie und von wem werden sie bearbeitet?
- Wo landen die Dokumente, wenn der Vorgang und die Bearbeitung abgeschlossen sind?
- Wie finde ich ein Dokument wieder?
- Wie häufig kommt es vor, dass ich Dokumente suche? Wie viel Zeit nimmt dieser Suchvorgang in Anspruch?
Diese Antworten liefern Ihnen im Idealfall die direkten Prozessbeteiligten selber. Sie kennen die stattfindenden Prozesse am besten und sind tagtäglich mit dem Alltagsgeschäft betraut. In dieser Phase gilt es zudem, die existierenden Prozesse gezielt zu analysieren. Gibt es eventuell schon Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen oder Best-Practise Beispiele, die zur Routine geworden sind? Werden diese im Alltagsgeschäft auch wirklich umgesetzt? Sie müssen in dieser Phase wirklich schonungslos objektiv und ehrlich sein und den IST-Zustand möglichst präzise und genau darlegen. Nur bei dieser Offenheit haben Sie die Chance, sinnvolle und effektive Erleichterungen durch die DMS-Lösungen zu erlangen.
Abb.1: Alle bestehenden Arbeitsabläufe müssen aufgenommen und kritisch betrachtet werden
2.SOLL-Zustand definieren
In einem weiteren Schritt der Vorbereitungsphase geht es darum, Intentionen und Ziele an die neue Software-Lösung zu formulieren.
Darum ist es unabdingbar und wichtig, den SOLL-Zustand im Unternehmen nach Einführung einer Dokumenten-Management-Lösung zu definieren.
Sollen hier kurz die Vorteile einer solchen Software zur Digitalisierung ins Gedächtnis gerufen werden, kann sich bildlich vor Augen geführt werden, dass hohe Aktenberge und Papierstapel auf den Arbeitsplätzen in Zukunft verschwinden und der Vergangenheit angehören werden. Auch die langwierige und zeitaufwendige Dokumentenrecherche entfällt damit und somit auch z.B. der Gang in den ungeliebten Archivkeller.
Um einer möglichen SOLL-Zustands-Definition näher zu kommen, können Sie sich nun imaginär vorstellen, was aus Ihrer Sicht benötigt wird um Ihre „Papierbergsammlung“ aufzulösen. Im nachfolgenden Abschnitt erfahren Sie mehr zu einigen Mehrwerten, die moderne DMS-Lösungen mit sich bringen.
Abb.2: Vollgestapelte Arbeitsplätze könnten schon bald der Vergangenheit angehören
Welche Ziele verfolgt die Einführung einer Dokumenten-Management-Lösung eigentlich primär?
Mit der Einführung einer digitalen Lösung sollen geringere Druck- und Portokosten generiert werden, schnellere innerbetriebliche Abläufe realisiert und natürlich für größere Transparenz innerhalb der Organisation gesorgt werden. Ziel ist es, sämtliche Dokumente allen Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind, in Sekundenschnelle zur Verfügung zu stellen – und das standortunabhängig.
Das führt zu einer absoluten Qualitätssteigerung von Dokumentenmanagement-Prozessen. Die Arbeit mit einem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) bedeutet für viele Unternehmen eine deutliche Erleichterung der alltäglichen Betriebsabläufe und eine signifikante Qualitätssteigerung der Informationsbeschaffung. Mit einer solchen Software können elektronische und digitalisierte Dokumente problemlos verwaltet werden und ermöglichen den Anwendern ein effektives und effizientes Arbeiten. Ganz nebenbei reduziert sich durch das Einsparen von Papier auch der Platzbedarf für ein physisches Archiv spürbar.
Abb.3: Die Ziele zur Einführung eines DMS sollten von den beteiligten Fachabteilungen definiert werden
Aber auch der rechtliche Aspekt spielt häufig eine Rolle, wenn es darum geht ein DMS einzuführen. Durch die Möglichkeit der langzeitstabilen, revisionssicheren möchten Firmen die gesetzlichen Vorgaben leichter erfüllen.
Können nun sogar stetig wiederkehrende Arbeitsabläufe (Eingangsrechnungsverarbeitung, Urlaubsanträge, Reisekostenverarbeitung, …) in einem digitalen Workflow abgebildet werden, wird die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen deutlich erleichtert - ihnen bleibt deutlich mehr Zeit für die tatsächlichen Aufgaben und Tätigkeiten. So werden die Dokumente dann sofort zu Beginn (frühes Scannen) digital erfasst und über individuell angepasste Workflows durch das Unternehmen geleitet. Hier kann kundenspezifisch festgelegt werden, wer welche Aktion am Dokument ausführt. So steigt die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Prozessen signifikant. Ein weiteres, bedeutendes Ziel einer jeden Organisation.
Ganz nebenbei vermittelt eine digitale Unternehmensführung auch eine gewisse Attraktivität für zukünftige, potenzielle Mitarbeiter. Dies macht Ihr Unternehmen im „War of Talents“ ein Stück weit interessanter.
3. Priorisieren und Entscheidungsgrundlagen schaffen
Im nächsten und letzten Schritt der ersten Phase zur Projekteinführung eines DMS sollten in Abstimmung mit Vertretern der späteren Anwender die Wünsche und Ziele aus dem SOLL-Zustand gewichtet werden. So sollte eine Rangfolge gebildet werden, welche Prozesse priorisiert umgesetzt und digitalisiert werden sollen. Hier gilt es ganz klar zu unterscheiden, welche Prozesse ein „Must-Have“ sind und welche Prozesse eher als „Nice to Have“ anzusehen sind.
Diese Priorisierung Ihrer Anforderungen schafft die nötige Informationsgrundlage um erstens auf dem DMS-Anbietermarkt nach für Sie passenden Lösungen zu suchen und daran anschließend zwischen den verschiedenen Lösungsangeboten eine für Ihr Unternehmen sinnvolle Entscheidung herbeiführen zu können.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für ein erfolgreiches DMS-Projekt idealerweise die Ausgangssituation Ihres Unternehmens offen und ehrlich herausgearbeitet werden sollte. Hierbei sollte ganz konkret festgestellt werden, welche Prozesse im Unternehmen stattfinden, wie mit den einzelnen Dokumenten umgegangen wird und wie ihr Weg durch die Organisation erfolgt. Daran nahtlos angeknüpft wird die Fragestellung, welche Ziele das Unternehmen mit der Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung verfolgt. Diese Vorstellungen und Wünsche sollten dann gewichtet und priorisiert werden. Dadurch schaffen Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage und bereiten gleichzeitig einen möglichen Projektverlauf, priorisiert nach Wichtigkeit und Lösungsbausteinen, vor. Das hält kaufmännische Risiken überschaubar und minimiert organisatorische Überlastungen. Begonnen werden sollte folglich mit dem Prozess, der das größte Verbesserungspotenzial aufweist. Dafür sollten Sie gewichten, in welchem Ablauf am dringendsten Handlungsbedarf besteht und bei diesem beginnen.
Bei Fragen oder weiterem Interesse kontaktieren Sie uns jederzeit sehr gerne!
