Auch nach einigen Wochen fühlt sich so manche Situation unseres alltäglichen Lebens immer noch sehr surreal an. Menschen tragen in der Öffentlichkeit Mundschutz, desinfizieren Einkaufswagen und tragen personenbezogene Daten in Listen von Friseursalons ein. Auch die Business-Welt erlebt zurzeit eine mehr oder weniger erzwungene Ausprägung einer Disruption.
Mitarbeiter, die seit Jahren den täglichen Gang zu ihrem Büroarbeitsplatz gewohnt waren, wurden gezwungen ab sofort von Zuhause aus zu arbeiten. Jahrzehntelange Geschäftsroutinen sind innerhalb von wenigen Tagen auf gesundheitlich vertretbare Ausweichszenarien umgestellt worden. Andere Betriebe wiederrum waren gezwungen, komplett zu schließen. Stichwort: Lockdown.
Weltweit standen Unternehmen in den letzten Wochen vor der Herausforderung neue Lösungen für die geänderten Rahmenbedingungen zu finden. Deshalb sind bei uns, als Dienstleister für Digitallösungen, auch bedingt durch die extrem kurzen Reaktionszeiten auf die Krise, sehr viele Anfragen zu verschiedenen Themenfeldern des digitalen Dokumentenmanagements binnen weniger Wochen eingegangen. Wir möchten Ihnen im Folgenden die drei meistangefragten Themen vorstellen und daraus unser Zwischenfazit zu den ersten Monaten unter Einfluss der Gesundheitskrise ziehen.
Platz 3: Mobiler DMS-Zugriff per Webclient oder App
Abb.1: Mobile Anwendungen zum Arbeiten mit dem DMS sind auf dem Vormarsch.
Auch schon vor der Krise war das Thema Mobility in Folge der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen von hohem Interesse. Das Konzept „Home-Office“ spielt in einigen Branchen, z.B. mit Tätigkeiten im Außendienst, schon seit vielen Jahren eine gewichtige Rolle. Andere Branchen wiederum wurden erst durch die Corona-Maßnahmen dazu gezwungen, Büro-Mitarbeiter ebenfalls mit mobilen Lösungen auszustatten. Somit sind mobile Zugriffsmöglichkeiten auf unser Dokumenten-Management-System d.3ecm auch bei vielen unserer Bestandskunden erst durch Corona ein hochspannendes Thema geworden.
Denn einige unserer Kunden, z.B. Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe, arbeiten in puncto Dokumentenmanagement bereits seit Jahren erfolgreich digital - aber eben nicht mobil.
Dazu gab es in der Vergangenheit aufgrund der eigenen Prozesse und Arbeitsorganisation auch keinen Anlass. Typische Büroarbeitsplätze, wie z.B. der einer Buchhalterin / eines Buchhalters, in das Home-Office zu verlagern, stellte somit vielerorts eine große Herausforderung dar.
Der mobile Zugriff per Webclient oder per App bietet unseren Kunden jedoch eine schnelle Abhilfe, wenn der PC-Arbeitsplatz inklusive Desktopversion von d.3ecm im Home-Office nicht zur Verfügung steht. Gerade d.3one als Webzugang zum kompletten Dokumenten-Archiv ist in dieser Hinsicht ideal für mobile Einsätze, da die touch-optimierte Oberfläche sogar auf jeglichen mobilen Endgeräten, wie z.B. Tablets, zum Einsatz kommen kann.
Platz 2: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Abb.2: Vom Einscannen über die Genehmigung bis zur Belegbuchung. Die CONTENiT Eingangsrechnungsverarbeitung.
Auf Platz 2 der meistgefragten Lösungen während den ersten Monaten nach Ausbruch der Gesundheitskrise ist die CONTENiT-Lösung digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in d.3ecm. Die schnelle Prüfung und Bezahlung von Rechnungen stellt, ungeachtet der Krise, einen grundlegenden dokumentenbasierten Prozess in nahezu jedem Unternehmen dar. Da hier viele Unternehmen schon ohne die neuen äußeren Umstände mit ineffizienten Verarbeitungsprozessen zu kämpfen hatten, wurden diese Ineffizienzen nun verstärkt und dramatisch offengelegt. Die „Zettel- und Kopierwirtschaft“ zur Bearbeitung von Rechnungen ist nicht nahtlos in Home-Office Szenarien übertragbar, so dass viele Unternehmen sich auf die Suche nach digitalen, effizienten Lösungen gemacht haben und diese in Form der CONTENiT Eingangsrechnungsverarbeitung gefunden haben.
Platz 1: Digitaler Posteingang
Abb.3: Scannen, erkennen und verteilen. Eine Herausforderung für viele Unternehmen.
Eine der Hauptaufgaben vieler Unternehmen stellt die Kanalisierung von Eingangspost während der Covid 19-Krise dar. Wie werden postalisch zugestellte Dokumente zum Mitarbeiter transportiert, wenn dieser wochenlang nicht am Büroarbeitsplatz anzutreffen ist? Welche Möglichkeiten gibt es, um digitale Kanäle, wie z.B. ein E-Mail Funktionspostfach, so zu organisieren, dass unnötig hohe interne E-Mail-Aufkommen durch mehrmaliges Weiterleiten vermieden werden? Diese und weitere Fragen müssen derzeit viele Unternehmen klären. Die CONTENiT Lösung zur Eingangspostverarbeitung bietet zu vielen dieser Fragen die geeigneten Antworten.
Die Aufgaben klassischer Posteingangsszenarien werden mit der digitalen Eingangspostverarbeitung digitalisiert und gleichzeitig automatisiert.
Somit sind Unternehmen effizienter in der Bearbeitung von Eingangspost und sparen wertvolle Arbeitszeit. Teilbereiche der Eingangspostverarbeitungslösung der CONTENIT, die häufig angefragt werden:
- Automatisierte Verarbeitung von Post in E-Mail Funktionspostfächern (z.B. rechnung@firma.com)
- Digitalisierung und Verarbeitung der papierbasierten Eingangspost (Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, wichtige Anschreiben)
- Digitale, revisionssichere Archivierung wichtiger eingehender E-Mails
- Digitale Verteilung von eingescannten Dokumenten an unterschiedliche Standorte
Eine Erkenntnis die wir bereits schon jetzt gewinnen konnten: Die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsvorgängen findet in der aktuellen Situation eine gesteigerte Nachfrage.
Auch wenn aktuelle Arbeitsbedingungen bei vielen Unternehmen nur als Zwischenlösungen dienen und Digitallösungen aufgrund der wirtschaftlich kritischen Situation derzeit nicht realisierbar sind, nehmen wir ein generelles Umdenken auch von zuvor als konservativen eingestuften Unternehmensphilosophien wahr.
Wenn die Krise nicht den noch nicht abschätzbaren negativen Einfluss auf die Gesamtwirtschaft hätte, könnte man positiv festhalten, dass die Scheu vor digitalen Geschäftsprozess-Lösungen, die wir u.a. auch in unserem Blogbeitrag “5 Mythen zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung” thematisieren, reduziert wurde. Was uns die Krise außerdem lehrt: Digitale Geschäftsprozess-Lösungen zum Dokumentenmanagement bieten hervorragende Möglichkeiten um den Menschen zu entlasten… und im Falle von Corona - vor Krankheit zu schützen.
In diesem Sinne: #bleibensiegesund!
