Über die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung haben wir schon häufiger berichtet. Viele unserer Kunden nutzen seit Jahren unsere Lösungen, um eingehende Rechnungen zu bearbeiten. Erweitert man den Blick auf den gesamten Beschaffungsprozess eines Unternehmens, fehlt dabei jedoch ein wichtiger Teil – die Bedarfsmeldung bzw. Bestellanforderung und die damit verbundene Bestellung beim Lieferanten bis hin zum Wareneingang. Schauen wir uns den Prozess und die einzelnen Schritte einmal genauer an.
Wie läuft es mit Papier?
In den einzelnen Abteilungen eines Unternehmens entstehen die Bedarfe. Häufig erfolgt die Erfassung durch die Mitarbeiter und die Freigabe durch jeweilige Kostenstellenverantwortliche auf dem Blatt Papier oder per E-Mail. Nach der Freigabe werden Dokumente oder die E-Mail an den Einkauf weitergeleitet, um die eigentliche Bestellung zu erfassen und auszulösen. Nach erfolgtem Wareneingang wird die Ware geprüft. Die eingehende Rechnung wird manuell dem Einkaufsvorgang zugeordnet und die Preise händisch geprüft. Nach Freigabe erfolgt die Verbuchung und die Aufnahme in die Zahlungsvorschlagsliste.
Abb.1: Prozess des Einkaufsvorgangs
Mit d.3ecm einfacher und effizienter!
Durch Einsatz von d.3ecm kann dieser Prozess optimiert und durchgehend transparent dargestellt werden. So ist es möglich, über einen Workflow mit d.ecs flow die Erfassung des Bedarfes mit anschließendem Freigabeprozess umzusetzen. Die Informationen zu Kreditoren und ggf. Artikelstamm können dabei gegen die ERP-Lösung validiert werden, um konsistente Daten zu gewährleisten. Sind Lieferanten oder Artikel noch nicht bekannt oder nicht eindeutig, können an dieser Stelle ebenfalls weitere Prozesse angestoßen werden (z.B. Lieferantenauswahl, Qualifizierung). Relevante Informationen zu den Freigabeprozessen wie beispielsweise Kostenstellenverantwortliche werden automatisch zugeordnet.
Vom Bedarf zur Bestellung
Um Bestellungen auszulösen, erfolgt die Übernahme des Bedarfes und ggf. die weitere Stammdatenpflege im Einkauf. Dabei kann wahlweise ein automatischer oder händischer Import erfolgen – je nachdem, wie häufig diese Prozesse stattfinden, lohnt sich die Integration zu dem ERP-System für eine Automatisierung schnell. Die eigentliche Bestellung wird dann in der Regel gemeinsam mit weiteren Bestellvorgängen aus der auftrags- und bestandsorientierten Disposition ausgeführt – im Stapel oder je Bestellvorgang.
Von der Bestellung zum Wareneingang
Beim Wareneingang wird der Lieferschein gescannt und damit direkt dem Vorgang zugeordnet, optional der Besteller und Bedarfsmelder informiert. Auch der Lieferbeleg ist damit bereits dem Beschaffungsvorgang zugeordnet. Mit einer Positionserkennung beim Scannen können die Wareneingänge jeweils mit den offenen Bestellungen des ERP-Systems abgeglichen und der Wareneingang gebucht werden.
Rechnungsprüfung deutlich vereinfachen
Kommt später die Rechnung ins Haus, wird sie ebenfalls gescannt und kann bei Übereinstimmung mit Bestellung und Wareneingang direkt freigegeben werden. Die Rechnungsprüfung läuft deutlich verkürzt ab, da die
ursprüngliche Bestellanforderung bereits freigegeben wurde. Nur wenn der Rechnungsbeleg nicht zu den offenen Wareneingängen passt, wird die Prüfung über einen Rechnungseingangsworkflow abgebildet.
Lange Liegezeiten werden vermieden, doppelte Prüfungen für Anträge und Rechnungen entfallen und die Transparenz wird erhöht.
Mehr Informationen zur digitalen Bestellanforderung und Eingangsrechnungsverarbeitung finden Sie auf den Lösungsseiten der CONTENiT.
Aktuelle Webinare rund um die integrierte Bestell- und Rechnungsverarbeitung finden Sie in unsere Webinarübersicht!
