DMS, BPM, ECM – Bitte was?

 

Jeder von Ihnen wird schon mal auf den ein oder anderen hier genannten Begriff gestoßen sein. Denn wenn man sich mit der Digitalisierung seiner Unternehmensprozesse auseinandersetzt, stößt man auf eine Vielzahl von Akronymen und wird schnell den Überblick verlieren, was denn überhaupt genau was ist. Und am Ende wissen Sie vermutlich selbst nicht mehr, wonach Sie eigentlich gesucht haben bzw. was Ihnen am besten helfen könnte, Ihre Herausforderungen zu lösen. Um Ihnen zumindest ein klein wenig aus diesem Buchstaben-Dschungel zu helfen, haben wir die für uns wichtigsten Abkürzungen einmal kurz zusammengefasst.

 

DMS – Dokumentenmanagement-System

Laut Wikipedia bezeichnet der Begriff Dokumentenmanagement „die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint […]“. Das heißt, Voraussetzung für ein DMS ist immer die elektronische oder eben digitale Archivierung der Belege. Alles was dann mit diesen Belegen passiert, sprich bearbeiten, versionieren, freigeben etc., fällt in den Bereich des DMS. 

BPM – Business Process Management oder auch Workflow-Management

Wenn man die beiden Begriffe Business Process und Workflow ins Deutsche übersetzt, kann man eigentlich ganz schnell darauf kommen, worum es hierbei geht. Es geht um die Abbildung von Unternehmensprozessen und deren Arbeitsabfolge. Anhand von Workflow-Prozessen können also vorher definierte Arbeitsabläufe einheitlich und automatisch durchlaufen und abgearbeitet werden. Ein besonders gutes Beispiel für einen solchen Workflow ist der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung. Welche einzelnen Schritte abzuarbeiten sind, ist vorher festgelegt. Das System führt durch die zuvor festgelegten Arbeitsschritte und bestimmt so die Abfolge sowie die Bearbeiter bzw. Freigeber und kontrolliert den Prozessfortschritt.

 

 

Was hat das mit unseren Produkten aus der d.3-Familie zu tun?

d.3ecm heißt nicht d.3, weil es mal ein d.2 gab oder irgendwann ein d.4 geben wird, sondern weil es von Anfang an auf die drei Säulen: Digitale Archivierung, Dokumenten-Management und Workflowmanagement ausgelegt war. Die Drei im Namen steht also einfach für die drei Säulen der abzudeckenden Themenbereiche.

 

Und was soll dann nun noch dieses ECM? Wozu braucht man das dann noch?

 

ECM – Enterprise Content Management

Viele würden nun vermutlich sagen, dass das einfach der neumodische Begriff für DMS ist. Dem ist allerdings nicht so. Enterprise Content Management umfasst tatsächlich noch weitere Bereiche. Laut Wikipedia umfasst ECM alle „Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen“. Das heißt, sowohl DMS als auch BPM und die digitale Archivierung gehören in den Definitionsbereich eines ECM-Systems, sie werden aber durch die Themen Web-Content-Management und Collaboration ergänzt.

 

Und EIM?

Enterprise Content Management vs. Enterprise Information Management. Wo ist denn der Unterschied zwischen Content und Information?

Im Endeffekt gibt es keinen. EIM ist im Grunde das neuere Wort für ECM, welches nach aktuellen Definitionen eben noch deutlicher die Punkte Kommunikation und Collaboration mit einschließt, tatsächlich aber nichts Anderes aussagt, als ECM. Eben alles eine Definitionssache.

Welchen der beiden Begriffe Sie also zukünftig benutzen, das bleibt Ihnen überlassen.

Und dann gibt es da auch noch die Content Services!

Ein von Gartner ins Leben gerufener Begriff. Denn Gartner erklärt den Begriff “ECM” bereits für tot und findet, dass Content Services besser beschreiben, was Unternehmen benötigen.

Wie aber auch immer die Plattform, die Ihnen hilft, Ihre Herausforderungen zu lösen, heißt… Wichtig ist, dass Sie sich damit beschäftigen und nicht wie Sie es nennen. Nennen Sie es am besten am Ende d.3 – dann sind wir zufrieden und Sie mit Sicherheit auch!

Rufen Sie uns also gerne an. Wir besprechen dann mit Ihnen, wie wir Ihre Herausforderungen lösen können. Und auch wenn Sie – was die Begriffsabgrenzungen angeht – noch immer ein wenig im Dunkeln tappen, zögern Sie bitte nicht, uns zu fragen, was Ihnen auf der Seele brennt. Wir helfen gerne weiter.

 

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