Warum es sich dreifach lohnt, auf eine digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen umzustellen
Die Digitalisierung ist in aller Munde, aber warum es sich auch in der Personalabteilung bzw. der Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens lohnt, die Prozesse zu digitalisieren und auf eine digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen umzustellen, möchten wir Ihnen gerne an Hand von drei Personengruppen erläutern:
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Das gesamte Unternehmen bzw. die Geschäftsführung
- Die Zustellung der Entgeltabrechnungen erfolgt direkt aus der Personalabrechnungssoftware wie z.B. DATEV.
- Medienbrüche werden vermieden und Sie kommen dem papierlosen Büro einen Schritt näher.
- Einsparung von Material- und Personalkosten ist vorprogrammiert.
- Sie können nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital und rechtssicher an Ihre Mitarbeiter zustellen, sondern auch alle anderen Personaldokumente wie Lohnsteuerbescheide oder z.B. KFZ-Überlassungsverträge.
- Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeit wird zum Kinderspiel.
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Die Personalabteilung
- Die Abrechnungen können direkt mit der digitalen Personalakte verknüpft und dort archiviert werden.Sie stehen ab diesem Zeitpunkt sofort auch den Mitarbeitern zur Verfügung und müssen nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und verteilt/versendet werden, lästige Arbeiten entfallen.
- Es besteht die Möglichkeit, einen Rückkanal für Dokumente wie eine AU-Bescheinigung auszubauen, sodass auch diese unverzüglich nach Krankschreibung vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber zugestellt werden können.
- Alle zum Mitarbeiter gehörenden Personaldokumente liegen damit an einer zentralen Stelle übersichtlich strukturiert im Digitalen Archiv. Das erhöht die Transparenz der gesamten Personalhistorie.
Abb. 1: Digitale Zustellung von Dokumenten an Arbeitnehmer mit foxdox
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Die Mitarbeiter
- Durch die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist kein lästiges Abheften von Papierdokumenten mehr nötig.
- Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen etc. können nicht mehr verloren gehen, sondern sind jederzeit von überall per PC oder mobilem Endgerät verfügbar.
- Der Account, der dem Mitarbeiter durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, ist personalisiert und kann auch privat kostenlos und unbefristet genutzt werden.
- Damit steht dem Mitarbeiter ein Digitales Archiv für Privatanwender zur Verfügung, mit dem er auch ganz einfach Dokumente mit dem Partner, dem Steuerberater o.Ä. teilen kann.
- Alle wichtigen Dokumente sind jederzeit und von überall griffbereit.
Abb. 2: Digitaler Informationsaustausch rund um Mitarbeiterdokumente im Unternehmen
Also, worauf warten Sie noch? Stellen Sie um auf eine digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und profitieren Sie dreifach von diesem Schritt!
