3,2,1…deins. Noch nie war der Einstieg in die digitale Transformation Ihres Dokumentenmanagements so einfach wie mit dem Cloud-DMS d.velop documents. Wir stellen Ihnen in diesem Blogbeitrag den smarten Weg zu Ihrem digitalen Dokumentenmanagementsystem vor. Sagen Sie Adieu zu den lästigen Gängen in das Papierarchiv und den nervenaufreibenden Dokumentenrecherchen. In 3 einfachen Schritten starten Sie gemeinsam mit der CONTENiT in ein neues Zeitalter Ihrer Dokumentenarbeit.
1. Beratung und Auswahl des passenden Enablement Packs
Es ist nicht immer einfach sich im Dschungel der Lösungen zum digitalen Dokumentenmanagement zurecht zu finden. Deshalb lohnt es sich zu Beginn über Ihre Anforderungen zu sprechen. Die CONTENiT-Berater stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Wahl der für Sie passenden Lösungen und Leistungen. Wir geben Ihnen die Informationen, die für Ihre Unternehmensbelange wichtig sind. Und Sie entscheiden sich für die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Bei Wahl unserer Cloud-DMS-Lösung d.velop documents haben Sie die Möglichkeit aus verschiedenen Einrichtungs-Paketen dasjenige auszuwählen, das zu Ihren Anforderungen passt. Mithilfe der Leistungen aus unseren Enablement Packs bieten wir Ihnen die helfende Hand bei der Einrichtung, die Sie brauchen. In Verbindung mit unserer DMS-Expertise stellen die Enablement Packs für d.velop documents somit den idealen Einstieg in Ihre DMS-Welt dar.
Mehr zu den Vorzügen von d.velop documents lesen Sie in unserem Blogbeitrag: "Let's go to Cloud - Cloud DMS wird immer beliebter"
2. Administration Ihrer d.velop Cloud
Nach Wahl der passenden Unterstützung bei der Einrichtung Ihres Cloud-Systems geht es auch schon direkt los. Der erste Schritt den Sie gemeinsam mit uns machen ist die Registrierung Ihrer d.velop Cloud. Ihr eigener Cloud-Zugang ist Ihre Eintrittskarte in das immer größer werdende d.velop documents Universum, in dem Sie mithilfe von Apps bequem und einfach die Funktionen buchen können, die Sie und Ihr Unternehmen benötigen. Das Erstellen Ihres Cloud Accounts erfolgt in der gleichen Art, wie Sie das von anderen Cloud-Diensten kennen. Sie werden gebeten, eine E-Mail Adresse, Ihren Namen sowie weitere Kontaktinformationen anzugeben und last but not least ein sicheres Passwort für Ihren ganz persönlichen Zugang zu vergeben. Klingt einfach? Ist einfach!
Danach wird’s spannend. Sie legen nun den Grundstein Ihrer DMS-Lösung, indem Sie eine eigene URL vergeben dürfen, die Sie zukünftig als Web-Adresse für Ihren DMS-Zugang nutzen können. Somit ist Ihre individuelle DMS-Internetadresse stets der Schlüssel zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem.
…und so würde dann beispielsweise Ihre DMS-Zugangs-URL aussehen: https://Ihre-firma.d-velop.cloud
Wenn der wichtige Prozess der Cloud-Registrierung abgeschlossen ist und Sie Ihren eigenen Cloud-Zugang eingerichtet haben, dann steht Ihnen die App-Welt des d.velop store zur Verfügung. Hier buchen Sie essenzielle Apps wie z.B. die d.velop documents Basis App. In unserer vorausgegangenen Beratung haben wir Ihnen auch bereits die für Sie passendste Variante der drei Einstiegsmöglichkeiten (basic, business oder ultimate) von d.velop documents empfohlen. Danach steht Ihnen eine große Anzahl weiterer Apps mit unterschiedlichen Zusatzfunktionalitäten zur Verfügung.
3. Einrichtung und Konfiguration Ihrer DMS-Anforderungen
Zu unseren Kernleistungen der Enablement Packs gehört die kundenspezifische Einrichtung der d.velop documents Lösung. Denn jedes Unternehmen hat besondere Anforderungen an die hauseigene Dokumentenverwaltung. d.velop documents basiert auf dem Konzept digitaler Ordnerstrukturen und digitaler Dokumentarten. Bei einigen Unternehmen gibt es wichtige Dokumente oder Akten, die nicht mit der klassischen d.velop documents Standard-Konfiguration abgebildet werden.
Abbildung 1: Beispielauszug für den digitalen Aktenplan
Andere Unternehmen benötigen besondere Unterstützung in den Bereichen Prozessabbildung (z.B. beim Vertragsmanagement) oder bei der Anbindung von Fremdsystemen. Für diese und weitere Anforderungen stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Dazu nehmen wir Ihre individuellen Anforderungen zu Beginn der Einrichtungstätigkeiten auf. Ziel ist eine möglichst effiziente Einrichtung Ihrer Lösung. Der Fokus liegt auch auf einer möglichst einfachen Einführung für Anwender und Verantwortliche in Ihrem Unternehmen. Deshalb ist eine Einweisung und Schulung der eingerichteten Lösungen ebenfalls fester Bestandteil unserer Enablement Packs.
Sobald Ihre Lösung zur Nutzung bereit steht, kann Ihre Büroarbeit 2.0 auch schon beginnen. Natürlich stehen wir auch im laufenden Betrieb Ihrer d.velop documents Lösung jederzeit zur Verfügung und unterstützen Sie mithilfe unseres Support-Teams beim reibungslosen Betrieb Ihrer Lösung.
Viel Spaß beim digitalen Arbeiten mit d.velop documents. 😉
