In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist ein effektives Dokumentenmanagementsystem unerlässlich. Das Organisieren, Verwalten, Archivieren und Wiederfinden analoger Dokumente ist eine zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe. Hier kommt unser DMS ins Spiel.
Mit DMS Vollgas geben!
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Dokumente zentral und ortsunabhängig ablegen, egal ob von unterwegs oder aus der Zentrale. Es ist das Sprungbrett der Digitalisierung und ohne ein funktionierendes DMS ist die Digitalisierung nicht umsetzbar - eine Symbiose für das nächste Level. Sie schonen die Umwelt, da weniger Papier benötigt wird, sparen Platz, da Büroräume ohne riesige Aktenschränke gestaltet werden können und Sie sparen sich Drucker und Tonerkosten.
Die 7 Vorteile eines DMS:
1. Intelligente Ablage:
- Ihre Dokumente liegen zentral und geordnet in einem System. Ob Frachtbriefe, Verträge, Rechnungen etc. - das DMS ordnet jedes neue Dokument der richtigen digitalen Akte zu. Auch Mehrfachablagen (bspw. Sammelrechnungen) gelangen automatisiert in die richtigen Kontexte von digitalen Akten (bspw. Vorgangsakten).
2. Sichere Archivierung:
- Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist Voraussetzung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderung (DSGVO und GoBD) und ein Selbstverständnis für die d.velop AG. Ob zentrale Verfügbarkeit, bei der ein bestimmter Mitarbeiter Zugriff auf die notwendigen Dokumente hat oder rechtssichere Speicherung - auf zertifizierten Storage-Systemen in Kombination mit der Konformität wird der Schutz vor Veränderungen ermöglicht.
3. Schnittstellen zu aktuellen Systemen
- Microsoft 365, digitale Kundenordner und Exceltabellen gehören zum Alltag. Auf diesem Fundament baut das DMS auf, automatisiert lästige Arbeitsschritte und bringt eben diese in einen sinnvollen Workflow. So müssen Sie sich nicht in neue Systeme einarbeiten.
4. Schnelle Suche
- Papierbasierte Akten drehen oft eine lange Runde durch das Unternehmen. Eine zentrale Ablage aller Dokumente und eine intelligente Suche des DMS reduzieren die Suchzeit auf wenige Sekunden.
5. Prozessautomatisierung
- Durch einen individuell konfigurierten Workflow werden die Prozesse gesteuert und Unterlagen stets zur richtigen Zeit am richtigen Ort aufgerufen. Das Ergebnis: ein enormer Produktivitätsanstieg.
6. Unternehmensübergreifende Kollaboration:
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Ist Ihr Dokument erst einmal automatisch abgelegt, kann es von Mitarbeitern und externen Partner direkt in der Akte bearbeitet werden. Besonders die Möglichkeit der zeitgleichen Bearbeitung treibt viele Prozesse auf ein Höchstmaß an. Dank Versionierung behalten Sie stets den Überblick über den genauen Staus sämtlicher bearbeiteter Dokumente. Zusätzlich sorgt der sogenannte Check-Out und Check-In für eine optimale Koordinierung hinsichtlich der Zugriffsrechte.
7. Krisensicher - auch im Homeoffice
- Sie sind in der Lage Ihr System in kurzer Zeit auf Homeoffice umzustellen und haben so besonders in Krisenzeiten einen wertvollen Wettbewerbsvorteil. Ein cloudbasiertes DMS bietet die Grundvoraussetzung dafür.
Fazit:
Die Digitalisierung kennt keinen Stillstand. Geprägt vom stetigen Fortschritt und kontinuierlicher Weiterentwicklung. Auch ein bereits etabliertes DMS bietet stets Entwicklungspotenzial und kann durch verschiedene Updates bspw. durch den digitalen Rechnungseingang optimiert werden. Also: geben Sie Vollgas und biegen Sie ab in die digitale Welt!
