Sie kennen es vielleicht…die dokumentenbasierten Tätigkeiten bei Ihrer täglichen Arbeit nehmen Zeit und Nerven in Anspruch, die Sie lieber anderweitig verwenden würden. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen altbekannte Herausforderungen des Dokumentenmanagements an deutschen Arbeitsplätzen vor.
1. Zu viel Papier
Das gute alte Papier bringt heutzutage Herausforderungen mit sich, die in einer digitalisierten Arbeitswelt häufig zu zeitintensiven Aufgaben führen. Das Drucken, Kopieren und Scannen von Papierdokumenten verursacht im Laufe eines Geschäftsjahres nicht nur beträchtliche Material- und Arbeitskosten. Vielmehr ist die Verarbeitung von Papierdokumenten und damit verbundenen Informationen häufig nicht mehr ohne ein entsprechendes digitales Pendant möglich. Das Versenden per E-Mail oder die Ablage in führenden (digitalen) Systemen verlangt häufig die Digitalisierung der Dokumente. Die dadurch teilweise doppelt geführten Ablagen von Dokumenten, sowohl in Papierform als auch in einer digitaler Variante, führen zu redundanten Ablagestrukturen.
Im Sinne eines effizienten Dokumentenmanagements wünschen sich viele Arbeitnehmer*innen medienbruchfreie Lösungen zur Bearbeitung von Dokumenten und Informationen – idealerweise digital.
Hinzu kommt, dass durch die vermehrt eingesetzte digitale Kommunikation, z.B. per E-Mail, viele Dokumente bereits digital im Unternehmen ankommen. Wieso dann noch Ausdrucken?
Zu viel Papier führt häufig auch zu unübersichtlichen Dokumentenverwaltungen. Dieser Punkt bringt uns auch schon zum nächsten Zeitfresser im täglichen Dokumentenmanagement.
Abbildung 1: Zu viel Papier sorgt für Stress!
2. Fehlende Transparenz zu den Dokumenten
Selbst die digitale Organisation Ihrer Dokumentenstrukturen, z.B. auf Fileservern oder in lokalen Windows-Ordnerstrukturen führt nicht zwangsläufig zu einem effizienten und zeitsparenden Umgang bei der Dokumentenverwaltung. Kern vieler herausfordernder Dokumententätigkeiten ist die fehlende Transparenz in den Ablagestrukturen.
Informationen zu Dokumenten und damit verbundenen Sachverhalten sind oft nicht schnell genug ersichtlich:
- Wann und durch wen wurde ein Angebot erstellt?
- Gibt es Vorversionen?
- Gibt es zum Angebot auch eine Rechnung oder weitere Dokumente?
Dies sind Fragen, deren Klärungen im täglichen Büroalltag mit langen Bearbeitungszeiten einhergehen. Gerade dann, wenn unübersichtliche Ablagestrukturen durchsucht werden müssen. Erst durch systemunterstützte Verwaltung Ihrer Dokumente können diese Recherchezeiten nachhaltig reduziert werden.
Viele beschreibende Informationen von Dokumenten sind ohne Einsatz von modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) schlichtweg nicht schnell genug verfügbar. Erst durch Verknüpfung von dokumentenübergreifenden Informationen, wie z.B. einer Auftragsnummer, können Bezüge zu Vorgängen hergestellt werden. Die Strukturierung von Dokumenten in strukturierten Ablageformen führt idealerweise dazu, dass Dokumente im richtigen Sachzusammenhang recherchiert und bearbeitet werden. Somit sind Auskünfte zu Angebot, Lieferschein und/oder Rechnung eines Vorgangs auch schnell und effizient gegenüber internen oder externen Ansprechpartnern gewährleistet.
Such- und Recherchefunktionen von DMS-Lösungen sorgen dafür, dass anhand beschreibender Suchkriterien, die relevanten Dokumente und Informationen in wenigen Mausklicks verfügbar sind. Dadurch wird die Transparenz und die Qualität Ihres Dokumentenmanagements nachhaltig gesteigert. Das sorgt nicht nur für Zufriedenheit bei Kunden und Lieferanten, sondern auch bei Ihren Mitarbeitern.
3. Unstrukturierte Prozesse im Dokumentenmanagement
Die Bearbeitung von dokumentenbasierenden Prozessen geht häufig mit langen Durchlaufzeiten einher. Der Prozess zur Bearbeitung einer Rechnung von Ankunft im Unternehmen bis zur Verbuchung durch die buchhalterischen Kollegen*innen kann beispielsweise viele wertvolle Zeiten für wenig produktive Tätigkeiten verschlingen.
Auch hier führen fehlende Informationen zum Vorgang zu zeitintensiven Klärungen, z.B. wenn eine Rechnung freigegeben werden soll. Unzureichende Prozessstandards können die Durchlaufzeit weiter verlängern. Ist z.B. nicht klar, wer zu welchem Zeitpunkt im Prozess eine Rechnung vorgelegt bekommen soll, sind die nächsten wertvollen Minuten oder Stunden für Klärungen in unserem imaginären Zeitkonto belegt.
Die Liegezeiten von Dokumenten sind oftmals um ein vielfaches länger, wenn der Prozess nicht strukturiert genug durch das Unternehmen läuft. Dies sorgt spätestens dann für Unmut, wenn Skontoerträge nicht erzielt werden, Mahngebühren (im Falle von Eingangsrechnungen) in Kauf genommen werden müssen oder Kunden mangels ausreichender Auskünfte unzufrieden sind.
Die Reduzierung des Zeitfressers „Unstrukturierte Prozesse“ erfordert zwei Handlungen inkl. passender Fragestellungen:
- Verschaffen Sie sich den Überblick über die Kernprozesse Ihres Dokumentenmanagements.
Verlaufen diese, wie ursprünglich gewünscht? - Beleuchten Sie die Werkzeuge, Tools oder Systeme mit deren Unterstützung die Prozesse in Ihrem Unternehmen abgebildet werden.
Gibt es hier Optimierungsbedarf?
Das Ergebnis Ihrer Prozessanalyse sollten Sie dazu nutzen, um die dokumentenbasierten Kernprozesse in Ihrem Unternehmen weiter zu optimieren. Dadurch profitieren alle beteiligten Personen des Unternehmens.
Fazit:
In diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen drei Zeitfresser bei der täglichen Arbeit mit Ihren Dokumenten vorgestellt. Erkennen Sie den einen oder anderen Dieb ihrer kostbaren Arbeitskraft wieder? Wenn ja, dann laden wir Sie herzlich dazu ein an unserem Webinar zum effizienten Dokumentenmanagement teilzunehmen. Dort erfahren Sie, wie durch Einführung der digitalen Akten mit d.3ecm die Effizienz Ihrer Kernprozesse im Dokumentenmanagement gesteigert werden kann, um zukünftig mehr Zeit für andere, produktivere Tätigkeiten zu haben.
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