Unternehmensprojekt: Effiziente Ablage in Ordnerstrukturen

Veröffentlicht am 17. April 2019

In der heutigen Zeit müssen Unternehmen jeglicher Größe mit riesigen Mengen an Daten und Informationen zurechtkommen. Als Ablage bieten einfache Ordnerstrukturen auf dem Fileserver schon lange keine Möglichkeit mehr einen klaren Überblick zu bewahren. 

Alltägliche Geschäftsvorgänge und deren Teilprozesse werden durch unstrukturierte Informationsablagen für Mitarbeiter zu einer großen Herausforderung. Somit kostet die unstrukturierte Ablage eine Menge Geduld, Zeit und Geld.

Um die Probleme einer unstrukturierten Ablage zu erkennen, führen wir uns nachfolgend einen Beispielfall vor Augen: 

Der Vertrieb zieht einen Kunden an Land. Gemeinsam mit dem Kunden gibt der Vertrieb einen individuellen Auftrag zur Produktion weiter. Die Produktion schließt sich mit dem Einkauf über die benötigten Güter kurz.

Sie sehen selbst, die Abteilungen arbeiten eng zusammen und benötigen dafür gleiche Informationen. In den meisten Fällen befindet sich jetzt eine tiefe Ordnerstruktur auf dem Fileserver des Unternehmens. Jede Abteilung verfügt hier in unserem Beispiel über einen Windows-Ordner zur Ablage. In diesem Ordner befinden sich Unterordner, die nach Kriterium der jeweiligen Abteilung strukturiert sind. Der Vertrieb ordnet nach Kundennamen, die Produktion nach Produktionsart oder Projekt und der Einkauf nach Lieferanten. Für die Abteilung selbst mag das überschaubar bleiben. Die Probleme treten jedoch bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit auf.

 

Ordnerstruktur auf dem Fileserver

Abb. 1: Fachbezogene Ordnerstruktur auf dem Fileserver - "Jeder ordnet für sich"

 

Informationen befinden sich mehrfach im Dokumentenbestand

Weil auf dem zentralen Speicherort nur eine starre Ordnerstruktur angelegt werden kann, befinden sich dort gleiche Dokumente mehrfach. In unserem Beispiel finden wir den Auftrag vom Kunden dreimal in der Ordnungshierarchie wieder. Im Vertriebsordner unter dem Kundennamen, im Produktionsordner unter der Art und im Einkaufsordner unter dem bestimmten Lieferanten – verständlich, denn jede Abteilung arbeitet mit dem Dokument und möchte es schnell wiederfinden.

Weitere Argumente dafür, dass die klassischen Windows-Ordnerstrukturen nicht mehr den heutigen Arbeitsanforderungen genügen, können Sie auch in unserem Blogbeitrag Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist nachlesen.

Neben dem unnötigen Speicherplatz, der benötigt wird, führt uns das zuvor beschriebene Ordnersystem zur nächsten Aufgabe...

Wo ist die aktuellste Version?

Heutzutage tauschen viele Abteilungen ihre Informationen per E-Mail aus. So erhalten die jeweiligen Abteilungen von der anderen Abteilung die aktuellste Version eines Dokumentes, zum Beispiel den „Vertrag“. In unserem Beispiel laufen in den Abteilungen viele Prozesse gleichzeitig ohne Kenntnis der anderen Abteilung ab. Zum Beispiel wird der Vertrieb vom Kunden beauftragt Änderungswünsche am Auftrag vorzunehmen. Der Einkauf bekommt möglicherweise eine Nachricht vom Lieferanten, dass ein Teil nicht verfügbar ist und nur ein Ersatzteil geliefert werden kann, mit dem die Produktion mehr Aufwand verbuchen müsste. Die jeweiligen Abteilungen ändern Ihre Version des Auftrages, aber ist die Sicherheit gegeben, dass auch die anderen Abteilungen die neuste Version bekommen? Durch Benennungen wie „alt“, „neu“, „final“, „finaler“, usw. fehlt die Gewissheit über die Aktualität. Wer blickt da noch durch?

 VersionierungsproblemeAbb. 2: Versionierungsprobleme bei Versionsverwaltung in "Eigenregie"

 

Das Zeit- und Geldproblem

Das Suchen und Finden der richtigen Informationen und der aktuellsten Version kostet Zeit. Ebenso fällt viel Zeit für die ständige Kommunikation, die zwischen den Mitarbeitern eingehalten werden muss, um auf dem neusten Stand zu bleiben, an. Unterläuft ein Versionsfehler und der Kunde erhält am Ende ein Produkt, das nicht seinen Vorstellungen entspricht, muss geklärt werden, wie es dazu kommen konnte. Ein hoher Zeitaufwand steht nun auch für die Klärung an. Zeit ist Geld - effiziente Ordnerstrukturen können dieses sparen Zeit in der Bearbeitung und damit auch Geld. Die Klärung von oben aufgeführten Fehlerketten ist zudem ein unnötiger Kostenfaktor, der nicht nur wertvolle Arbeitszeiten, sondern im schlimmsten Fall auch andere Ressourcen beansprucht.

Um diese Art von Problemen zu vermeiden und um Geschäftsvorgänge und die Zusammenarbeit von Abteilungen zu optimieren, ist deshalb ein Umdenken weg von den alten klassischen Ordnerstrukturen nötig.

Natürlich besteht die Möglichkeit der Umstrukturierung Ihrer starren Ordnerstruktur, diese beseitigt aber nicht alle dargestellten Probleme.

Moderne Lösungen zur Verwaltung von Informationen

Heutzutage gibt es viele Dokumentenmanagement-Möglichkeiten der bedarfsgerechten Verwaltung von Informationen und Dokumenten, die zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Büro mit sich bringen. Lesen Sie hier Lösungsansätze zu 3 konkreten Themen.

Ordnungskriterien im Daten- und Informationspool

Mitarbeiter legen Dokumente nicht mehr in starren Ordnerstrukturen ab, sondern in einen zentralen Datenpool. Dieser Pool verfügt mittels Verschlagwortung bestimmter Dokumenteneigenschaften (oft auch Indexierung genannt) über die Möglichkeit beliebige Ordnungskriterien für Informationen rund um die abgelegten Dokumente zu erstellen.

 

Ordnungskriterien von Dokumenten

Abb. 3: Kriterien zur Indexierung eines Dokumentes im d.3 Archivpool

 

Durch die Funktion der Kriterien kann sich jeder Mitarbeiter seine eigene Sicht auf die digitale Ordnerstruktur anzeigen lassen. So kann beispielsweise der Mitarbeiter aus dem Einkauf nach Lieferanten ordnen und hat somit seine fachbereichsbezogene Ansicht. Dies wird ermöglicht, ohne Dokumente doppelt ablegen zu müssen. Das selbe Dokument kann verknüpft an mehreren Stellen der Ordnerstruktur abgelegt werden, es handelt sich hierbei aber immer um ein und das selbe Originaldokument. Das Chaos durch unzählige Kopien gehört somit der Vergangenheit an!

 

Ordnerstruktur im d.3

Abb. 4: Ansicht Ordnerstruktur in d.3: Eingangsrechnung "2015-10-25" ist sowohl in einer Projektakte als auch in einer Lieferantenakte veknüpft.

 

Versionsverwaltung

Moderne Lösungen zur Dokumentenverwaltung wie d.3ecm bieten darüber hinaus die Möglichkeit zu jedem Dokument Zusatzinformationen zur aktuellen Version zu hinterlegen. Somit sieht jeder Mitarbeiter direkt wer, wann, wie als letzter das Dokument bearbeitet hat. Zudem ist auch die Abgabe von Versionskommentaren möglich. Dies erleichtert jedem Mitarbeiter den Prozess. Als klare visuelle Darstellung gibt das d.3 System dem Benutzer mit Farben wie rot, grün und blau vor dem Dokument an, in welchem Status sich das Dokument befindet. So sehen Mitarbeiter intuitiv, ob das Dokument gerade bearbeitet wird oder freigegeben ist und ob schon eine ältere Version archiviert wurde. Zudem ist jede Version direkt einsehbar. Das ist gerade in Hinsicht auf die Nachvollziehbarkeit des Dokumentenhergangs im Unternehmen ein wichtiger Mehrwert moderner Dokumenten-Management-Systeme.

 

Versionierungsdarstellung

Abb. 5: Das d.3-Ampelsystem gibt intuitiv Auskunft über mögliche Versionierung.  grün: aktuell freigegeben; blau: Archiversion(en) vorhanden

Versionskommentare im d.3

Abb. 6: Versionsverwaltung im d.3: Jede Änderung wird protokolliert. Direkter Einstieg in Vorversionen ist möglich.

 

Zeit und Geld sparen mit digitalem DMS (Dokumenten-Management-System)

Mit den vielen Vorteilen, die eine zentrale Ablage in Ihr Unternehmen bringt, kommt auch die Einsparung von Zeit und Geld ins Spiel. Die Arbeit mit Informationen und Dokumentationen wird für die Mitarbeiter so einfach wie möglich gestaltet. Ständige Rücksprachen unter Abteilungen sind nicht mehr notwendig und die aktuellste Version ist immer am richtigen Ort abrufbereit. Einfacher könnte eine effiziente Ordnerstruktur nicht sein. Dokumente und Informationen können mittels vielfältiger Such- und Filtermöglichkeiten in wenigen Mausklicks recherchiert werden. Darauf aufbauend können mitarbeiterübergreifende Prozessketten, wie z.B. das Bearbeiten von Eingangsrechnungen, ausgehend von der digitalen Ablagestruktur in Dokumenten-Management-Systemen, abgebildet werden.

 

Volltextsuche d.3

Abb. 6: Voltextsuche im d.3ecm

 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich heutige Anforderungen in modern strukturierten Unternehmen nur schwer mit klassischen, digitalen Ordnerstrukturen per Filesystem z.B. in Windows abbilden lassen. Um in puncto Schnelligkeit und Effizienz wettbewerbsfähig zu bleiben, muss vielmehr ein unternehmensweites Informationsmanagement stattfinden. Sachzusammenhänge sind nicht mehr nur relevant für die "Informationssilos" einzelner Abteilungen. Stattdessen sollen Dokumente, Informationen und Aufgaben in bereichsübergreifender Wissensarbeit aufrufbar und intuitiv zu verwalten sein. Genau an diesem Punkt spielen Dokumenten-Management-Systeme ihre Stärken aus.

Wenn Sie nun Lust haben noch mehr zum Thema Dokumentenmanagement mit d.3 zu erfahren, dann werfen Sie doch mal einen Blick auf die Lösungen der CONTENIT oder kontaktieren Sie uns einfach!

 

 

Suchen und Finden in digitalen Akten

 

Weitere Webinare zum Thema finden Sie in unserer Webinarübersicht.

 

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