Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in aller Munde – jedoch fehlen häufig gute und mehrwertbringende Ansätze für die Unternehmen. Um das Thema im Unternehmen voranzubringen, eignen sich daher Lösungsansätze, die Verantwortliche und Anwender gleichermaßen von den Vorteilen überzeugen. Ein gutes Beispiel für einen solchen Lösungsansatz ist das Vertragsmanagement. Häufig wird dieses noch in Excel-Listen sowie Terminen und Erinnerungen in Outlook organisiert. Dabei sind die Kosten und Risiken für das Unternehmen in der Regel erheblich. Also durchaus ein Thema, in welches sich ein tiefergehender Blick in Bezug auf die Digitalisierung lohnt.
Digitales Vertragsmanagement schafft Transparenz
Die Integration eines digitalen Vertragsmanagements sorgt häufig schon bei der Vertragsinventarisierung für erhellende Momente: so werden häufig Vertragssituationen und damit verbundene Kosten aufgedeckt, die aufgrund personeller oder struktureller Veränderungen gar nicht mehr präsent waren. Aus der Praxis sind das angefangen von nicht mehr genutzten Mobilfunkverträgen, Abonnements von nicht mehr benötigten Fachzeitschriften etc. ganz unterschiedliche „Vertragsleichen“, die bei der Prüfung ins Netz gehen.
Integrieren Sie Vertragsaufgaben übersichtlich in Ihre Geschäftsprozesse
Von der Anbahnung und Erstellung, über die Verwaltung je nach Vertragsart, bis zur Archivierung von Verträgen entstehen dazu unterschiedliche Aufgaben. Die damit verbundenen Anforderungen sind trotz leistungsfähiger ERP und CRM Systeme meist nur manuell und teilweise sehr umständlich zu erledigen. Dokumenten- und Workflow-Management unterstützt Sie bei der digitalen Abbildung von Prozessen rund um „lebende Dokumente“. Dadurch erhalten Sie effizienzsteigernde Möglichkeiten, die offene Optimierungspotenziale Ihres Vertragsmanagements abdecken. Einige dieser Mehrwerte sind:
- Kollaborative Vertragserstellung
- teamorientiertes Fristenmanagement
- workflowgestützte Dokumentenbearbeitung
- übersichtliche Bearbeitungshistorien
So bietet beispielsweise unser Vertragsmanagement auf Basis von d.3ecm zahlreiche Möglichkeiten, einen Vertrag mittels Vorlage zu erstellen und per intuitiver Such- und Recherchefunktionen wichtige Bestandteile schnell zu finden. Kostenlose Webinare zum Thema "Vertragsmanagement mit d.3ecm finden Sie hier.
Mit ganzheitlicher und einheitlicher Dokumentenverwaltung zu mehr Qualität
Die Zusammenführung strukturierter Vertragsinformationen (z.B. Vertragsnehmer und Laufzeiten aus einem ERP System) und unstrukturierter Informationen (z.B. E-Mails über Abstimmung von Vertragsinhalten) wird durch d.3ecm gewährleistet.
Denn gerade im Vertragswesen herrschen aufgrund unterschiedlichster Vertragsarten hohe Informationsbedarfe:
- Handelt es sich um einen befristeten oder unbefristeten Vertrag?
- Gibt es eine Kündigungsfrist?
- Wurden Vertragsbestandteile abgeändert?
- Wer hat den Vertrag zuletzt abgeändert? Und wann war das?
- ...
Dank digitaler ECM-Lösungen, wie d.3ecm, sehen Sie sofort wer wann was zuletzt am jeweiligen Vertrag verändert oder bearbeitet hat. Zeitraubende Abstimmungsorgien per E-Mail oder in Meetings gehören der Vergangenheit an.
Mit effizientem Informationsmanagement zu Wettbewerbsvorteilen
Viele Informationen sollen unterschiedlichen Verantwortlichen (Rechtsabteilung, Administration, Geschäftsführung, Vertragsnehmer,…) bereitgestellt werden. d.3ecm stellt hierfür passende Möglichkeiten und Werkzeuge zur Verfügung. Betreiben Sie erfolgreiches Informationsmanagement durch standardisiertes und ganzheitliches Dokumentenmanagement. Und veredeln Sie dieses Informationsmanagement durch individuelle Prozesse, die sich nahtlos aus der Unternehmensrealität in d.3ecm integrieren lassen. Digitale Workflows übernehmen beispielsweise Erinnerungen an Vertragsfristen, Prüfungen oder Freigaben von Vertragsänderungen. Dadurch werden redundante Aufgaben und Fehleranfälligkeiten spürbar reduziert.
Diese effizienzsteigernden Eigenschaften durch das Vertragsmanagement mit d.3ecm machen den Unterschied! Sie bieten Hebelwirkungen in Ihrer Wertschöpfungskette, die Sie in Ihrer qualitativen Arbeit von Ihren Mitbewerbern differenzieren. Dies spiegelt sich in schneller und perfekter Auskunftsfähigkeit - intern, wie auch extern. Erschließen Sie sich durch gutes Dokumentenmanagement eigenständige Nutzenpotenziale, die mit bewährten ERP oder CRM Systemen nicht erreichbar sind!
