Die vielseitigen Facetten der Projekträume

Leicht zu verstehen und anzuwenden und daher in so vielen Unternehmenssituationen so potentialreich: Projekträume. Wer jetzt aber an Gantt-Diagramme und formelles Projektmanagement denkt, liegt eher falsch.

Die Erfahrung im Einsatz zeigt, dass Projekträume immer dann eingesetzt werden, wenn Mitarbeiter abteilungs- oder firmenübergreifend gemeinsam an einem Thema arbeiten und hierzu hinreichend kommunizieren müssen und Informationen austauschen. Das kann neben dem tatsächlichen Projekt auch ein Gremium sein, ein Akquisitionsprozess, Veranstaltungsplanungen, ja selbst die Kundenzeitung der CONTENiT hat einen eigenen Projektraum. Und wo steckt jetzt konkret der Vorteil?

Einfaches Dokumentenmanagement innerhalb des Raumes

Wie ineffizient Organisation per E-Mail ist hat jeder schon erlebt. Wenn Planungsunterlagen in vielen Mailboxen in unterschiedlichsten Versionen vorliegen ist eine Transparenz in Bezug auf “wer hat was wann verändert, geprüft, freigegeben” nicht mehr gegeben. Projekträume bieten eine dem Thema angepasste Aktenstruktur, Versionierung und einfache Prüf- und Freigabeprozesse.

projektraum

Geschlossene Räume

Die angesprochenen Teams sind in der Regel nicht in der IT-Rechtestruktur des Unternehmens abgebildet, da sich diese eher am Organigramm orientiert. Möchte bzw. muss das Team vertraulich arbeiten, bleibt nur eine Option: In der EDV wird eine individuelle Rechtegruppe angefragt, die dann Zugriff auf “ihr” Laufwerk erhält. Auf Dauer nicht praktikabel, wenn die IT und die “Compliance” diese Ausnahmen überhaupt zulassen. Projekträume agieren hier pragmatischer: Jeder Projektleiter bzw. Raumverantwortliche lädt sein Team selbst ein und vergibt die Rechte. Er bestimmt zur Laufzeit, wer “rein darf oder raus muss”.

Diskussionen und Protokolle

Jedes Team diskutiert und protokolliert. Projekträume nutzen hierzu zahlreiche SharePoint-Werkzeuge. Im nu ist im Forum des Projektraums eine Frage gestellt, jedes Teammitglied kann antworten und sieht andere Antworten, kann sie bewerten oder kommentieren. Ein Gespräch protokollieren: Selten ist ein formelles Protokoll erforderlich und Blogs bieten als Ersatz einen hervorragenden Pragmatismus.

Teamaufgaben und Kalender

Aufgaben des Teams lassen sich wie die Termine im Projektraum verfolgen. Niemand möchte nun aber gerne regelmäßig seine Projekträume aufsuchen, um seine Aufgaben und Termine zu verwalten. Hier bieten die Projekträume die Synchronisation mit Microsoft Outlook an.

Varianz der Projekträume

Einfach sollen sie sein und jeder soll sie ohne Anleitung bedienen können. Mit der Vielfalt die sie bieten ist das kein Widerspruch: Projekträume lassen sich aus Vorlagen, sogenannten Templates, erstellen. So sieht ein Projektraum für ein “internes Projekt” eben anders aus als ein Raum für den “Akquisitionsprozess im Vertrieb”. Stets auf das verständlichste Maß eingestellt.

Fazit: Projekträume stellen die agile und effiziente Werkstatt für Teams dar, in der die Potentiale des Dokumenten-Managements und die Werkzeuge der Kollaboration mit Microsoft SharePoint zielgerichtet eingesetzt werden.

Aktuelle Webinartermine der CONTENiT zu dem Thema Projekträume finden Sie online. So erhalten Sie in 30 bis 40 Minuten einen kompakten Überblick dazu.

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