In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von Warenwirtschaft, Kunden-Beziehungs-Management- und sonstigen Systemen pressen lassen. Kurz gesagt: Individuelle Angebote, Konzepte, Verträge usw., die meist mit MS Office und Co. erstellt wurden.
Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:
Unterschiedliche Sichten auf den Dokumentenbestand
Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.
Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen
Diese Ablage setzt jedoch voraus, dass die Informationen (Dateien) mehrfach vorgehalten werden. Denn auf einem zentralen Speicherort kann die Ordnerstruktur, und damit die Ordnungshierarchie, nur starr angelegt werden.
Alternativ einigt man sich fachbereichsübergreifend für eine einheitliche Ordnungsstruktur:
Abb. 2: Modell B zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen
Nun wird jede Information zwar nur einmal abgelegt, die Arbeitsweise der Fachabteilungen aber stark eingeschränkt. Möchte in diesem Beispiel der Einkauf einen Überblick über alle Einkaufsvorgänge, so muss er sich durch zahlreiche Kunden- und Projektordner arbeiten.
Da das Problem der Redundanzen augenscheinlich nicht so sehr schmerzt wie eine ständige aufwändige Recherche, hat sich Modell A eher in der Unternehmenswelt durchgesetzt.
Nahezu vernachlässigbar für das Unternehmen ist hierbei sicherlich der unnötige Speicherplatz, der benötigt wird. In den seltensten Fällen arbeiten die Fachabteilungen autark, sodass die Ineffizienz bei der Teamarbeit im Geschäftsvorgang entsteht. Ein übliches Beispiel aus der Geschäftswelt, welches in dieser oder ähnlicher Form häufig zu finden ist:
Der Vertrieb bearbeitet eine individuelle Anfrage eines Kunden. Gemeinsam mit der Projektleitung wird ein Lösungsvorschlag (Konzept) erarbeitet, welches neben der Lösungsbeschreibung auch eine Teileliste enthält. Die Teileliste wird seitens des Einkaufs bearbeitet. Das Konzept findet sich somit auch bei den drei Fachabteilungen in der Ordnerstruktur wieder.
Abb. 3: Entstehung von Redundanzen in Ordnerstrukturen
Untereinander tauschen die Fachbereiche das Dokument in der Regel per E-Mail aus, um sich so die jeweils aktuellen Anpassungen zukommen zu lassen. In diesem Beispiel einigt man sich auf die intern finale Version 1.0.
Bis zur Auftragserteilung wird das Konzept mit dem Kunden abgestimmt und angepasst. Die aktuellste Konzeptversion befindet sich somit in dieser Phase beim Vertrieb. Der Vertrieb einigt sich mit dem Kunden auf die Version 2.0.
Die Projektleitung übernimmt und geht in die Projektumsetzung. Gängiger Weise erfolgen weitere Anpassungen, es entsteht Version 3.0.
Irgendwann im Projekt bekommt der Einkauf die Aufgabe zur Bestellung der Teileliste. Ob er nun die Teileliste aus Version 1, 2 oder 3 bestellt obliegt der Informationssorgfalt des Vertriebs und der Projektleitung.
Zum Projektende erhält der Vertrieb eine Reklamation. Die Lösung ist nicht wie besprochen geliefert worden. Spätestens jetzt kommt der ineffizienteste Teil der Büromitarbeiter: Die Klärung. Meist sitzen die Fachbereiche nun im Meeting zusammen und versuchen zu klären, wieso welche Änderung entstanden ist, was die aktuellste Version ist, wer welche Anpassung freigegeben hat, usw. Noch aufwändiger wird es, wenn mehrere Versionen parallel weiterbearbeitet wurden. Die Arbeitsgrundlage dieser Klärungsrunde: Zahlreiche E-Mails, Protokolle, Ausdrucke der Konzeptversionen und vieles mehr.
Konsolidierung von Versionen kostet Zeit und Geld
Die Konsolidierung von verschiedenen Informationsversionen im Unternehmen kostet viel Zeit. Es geht somit nicht mehr nur darum, eine Information überhaupt zu finden, sondern vielmehr auch Gewissheit über die Aktualität zu bekommen. Ein einfacher Beleg dafür ist die berühmte Suche auf dem Fileserver nach „*alt*“, „*älter*“, „*kann_weg*", "*final*", usw.
Sie legen die Dokumente nicht starr in Ordnerstrukturen, sondern in einen zentralen Pool und hängen dabei beliebige Ordnungskriterien an. In dem aufgeführten Beispiel wären das z.B.:
| Dokumentenklasse | „Konzept“ |
| Kunde | „Kunde 1“ |
| Projekt | „Projekt 3“ |
| Lieferant | „Lieferant 2“ |
Durch diese Klassifizierung kann jeder Mitarbeiter „seine“ beliebige Sicht auf die Informationen erhalten, ohne dass Informationen redundant abgelegt werden müssen.
Abb. 4: Dateiablage über Meta-Daten
Die zentrale Ablage bietet darüber hinaus Vorteile bei der Versionsverwaltung. Ähnlich wie bei den Ordnungskriterien lassen sich zu jeder Information (Dokument/Datei) Zusatzangaben zur Version hinterlegen. Neben einer Versionsnummer können das Angaben zum Autor, zum Prüfer, zur freigebenden Instanz, zu Versionskommentaren, usw. sein.
Abb. 5: Versionierung von Dokumenten
Von starren Ordnerstrukturen zu dynamischen Akten
Die Arbeit mit der aktuellsten Information ist somit für die Mitarbeiter kein Glücksspiel mehr. Informationen befinden sich an der einen definierten Stelle und das in aktueller Version. Die Historie und Chronologie ergibt es ebenso wie die Nachprüfbarkeit von Freigaben. Sämtliche Ineffizienzen, wie im Beispiel skizziert, entfallen.
Möchte man somit nicht unbedeutende Ineffizienzen im Büroalltag vermeiden so ist ein Umdenken weg von klassischen Ordnerstrukturen unvermeidlich. Populärster Vertreter für Lösungen zur modernen Zusammenarbeit im (und mit) Office ist wohl MS SharePoint. SharePoint liefert neben der bedarfsgerechten Verwaltung von Informationen und Dokumenten zahlreiche weitere Funktionen, welche die Zusammenarbeit im Büro schneller und einfacher gestalten. Einige Ideen hierzu werden in folgenden Beiträgen aufgegriffen.
Aktuelle Webinare zu Themen rund um die digitale Arbeit mit Dokumenten finden Sie in unserer Webinarübersicht.
Einen aktuellen Beitrag zum Thema Ordnerstrukturen mit d.3ecm finden Sie hier.
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