Was steckt eigentlich hinter dem vielfach genutzten Wort „Workflow“?
Workflows sind Abläufe in Unternehmen und Organisationen, die immer wiederkehren. Es handelt sich um aneinandergereihte Tätigkeiten, welche sich gegenseitig bedingen. So können sie zum Beispiel voneinander abhängig sein und aufeinander aufbauen. Per Definition sind sie eine Unterkategorie von (Geschäfts-)Prozessen.
Eine knappe Abgrenzung: Geschäftsprozess vs. Workflow
Bei einem Geschäftsprozess geht es vor allem darum, die Abfolge von Arbeitsschritten eines Geschäftsprozesses darzustellen. Ein Workflow hingegen beschäftigt sich thematisch mehr mit der detailgenauen, auch technischen Beschreibung von einzelnen Arbeitsschritten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Geschäftsprozess sich federführend mit der Frage nach dem „Was“ beschäftigt, wohingegen der Workflow viel spezifischer zusätzlich auch nach dem „Wer“ fragt.
Ein Workflow entspricht einer Arbeitsanweisung und muss so genau formuliert sein, dass er einem Mitarbeiter genau beschreibt, was zu tun ist oder ob die Umsetzung gar automatisch erfolgen kann.
Durch digitale Workflows können analoge Geschäftsprozesse softwaregestützt digitalisiert und automatisiert abgebildet werden.
Workflowmanagement – Organisation aller wiederkehrender Arbeitsabläufe
Aber all diese Workflows müssen natürlich auch verwaltet werden. Hierfür gibt es das sogenannte Workflowmanagement.
Ein Workflow bedingt eine Kette von Bedingungen und Aktionen. Der Beginn ist klar definiert, der Ablauf genau festgelegt und das Ergebnis bzw. der Output stehen fest.
Wenn wir einen Workflow mit dem Modellbau vergleichen würden, könnte man sagen, dass zu Beginn die Beschaffung des Materials ansteht und dann eine Kette von Aktivitäten der Vor- und Anfertigung folgt. Den Schlusspunkt bildet dann das fertige Modell.
Beispiele für Workflow-Arten in einem Unternehmen
Anbei folgt nun eine Übersicht über die bedeutendsten Workflows innerhalb eines Unternehmens:
Beschaffungsanträge auch Investitionsanträge genannt
Workflowmanagement damals und heute am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein wichtiger und klassischer Workflow innerhalb einer Unternehmung ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier gilt es zu beachten, dass mehrere Fachabteilungen an diesem Prozess beteiligt sind.
Zu Beginn des Workflows werden die eingehenden Rechnungen kopiert und in die entsprechenden Fachabteilungen zur Prüfung übergeben. Das Original wird dann meistens schon in die Buchhaltung geleitet.
In einigen Unternehmen gibt es Mitarbeiter, welche die Rechnung zunächst auf die formale Richtigkeit hin prüfen. Ein Kollege in der entsprechenden Fachabteilung prüft das Dokument dann anschließend auf sachliche Richtigkeit. Es gilt abzugleichen ob das, was abgerechnet worden ist, auch wirklich geliefert worden ist.
Nach diesem Schritt werden die Rechnungen freigegeben und in die Buchhaltung übergeben. Hier wird die Rechnung gebucht und in den Zahlungslauf eingefügt.
Zum Schluss wird dann der Zahlungslauf ausgeführt.
Am Beispiel der Eingangsrechnung lässt sich erkennen, dass wir es mit einem Workflow mit aufeinander aufbauenden Tätigkeiten zu tun haben, an denen mehrere Personen, aus teilweise unterschiedlichen Fachabteilungen, beteiligt sind. Alle Tätigkeiten bedingen sich, bzw. sind voneinander abhängig.
Auf dem klassischen Weg lauern viele Fehlerquellen und der Ablauf an sich verläuft sehr träge. Kommen dann noch krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten der partizipierenden Workflowteilnehmer hinzu, verstreichen häufig Skontofristen oder schlimmer - Zahlungsziele können gar nicht erst eingehalten werden.
In der digitalisierten Arbeitswelt mit standardisierten Abläufen und automatisierten Workflowschritten entfallen diese Herausforderungen. Im Dokumentenmanagementsystem d.3ecm können wir die Rechnungsverarbeitung mit Hilfe unserer speziell entwickelten Lösung völlig digital abbilden – vom Posteingang bis zur finalen Buchung in Ihrem führenden Fibu-System. Natürlich können wir die Lösung auch weiter auf Ihre individuellen und spezifischen Bedürfnisse hin konfigurieren.
Bedeutung von automatisierten, digitalen Workflows für Ihr Unternehmen
Workflows können im ganzen Unternehmen bzw. auch in einer ganzen Unternehmensgruppe implementiert werden, völlig ortsunabhängig. Es können also sämtliche Unternehmensstandorte problemlos angebunden werden. Unser Dokumentenmanagementsystem d.3ecm sowie die dazugehörigen Lösungen, welche in individuell konfigurierbaren Workflows abgebildet werden, stehen dann allen berechtigten Anwendern zu jeder Zeit zur Verfügung.
Workflows bilden das Herzstück in ECM-Systemen. Unternehmen stehen heutzutage vor der Aufgabe, digitalisierte Dokumente über Workflows und ohne Medienbrüche weiterzuverarbeiten. Hier bedarf es im Vorfeld einer sorgfältigen Analyse und Beratung, damit die unternehmensspezifischen Strukturen auch digital abgebildet werden.
Gerade die aktuelle COVID-19 Krise zeigt Arbeitgebern und Arbeitnehmern auf, wie wichtig die digitale Verfügbarkeit sämtlicher Unternehmensdokumente für das operative Tagesgeschäft wirklich ist. Der Zugriff muss auch aus dem Home Office heraus gewährleistet sein, damit Unternehmensprozesse eben nicht ins Stocken geraten, sondern weiter bestehen und wie gewohnt ablaufen. Die DMS-Lösung muss idealerweise so funktionieren, dass es völlig egal ist, von wo aus Sie als Anwender arbeiten – ob im Büro oder eben in den heimischen vier Wänden.
Deshalb bilden die Workflows, bzw. das Workflow Management, heutzutage die Basis für ein effizientes und transparentes Arbeiten innerhalb eines Unternehmens.
Das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm sowie speziell entwickelte Lösungen zu einzelnen Unternehmensprozessen schaffen ideale Bedingungen für die digitale Abbildung verschiedenster Abläufe in Ihrem Unternehmen.
So erreichen Sie eine erhöhte Informationsverfügbarkeit, eine deutlich erhöhte Flexibilität in den Abläufen und eine sichtliche Minimierung von Fehlerquellen. Denn Sie können zu jeder Zeit einen Statusüberblick, eine Dokumentation oder ein Reporting zu jedem einzelnen Dokument oder zu jedem einzelnen Workflow erhalten. Sind Workflowteilnehmer verhindert, können Vertreterregelungen greifen.
Das senkt die Bearbeitungszeiten für Ihre Mitarbeiter drastisch, steigert die Transparenz – und senkt ganz nebenbei die Kosten nachhaltig.
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