Wie alles anfing...
Bisher wurden alle Dokumente in umfangreichen Ordnerstrukturen vorgehalten und durch Kopien in den Umlauf innerhalb des Unternehmens gebracht. Das gehört ab sofort der Vergangenheit an. Mit der Einführung der d.3-Lösung konnten alle Dokumente in die digitale Welt geholt werden und stehen nun in elektronischen Projekt- und Kundenakten zur Verfügung.
Der Projektablauf und die Definition von Anforderungen
Dafür wurde die gesamte Dokumentation gemeinsam mit den Beratern der CONTENiT GmbH untersucht. „Sehr schnell wurde klar, dass eine digitale Vorgangsbearbeitung für Hoffmann Interior große Vorteile hat“, so Guido Kruthoff, Geschäftsführer des Unternehmens. In der projektbezogenen Arbeit werden umfangreiche Dokumentationen erstellt und verwaltet, angefangen von Papierbelegen, Dokumenten aus dem Office-Paket, E-Mails, bis hin zu kaufmännischen Dokumenten aus der ERP-Lösung BORM. Und in der Regel sind mit den Belegen Vorgänge verbunden, die unterschiedliche Mitarbeiter im Unternehmen betreffen. „Die Verteilung und Bearbeitung beanspruchte viel Zeit, die besser in den Projekten und für den Kundenservice eingesetzt werden kann“, weiß Guido Kruthoff.
Um den Belegfluss, die Bearbeitung und die Recherche zu verbessern, musste eine Dokumenten-Management-Lösung gefunden werden, die einfach zu integrieren ist und flexibel auch auf zukünftige Anforderungen angepasst werden kann. Das Unternehmen entschied sich dabei für die Lösung der CONTENiT GmbH, welche auf Basis der Produktsuite d.3 aus dem Hause der d.velop AG umgesetzt wurde.
Die Umsetzung von digitalen Projektakten...
Eingehende Dokumente werden heute direkt nach dem Posteingang digitalisiert und über ein Postkorbsystem dem richtigen Ansprechpartner zur Verfügung gestellt. Dokumente, die Hoffmann Ladenbau selbst erstellt, werden ebenfalls der entsprechenden Projektakte zugeordnet und hierbei elektronisch archiviert. So entsteht automatisch und sehr effizient eine ganzheitliche Projektakte, die sowohl aus d.3 wie auch direkt aus dem ERP-System heraus aufgerufen werden kann. „Die Projektakte wird hierdurch zu einem zentralen Informationspool für alle Mitarbeiter, die auf einem Blick die gesamte Chronologie und Dokumentation eines Auftrags enthält. Der Vorteil liegt in der perfekten Auskunftsfähigkeit, der durchgängigen Transparenz sowie in dem entfallenen Aufwand für Recherchen und Vorgangsklärungen.“, berichtet der zuständige Projektleiter der CONTENiT, Dominic Jagsch.
... war logische Konsequenz für das projektgetriebene Unternehmen
Als Norbert Hoffmann 1983 das Ladenbau-Unternehmen gemeinsam mit seiner Frau Marlies und zwei Mitarbeitern in Legden gründete, ahnte er noch nichts von den Dimensionen, die das Unternehmen einmal erreichen würde. Als Tischlermeister wollte er seine Leidenschaft zum Beruf machen. Heute setzen 100 Mitarbeiter auf einer Gesamtfläche von rund 10.000 Quadratmetern mithilfe innovativer CAD- und Fertigungssysteme Ladenbau-Projekte um, die weit über die Grenzen des Münsterlandes hinausgehen. Neue Einsatzgebiete, wie generalunternehmerische Leistungen und Shop- und Storelogistik, runden das Leistungsprofil ergänzend ab. Auch die Weichen für die Zukunft sind bereits gestellt: 2006 wurden die langjährigen Mitarbeiter Jürgen Frechen und Guido Kruthoff in die Geschäftsführung berufen und leiten nun gemeinsam mit Norbert Hoffmann das Unternehmen. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen wie LOEWE, Görtz, LVM Versicherung und s.Oliver Shoes. Die Leidenschaft eines traditionellen Tischlers kombiniert mit heutigen Produktions- und Einsatzmöglichkeiten: Diese Mixtur ist das Erfolgsgeheimnis von Hoffmann Ladenbau – jetzt und in Zukunft.
