... und damit soll nicht auf die Thematik der Datenvervielfältigung gemäß Beitrag "Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist" verwiesen werden. Vielmehr geht es um die zeitliche Dimension, die beim Informationshandling viel zu oft mit steinzeitlichen Mitteln berücksichtigt wird. Ein Blick auf einen typischen Fileserver eines durchschnittlichen deutschen Unternehmens zeigt folgendes Fragment bei einer beispielhaften Suche nach einem Kundenvertrag:
Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver
Versionierung von Dokumenten auf dem Fileserver ist schwierig
Zweifelsohne kann erkannt werden, dass der Vertrag für den Kunden Mustermann mehrfach bearbeitet wurde. Ob nun die Version "Kunde" aktueller ist als die Version "final" und die Version "alt" nun jünger ist als z.B. "1.0" ist offen. Meist hilft zur Beantwortung dieser Frage noch das Dateidatum, nur leider nicht in Situationen, in denen z.B. die Version "final" nach dem Ausdruck und der Unterzeichnung nochmals gespeichert wurde. Jetzt kommt die Frage, ob die Version "Kunde" nun doch die aktuellste ist, oder eher "final", weil zwar ein neues Speicherdatum hinterlegt ist, Änderungen aber "nach gutem Glauben" nicht mehr durchgeführt wurden....
An dieser Stelle sei ein Kommentar erlaubt: Die Kreativität der Anwender ist übrigens sehr vielfältig. So findet man auch schon mal Versionen, die "finaler" sind als die "finale" Version, oder "neuer" als "ganz neu"...
Zurück zur Situation: Im beruflichen Alltag stellt jeder Anwender fest, dass Informationen in einem zeitlichen Zusammenhang stehen. Der gängigste Weg, dieses zu dokumentieren ist das obige Beispiel. Eher seltener genutzt wird die "Änderungen verfolgen" Funktion in MS Office-Dokumenten oder die Dokumentation im Dokument durch eine Historienangabe.
Dokumentation der Historie im Dokument
Der zeitliche Zusammenhang entsteht zudem nicht nur, weil die Information noch verändert wurde, sondern auch weil sie neue Status erhält. Übliche Aussagen im Büro sind daher "ist geprüft von" oder "wurde freigegeben von". Doch die Dokumentation dieser Status erfolgt fernab der Information, z.B. im E-Mail-Postfach der Mitarbeiter. Dort findet man dann die Aussagen gemäß "Vertrag ist ok, kann so zum Kunde!".
Dokumentenhistorie erfassen erfordert umfangreiche Recherche
Versucht man derartige Vorgänge, ganz gleich ob nun zu Verträgen, Projektunterlagen, Konzepten, Geschäftsberichten, usw., mit zeitlichem Abstand nachzuvollziehen, so verlangt das detektivischen Instinkt. Das kann ja durchaus auch spannend sein, frisst aber erheblich von der kostbaren und teuren Zeit. Ursache ist die nach wie vor gängige Datei-, und damit Dokumenten-Verwaltung auf Fileservern. Eine zeitgemäße Versionsverwaltung ist hierbei ebenso wenig möglich wie die Hinterlegung wichtiger Zusatzinformationen über Prüf- und Freigabe-Status, zeitlich beschränkten Gültigkeiten, Bearbeitern & Autoren, usw. Die Vielfalt der Fragen, die durch diesen Missstand tagtäglich in den Unternehmen geklärt werden, ist unendlich. Die verschwendete Zeit hierfür übrigens "unendlicher" (gemäß Sprachgebrauch bei der heutigen Dateiversionierung).
Dokumentenmanagement schafft Abhilfe
Es würde diesen Beitrag wahrscheinlich nicht geben wenn keine passenden Lösungen verfügbar wären... Dokumenten-Management-Systeme wie z.B. d.3 aus dem Hause d.velop oder MS SharePoint schaffen genau hierbei Abhilfe. Sie verwalten automatisch Versionen, ihre Bearbeiter und dokumentieren Status, wenn z.B. die Freigabe eines Dokuments von autorisierter Stelle bestätigt wird. Natürlich an zentraler Stelle, für alle sichtbar sowie direkt "an der Information". Das ganze sogar mit automatischer Abbildung der Geschäftsprozesse zu diesen Status, wie ein folgender Beitrag noch zeigen wird.
Aktuelle Webinare zu diesem und anderen Themen rund um Dokumentenmanagement finden Sie unserer Webinarübersicht.
