Trend-Thema: Eingangsrechnungsverarbeitung

w_ervVor zwei Wochen berichteten wir vom Purchase2Pay-Prozess. Also dem Prozess vom Entstehen eines Bedarfes über die Bestellung beim Lieferanten bis hin zur Eingangsrechnung.

Heute wollen wir uns mal dem “Trend-Thema” Eingangsrechnungsverarbeitung oder auch Invoice Processing etwas detaillierter widmen, denn wir finden, dass dieser Trend definitiv seine Daseinsberechtigung hat.

Haben Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess schon einmal unter die Lupe genommen? Ist Ihnen eigentlich bewusst, dass die Verarbeitung einer Papierrechnung 10-12 Euro kostet und die Freigabe teilweise bis zu 14 Tage in Anspruch nimmt? Oder dass durchschnittlich 5,25 Mitarbeiter an der Rechnungsbearbeitung beteiligt sind und trotzdem 0,5% aller Rechnungen verloren gehen?
Wir finden, das sind ziemlich erschreckende Zahlen, die das Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibnitz Universität in Hannover da veröffentlicht hat und möchten das nochmal zum Anlass nehmen, aufzuzeigen, wie es viel effektiver aussehen kann.

Wie sieht der Prozess aus?

 

ERV Prozess manuell

 

Im manuellen Prozess geht die Eingangsrechnung in Papierform ein, wird als solche durch den Mitarbeiter erkannt, klassifiziert, also dem Rechnungsstapel zugeordnet und dann auf ihren Weg durch das Unternehmen gebracht. Möglicherweise erfolgt das durch einen internen Postdienst oder aber durch den Mitarbeiter selbst. Sobald dann alle Freigabeschritte abgearbeitet sind, kann die Rechnung in die FiBu gebracht und dort verbucht und bezahlt werden.

Und digital?

Bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung übernimmt ab dem Eingang der Rechnung das d.3-System. In Papierform eingetroffene Rechnungen werden stapelweise eingescannt und schon beim Scanvorgang ausgelesen und klassifiziert. Bereits digital vorliegende Dokumente starten direkt mit der Texterkennung.

 

Scannprozess

 

Was passiert denn da?

In beiden Fällen der Belegerfassung erkennt das System automatisch, ob es sich um eine Eingangsrechnung, eine Gutschrift, einen Lieferschein oder eine ganz andere Dokumentart handelt. Es klassifiziert nach Dokumentarten und hinterlegt die erkannten Attribute wie Lieferantenname, Lieferantennummer, Bestelldatum, Rechnungsdatum etc. Wenn das System sich bei einer Wertemenge nicht sicher ist, wird sie dem Mitarbeiter zur manuellen Korrektur angeboten. Sobald alle Informationen korrekt erfasst sind, geht die Eingangsrechnung dann digital per Workflow auf ihren Weg durch das Unternehmen. Dieser Workflow kann dann wie folgt aussehen:

ERV WF

 

Über den Workflow sind die notwendigen Verantwortlichen bereits hinterlegt – bei Abwesenheit können Vertreter- oder Eskalationsregeln hinterlegt werden. In letzterem Fall würde die Eingangsrechnung dann nach einer bestimmten Frist an eine zuvor definierte Stelle weitergeleitet werden, sofern die Bearbeitung nicht binnen der ebenfalls festgelegten Frist erfolgt ist. So vermeiden Sie lange Liege- und/oder Bearbeitungszeiten und sichern sich wertvolle Skontoerträge. Jeder einzelne Schritt wird mit Bearbeiter und Datum protokolliert und Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Ihre Eingangsrechnungen und deren aktuellen Bearbeitungsstatus.

 

Und wenn die Abfolge nicht zu meinen Prozessen passt?

Die einzelnen Schritte und Verantwortlichkeiten des Workflows sind selbstverständlich nicht in Stein gemeißelt und können von Ihnen individuell festgelegt werden, so wie sie in Ihrem Unternehmen benötigt werden. Auch kann an einigen Stellen eine manuelle Verarbeitung sogar sinnvoller sein, als eine Vollautomatisierte. Welcher Grad der Automatisierung für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse der sinnvollste ist, das besprechen wir am besten direkt und persönlich mit Ihnen. Wie es aber vollautomatisiert aussehen kann, können Sie sich derweil schon einmal in unserem Highlight-Webinar Vom digitalen Eingangsrechnungsworkflow zur digitalen Lieferantenakte am 18.12.17 um 14:00 Uhr ansehen.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und / oder Ihre Kontaktaufnahme!

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.